Ikke-overensstemmelsesrapporteringselementer
En ikke-overensstemmelsesrapport skal brukes forberedt og må minst inneholde følgende opplysninger:
- Hva er hovedårsaken eller hva når feil
- Hvorfor jobben ikke oppfyller spesifikasjoner
- Hva kan gjøres for å forhindre at det skjer igjen
- Forklarende korrigerende tiltak er tatt
- Nøkkelaktører involvert i NCR og spesifikasjoner berørt av NCR
Når skal du utstede en ikke-overensstemmelsesrapport
Byggebransjen bruker regelmessig NCR som en måte å registrere og holde oversikt over arbeid som utføres som ikke oppfyller standarder eller spesifikasjoner. Følgende scenarier er de vanligste situasjonene som vil kreve utstedelse av en NCR:
- Arbeid som ikke ble bygget som angitt i den godkjente Utstedt for konstruksjonsteknikker
- Arbeid som ikke oppfyller angitte toleranser som fastsatt i prosjektbeskrivelsene.
- Arbeid som utføres ved hjelp av ikke-godkjente metoder eller standarder
- Når test- og inspeksjonsplanen ikke følges som avtalt
- Når testresultater viser at produktet ikke oppfyller etablerte og godkjente standarder
- Når et materiale brukes og ikke er godkjent som en erstatning (lik eller lignende)
- Når design ikke er nøyaktig og representerer ikke faktiske feltforhold
- Når den godkjente prosedyren ikke ble fulgt, og kvalitetsfeilene ble identifisert av prosjektgruppen.
Hvem er ansvarlig for å utstede rapporten som ikke samsvarer?
Ikke-overensstemmelsesrapporten, avhengig av situasjonen, kan utstedes av noen av prosjektgruppemedlemmene.
Den skal fremlegge et ikke-diskuterbart faktum, klart og med tilstrekkelig sikkerhetskopieringsinformasjon som støtter kravet. Det er viktig å etablere siden dag ett, hvilke vilkår skal oppfylles for å utstede NCR. Når reglene er etablert, og grenser er satt, er det trygt å utstede NCRs, men viktigst for å holde oversikt over det og kunne lukke NCR. Ikke-overensstemmelsesrapporter skal brukes som lærings- og treningsverktøy for å unngå at slike situasjoner skjer igjen.
Ikke-overensstemmende rapport konsekvenser
Selv om det er veldig viktig og sunt å utstede NCRs til rett tid, er det også forsiktig å si at NCRs også kan bringe andre problemer inn i kontrakten. Noen ganger kan NCRs bli sett av finansinstitusjoner som røde flagg eller kan identifiseres som dårlig ytelsessituasjon av entreprenøren , så det kan ende opp med å få økonomiske konsekvenser for fremtidige prosjekter. I noen situasjoner kan NCRs åpne døren for krav og enda mer voldgiftsprosess. NCRs kan også føre til forsinkelser i byggeprosessen når det er behov for ytterligere ressurser for å korrigere situasjoner eller områder som påvirkes av ikke-overensstemmelsesrapporten. Det er mye papirarbeid og forskning knyttet til en NCR som den som utsteder rapporten, må samle informasjon, spesifikasjoner, standarder og listeprosedyrer som var påvirket av situasjonen.
Hva skal du gjøre når du mottar en NCR?
Hvis du er mottaker av NCR, må du handle raskt og i det minste følg disse trinnene for en rask oppløsning:
- Møt med den som utsteder NCR
- Gjennomfør korrigerende tiltak og sørg for gjennom en inspeksjonsprosess at problemet har blitt løst tilstrekkelig.
- Svar gjennom et formelt brev eller dokumentere prosessen på hva som var handlingen som utløste NCR, dokumentere handlingen for å løse problemet, forklare trinnene som er truffet for å forhindre dette, og sist men ikke minst, sørg for at motparten din er enig og skilt av på handlingsplanen din.