Bruk disse fire ekspertrådene for å holde overtidskostnadene nede
Ikke bare overtid rang som en av de største løpende utgiftene for de fleste selskaper, men riktig eller feil, styring av overtid kan bety forskjellen mellom dyre søksmål, lav moral og sårbarhet for endringer i overtid regelverk.
I de siste årene med tøffe økonomiske tider har mange ansatte vært ivrige etter å bevise seg som hardt arbeidere som ikke klager på å jobbe litt ekstra tid uten nødvendigvis å inkludere noe eller alt på deres tidsplaner.
Mange arbeidsgivere har stiltiende, eller til og med eksplisitt, godkjent denne holdningen. Ashley Dinsdale, en kjøper for Macy's som jobber 50 + timer i uken, sier, "Løsninger skjedde på min tidligere arbeidsgiver kontor. Nå kommer jeg tidlig og sender ut e-postmeldinger slik at de vet at jeg er der. "
Tenk proaktivt
Selv om overtid ofte blir riddled med bekostning og fallgruver, trenger det ikke å være slik. Proaktivt å styre arbeidstakernes overtid, unngå overraskelser og forberede seg på fremtiden, kan redusere kostnadene dine, beskytte bedriften mot rettslige skritt og forbedre moralen over hele verden.
Følgende fire ekspert tips kan belyse noen av problemene med overtid, og hjelpe deg med å unngå store fallgruver og overraskelser når det gjelder å håndtere eventuelle potensielle problemer.
1. Spor Medarbeider Tid. Den gjennomsnittlige amerikanske arbeideren, ifølge Arbeidsstatistikkbyrået, jobber litt mer enn fire timer overtid per uke. Det er 208 timer per år.
Ved å beregne en gjennomsnittlig lønn på $ 21 per time time-og-halv-lønn, kommer totalsummen ut til $ 6.552 per ansatt, per år. Med en stab på 20 ansatte, er det $ 131 040 i overtidskostnader alene.
Hva kan du gjøre for å unngå overraskelser når det gjelder overtid? En av de største ressursene er mobil tidsporing som inkluderer varsler om å informere ansatte og ledere når overtidsterskler er innblandet.
Sporing av ansatt tid gjør det også mulig for ledere og bedriftseiere å se og adressere mønstre over hele virksomheten, og på det enkelte ansattes nivå når det gjelder overtid. Er en medarbeider konsekvent å rake opp overtid timer hver uke?
Har overtid stammer fra mangel på bemanning, tung prosjektbelastning eller en ansatt som har ekstra tid på hendene og ønsker ekstra lønn? Med et stort bildevis av tid og hvordan det er tildelt til ulike prosjekter, kan ledere ta informerte beslutninger om ressurser og overtid.
Ikke vær sjenert fra sporingstimer bare for timepersonell. Å vite nøyaktig hvor mange timer alle bidrar er avgjørende for å gjøre smarte valg og håndtere potensielle kommende føderale overtidreguleringsendringer.
Tidssporing unngår også tidsskala avrunding, som vanligvis skjer uskyldig nok, men faller vanligvis i ansattes favør. Den amerikanske lønnsforeningen anslår 10 minutter avrunding per skift per ansatt. Sørg for at systemet du velger, hjelper deg med DCAA og DOL-overholdelse, for å beskytte deg med enkle å finne poster i tilfelle statlige revisjoner eller arbeidstvister.
2. Ta en hard titt på ansattes klassifisering. Du bør være oppmerksom på at hvis din ansatt er lønnet, men gjør mindre enn 23.660 dollar per år, er du fortsatt pålagt å betale overtid, og at denne terskelen er på randen av å stige kraftig.
For ikke å nevne, å klassifisere en ansatt som fritatt med en lønn under $ 23,660 per år eller i en stilling som ikke kvalifiserer for fritatt status for å unngå å måtte betale overtid, er ikke en god strategi. En vesentlig del av arbeidsrettene som har steget siden 2004 skyldes feilklassifisering og tilbakebetaling av tilbakebetaling på grunn av overtid for ekstra arbeidstid uten lønn.
For overbevisning betyr det ikke noe for domstolene om du er forsettlig misclassifying eller uskyldig misclassifying ansatte; Det er din jobb som arbeidsgiver for å sikre at klassifisering er riktig for dine ansatte og ikke manipuleres i et forsøk på å redusere kostnadene. Straff for misclassification inkluderer opptil to år med tilbakebetaling for overtid skyldig, og hvis du anses å ha misligholdt den ansatte med vilje, vil du skylde tre årers tilbakebetaling.
For å sikre at klassifiseringen din er opp til snus, må du regelmessig vurdere dine ansattes plikter og forhold til selskapet, og konsultere en advokat i grå områder. Det kan stikke litt for å betale lovlig avgift, men det er en liten klemme i forhold til de potensielle konsekvensene.
