Bedriftseiere håndterer ofte sin egen bokføring av mange grunner som inkluderer frykt for å delegere sensitiv finansiell informasjon, som ønsker full kontroll og å holde stabskostnadene stive. Disse grunnene, mens det er sikkert gyldig for oppstart og mindre operasjoner, blir stadig upraktisk etter hvert som bedriften din vokser. Enkelte eiere delegerer regnskapsplikt til troverdige familiemedlemmer eller ansatte, men de mest vellykkede og dyktige entreprenørene lærer raskt at regnskap og økonomi er livsnerven i virksomheten og fortjener profesjonell ledelse fra dyktige økonomispesialister.
De tre primære finansansvarlige stillingene i de fleste virksomheter er bokholder eller revisor, kontroller og finansdirektør eller finansdirektør.
Som bedriftseier kan du selv håndtere plikten til disse stillingene selv eller delegere dem til et medarbeider eller pålitelig assosiert, men etter hvert som virksomheten forfaller, oppdager de fleste eiere at ansettelsesprofessorer genererer solide prisfordeler, samtidig som eierne frigjøres for å konsentrere seg om kjernen forretnings problemer. Resultatene av å ansette regnskapsmessige fagfolk inkluderer - men er ikke begrenset til - følgende forretningsmessige fordeler:
- Finne kostnadsbesparelser i produksjonsprosessen, leverandørforhold, kontorvirksomhet og ansattes ledelse
- Spare penger på skatter
- Administrere et stadig voksende volum intern papirarbeid og eksterne rapporter
- Utforming av et økonomisk sikkerhetsnett ved å redusere risikoen med forsikringsdekning, lagerstyring, diversifisering og skattemessige trusselsvurderinger
- Planlegging utvidelser
- Håndtering av lønn
- Effektivisering av drift og maksimering av overskudd
- Unngå bøter, straffer, lavere kredittvurderinger og rentekostnader som skyldes manglende tidsfrister, beregne lønn unøyaktig, glemmer å betale regninger og mangler tidsfølsomme forretningsmuligheter
Faktisk sparer de fleste bedrifter penger ved å ansette profesjonell finansiell stab til å styre sin daglige virksomhet.
Men, avhengig av størrelsen på bedriften din, din bransje og andre faktorer, trenger du kanskje bare en deltidsbokholder eller krever et fullt finansielt personale som inkluderer en kontroller og CFO. Å avgjøre hvilket økonomisk personale bedriften virkelig trenger er en kompleks beslutning som avhenger av mange faktorer. Dine behov vil nesten helt sikkert endres over tid, og hvis bedriften din vokser vellykket, kan du sykle gjennom alle disse stillingene. Følgende avsnitt beskriver hva hver profesjonell gjør og forklarer når virksomheten din kan trenge en eller flere av disse finansielle spesialistene:
Viktige bokholderfunksjoner
De fleste bokholderne jobber aktivt med å registrere hva som allerede er gjort finansielt i selskapet med liten eller ingen innflytelse på forretningsstrategi. Bokførere jobber på et transaksjonsmessig grunnlag og tar sjelden beslutninger om fremtidige forretningstransaksjoner. En talentfull bokholder kan forklare valgene dine, lagre og rapportere nåværende, identifisere uoverensstemmelser i bøkene og anbefale kostnadsbesparende ideer, men deres primære arbeidsplasser er å krønike virksomheten og dets finansielle transaksjoner og kompilere rapporter fra denne informasjonen. Noen av de typiske daglige oppgavene til en selskapets bokholder inkluderer:
- Opptakssalg, utgifter, leverandørgjeld og kundefordringer
- Overvåke kostnader for forsyninger, kontorutgifter, leie, verktøy og andre faste og variable kostnader
- Administrere lønn , skattefradrag, salgskonto, lønnsgodtgjørelser og forsikringsfradrag
- Sikre at viktige former og papirarbeid er ferdig og lagret sikkert
- Forbereder daglige, ukentlige, månedlige, kvartalsvise og årlige rapporter for ledelse, myndigheter, aksjeeiere, ansatte og interessenter
- Betaler regninger til rett tid
- Forsker alternative leverandører og foretar kostnadsjämförelser