3. Kommunisere forventninger. En av de beste måtene å få håndtak på overtid er å forbedre kommunikasjonen rundt emnet. Lag forventninger til ansatte, eksplisitt togledere og ansatte på forventningene, og nip i budet noen ansattes vaner for ikke å registrere overtid "ut av hjertets godhet".
Det kan være mange uuttalte regler om når man skal registrere arbeid for timepersonell enn leder eller bedriftseiere innser, men arbeid uten lønn er fortsatt grunnlag for rettslige skritt selv om godkjenningen er stiltiende. Og uansett hvor bra medarbeiderens hjerter er, jobber du uten lønn til slutt, spiser deg bort fra moral og åpenhet i selskapet.
Det er spesielt viktig å klargjøre dine forventninger rundt teknologien. Å sjekke e-post og forventer at ansatte skal svare på off-timer kan virke uskyldige nok, men minuttene legger til. Mange bedrifter forventer at ansatte skal være til stede under off-timer for e-postkommunikasjon, men det er opprettholdt i retten som arbeid. Du kan være sjokkert over å finne ut hvor mange timer arbeidstakere dine faktisk logger av timer på denne ene oppgaven alene.
Katharine C. Giovanni, president for Triangle Concierge, sier: "Alle prøver å presse 36 timer inn i en 24-timers dag. Bunnlinjen, teknologien hjelper ikke fordi du kan ta kontoret med deg. Så vi jobber hele tiden. "Forklar dine forventninger rundt e-post og sørg for å holde alle, ledere og medarbeidere lik de standarder du legger ut.
4. Understreke Cross Training. I enkelte selskaper legges overtidskostnader opp raskt for enkelte enkeltpersoner, bare fordi ingen andre kan gjøre jobben sin. Ikke bare øker overtiden, men flaskehalser utvikler seg, og noen medarbeiders båndbredde ender opp med høyde mens andre ender opp underutnyttet.
Legg vekt på kryssopplæring så mye som mulig for å spre byrden og gjøre det mulig for ulike medarbeidere å gå inn i prosjekter ettersom arbeidsbelastningen øker eller det oppstår beredskapssituasjoner. Effektiv kryssopplæring kan også forbedre moralen, gi flere medarbeidere mulighet til å bidra på viktige prosjekter og lindre noe av byrden på andre medarbeiderne.
Kryssopplæring kan også gi deg mulighet til å være mer fleksibel med planlegging. Alt for ofte er selskapene tvunget til å planlegge personer med spesialisert kunnskap på bekostning av betydelig overtid. Selv om det ikke er mulig eller ideelt å krysse på alle plikter eller ferdighetssett, kan identifiserende oppgaver som lett kan læres av flere ansatte drastisk redusere overtid, samtidig som produktiviteten og effektiviteten økes.
Lovlig handling
Ansatte bekymret for jobbene sine eller ytelsen kan ønske å logge timer uten å lade tiden. Men bedrifter bør ikke se denne typen oppførsel som en god ting. Å blunke eller oppmuntre denne typen oppførsel på forsiden kan ha katastrofale økonomiske konsekvenser senere, hvis de samme medarbeiderne bestemmer seg for å forfølge rettssaker for feilklassifisering eller arbeidstid uten lønn.
Ifølge National Employment Employment Association har arbeids- og lønstridigheter steget 77% siden 2004, og ikke tilfeldigvis, 2004 var sist gang DOL revidert Fair Labor Standards Act. Med kontinuerlig diskusjon om endringer i overtidsbestemmelser, kan bedriftseiere forvente å se flere bølger av arbeidskraft og lønstridigheter.
I 2014 alene bestilte arbeidsdepartementet bedrifter over hele landet til å betale nesten 241 millioner dollar i tilbake lønn på grunn av ansattes feilklassifisering som et forsøk på å unngå overtidslønn, spør eller oppfordre ansatte til å jobbe mer enn 40 timer i uken uten lønn eller oppmuntrende ansatte til å være lydhør overfor e-post, tekst og telefonsamtaler off-timer uten lønn. Fra EMS-ansatte i Charleston til helsepersonell i Santa Barbara og ledere på sportsbutikker, fortsetter nye rettssaker daglig.
Om Amy Bailey
Amy overvåker all økonomi, menneskelige ressurser og bygg operasjoner på TSheets. Hun er en stolt Idaho Vandal som tilbrakte åtte år i offentlig regnskap med Coopers & Lybrand, og over 20 år med både offentlige og private teknologier med høy vekst som Extended Systems, ProClarity, Microsoft og Silverback. Hun har to barn og bor sammen med sin mann og en engelsk mastiff kalt Scout.