- Identifisering av problemområder som avfall, misforvaltning, svindel og tyveri
- Sporingsmateriell, rekvisita, lager og menneskelige ressurser
- Forbereder skatt og daglige, månedlige eller kvartalsvise innskudd for by, stat, IRS, arbeidsledighetsbyråer og forsikringsselskaper
- Administrere forretnings- og ansvarsforsikring og helseplaner
- Beskytte firmaoppføringer
- Få estimater og finne og betale service og reparere folk
- Kontrollerer samsvarsspørsmål
- Håndtering av kundekredittproblemer internt og forretningskreditt med eksterne leverandører og långivere eksternt
Å vite når du skal leie en bokholder
De fleste bedriftseiere - spesielt de med entreprenørånd - trives på å drive alle aspekter av deres virksomheter, og regnskapet har blitt lettere med all den intuitive programvaren som er tilgjengelig. Det er helt mulig for bedriftseiere å holde bøkene, men det er ikke nødvendigvis en god ide når virksomheten vokser. Når papirarbeidet begynner å ødelegge tidsstyringen, jobbtilfredsheten eller effektiviteten, er det på tide å vurdere å ansette en bokholder. Du trenger kanskje ikke å ansette en heltidsansatt, og kan til og med outsource hele eller deler av regnskapsarbeidet som lønn. Å ansette en bokholder er fornuftig hvis noe av følgende gjelder for deg og din bedrift:
- Du forstår ikke virkelig regnskap, men stoler på programvaren for å fortelle alt du trenger å vite.
- Du er ikke kjent med skattekoden og skatteunddragelsesstrategiene.
- Din virksomhet opplever rask vekst på kort tid.
- Investorer, långivere eller aksjonærer ønsker profesjonelt forberedte rapporter.
- Du bruker mer tid på å gjøre bøkene enn å generere salg eller ny virksomhet.
- Du planlegger å utvide til en annen region, industri eller produktlinje.
- Du vil kjøpe, selge eller handle eiendeler.
- Du har blitt informert om at bøkene dine skal revideres.
Å ansette en bokholder trenger ikke å være en smertefull prosess fordi du kan begynne med å outsource arbeidet til et profesjonelt regnskapsfirma. Det er en spesielt effektiv strategi hvis du ikke er kjent med regnskap, ansetter en bokholder eller vetting regnskapsførere eller søkere for økonomiske jobber.
Når du skal vurdere å ansette en kontroller
Controllers, som noen ganger kalles comptroller, overvåker bokholderne, skattemessige ledere, kredittansvarlige og andre regnskapsmedarbeidere, mens de rapporterer til CFO, administrerende direktør eller bedriftseier direkte. I mindre selskaper kan en kontroller være den eneste sertifiserte revisor i selskapet eller føre tilsyn med et team av regnskapsførere. Mange av disse fagpersonene forvalter sine oppgaver med hjelp fra en kontorist, bokholder eller administrativ assistent.
En kontrollør er selskapets sjefregnskapsfører og har ansvar for å utarbeide regnskap, forretningsplaner, budsjetter, skatter, compliance sertifiseringer og spesielle prosjekter som planlegging av kort- og langsiktige forretningsstrategier, virksomhetsoppkjøp, salg av eiendeler, fusjoner og sikring av finansiering eller investorer. Betraktet som en mellomstore finansdirektør, utfører kontrollører vanligvis følgende oppgaver:
- Administrer økonomisk personale.
- Skrive sjekker og bære fidusiært ansvar for selskapets virksomhet.
- Skriv av på økonomiske relaterte rapporter og dokumenter.
- Etablere selskapets økonomiske retningslinjer og prosedyrer.
- Opprett rapporter for intern gjennomgang.
- Håndter forsikrings- og risikostyringspolitikk.
- Beskytt selskapets eiendeler.
- Forbered, overvåke og oppdatere budsjetter.
- Spearhead forberedelser for offentlige tilbud.
- Rådgjøre eiere og ledere på finansmarkeder, trender og beste praksis.
- Utvikle proaktive skattestrategier.
- Velg og administrer regnskapsprogramvare.
- Forfølge samlinger.
- Ta vare på menneskelige ressurser, for eksempel å opprettholde ansattes rekord.
- Opplær personalet om ansattes fordeler og forretningsansvar.
Tegn som angir virksomheten din trenger en kontroller
Jo større bedriften din vokser, desto mer sannsynlig vil du trenge mer enn bare en bokholder. Hvis du har aksjonærer eller et styre som består av personer som ikke er venner, nærstående og familie du har utnevnt, er det en god forretningspraksis som beskytter firmaet ditt og eiendeler. Generelt styrer en kontrollør om regnskap mens en finansdirektør fokuserer på strategisk finansiering.
Etter hvert som selskapets interessenter utvider, gir en kontroller taktisk styringsrapportering og oppfølging av ansatte i regnskapsprosessene, mens finansdirektøren håndterer økonomisk planlegging og bærer ansvar for kontrolleren og regnskapsarbeidet. De fleste små bedrifter har ikke råd til en heltidsansvarlig, men når virksomheten vokser, har du ikke råd til å operere uten en kontroller, selv om han eller hun jobber på deltid eller konsulentbasis.
Når du skal leie en finansdirektør
Finansansvarlige arbeider utover strenge grenser ved å delta i alle forretningsbeslutninger og talsmann for de beste økonomiske interessene til organisasjonen. Som enhver erfaren entreprenør eller bedriftseier vet, er strenge økonomiske vurderinger bare en av et vellykket selskaps forretningsmessige mål. Initiativer som gir sterk fortjeneste, kan lett svekke selskapet med kunder som ikke liker å betale høye priser for uferdige produkter eller lojale kunder som legger større verdi på selskapets mål, prinsipper, miljøforpliktelser eller driftsteknikker.
De beste økonomidirektørene vurderer ikke bare kostnadene ved å drive forretninger, men også risikoen og truslene som enhver bedrift kan generere. CFOer jobber som eiere, styre, ledende ansatte og andre viktige interessenter og spiller kritiske roller i forskning og utvikling, selskapsovervåking, regelverksoverensstemmelse og daglige drift. Andre CFO plikter inkluderer:
- Styring av et selskap gjennom fusjoner, oppkjøp, offentlige tilbud og endringer i forretningsstruktur og drift
- Administrere store forretningsutvidelser til nye markeder
- Å advokere for god økonomisk praksis i komplisert beslutningsprosess
- Administrere eiendeler og økonomiske forhold med flere interessenter
- Effektiviseringsoperasjoner
- Vurdere og administrere finansielle risikoer
- Planlegger kortsiktige og langsiktige økonomiske mål
- Tolke markedsdata fra flere finansielle indikatorer og forretningstrender
- Forstå årsakene til at forretningsmarkedene utfører måten de gjør
- Bestemme hvordan man investerer bedriftsmidler
- Forutsi markedstrender og hvordan selskapet kan kapitalisere på dem
Hver del av selskapet baserer seg tungt på CFOs samlede oppgaver: kontroll av kontroller, treasury management og planlegging og prognose på kritiske økonomiske forhold.
Progressivt mer krevende Financial Management behov
Små og mellomstore bedrifter har utviklingsbehov for bokføring og regnskap som deres virksomhet vokser. Eiere eller utpekte lagmedlemmer håndterer ofte regnskap for små og oppstartige bedrifter ved hjelp av regnskapsprogramvare. Til slutt bestemmer de fleste bedrifter at ansette profesjonelle bokførere - enten fullt eller deltid, internt eller outsourcet - frigjør ansatte for kjernevirksomhetstjenester og fremmer større nøyaktighet, bedre etterlevelse og økt tilsyn. Den rette bokholderen sikrer at rapporter blir arkivert til rett tid, og hjelper bedrifter med å identifisere kostnadsbesparende strategier, svindel, tyveri og avfall.
Etter hvert som virksomheten din vokser og kravene til tiden din blir fler, kan det hende du finner ut at du trenger et finansielt personale som overvåkes av en kontroller eller en økonomidirektør for å håndtere selskapets stadig mer sofistikerte økonomi. Dine valg inkluderer å ansette heltid, internt personale eller outsourcing bokføring og økonomiske plikter til en erfaren profesjonell regnskapstjeneste. Begge alternativene er like gyldige måter å styrke virksomhetenes økonomiske styrke på, men mange små og mellomstore bedrifter nyter fordelene ved å ansette rådgivere etter behov for å unngå de høye kostnadene ved å ansette heltidsansatte.