Tenk på det som en "billett" for dine produkter eller varer som kommer fra produsentens lager til din butikk.
Akkurat som om du trenger en billett for å fly på et fly, trenger dine produkter en billett, eller i dette tilfellet en BOL for å komme fra den opprinnelige destinasjonen til deg. Det tjener som kvittering for varene av deg. Og det sikrer også at det du får er det som ble sendt til deg.
En BOL blir ofte ignorert eller "downplayed" av detaljister, men det er virkelig et viktig dokument. Jeg husker at en medarbeider signerte for levering da vi ikke sjekket BOL eller papirarbeid, og vi endte opp med ett tilfelle kort på bestillingen. Fordi de ansatte hadde signert skjemaet , var det ingenting jeg kunne gjøre - bortsett fra å spise tapet av boksen og innholdet. Og det er lagerkrymp og tap av fortjeneste.
BOL fungerer også som sporingsmekanisme for transportøren. En transportør som UPS eller FedEx eller annen transportør er ansvarlig for sikker levering av varene som er oppført på BOL. Når skiltene fra transportøren betyr, betyr det at de er enige med innholdet.
Og da når signert av forhandleren i butikken, betyr det at ansatt (din medarbeider) er enig med innholdet. Dette er et viktig faktum, for i de fleste tilfeller er butikkinnehaveren ikke den som signerer for forsendelsene. Den vanlige praksis i detaljhandel er for den første personen som transportørens sjåfør finner å signere for varene.
Vær også forsiktig med en transportør. De har travelt og noen ganger vet selv at det er skade eller et problem, men hvis de får en signatur, blir de frigjort; det er ditt problem nå.
Dette dokumentet tjener til å detaljere transportinstruksjonene, pakkehåndtering, mengder og mer. For eksempel må boksene være oppreist eller ikke stablet mer enn to høye. Hvis BOL oppgir disse tingene og du merker at disse instruksjonene ikke ble fulgt når du mottar varene, har du rett til å nekte levering. Forsikre deg om at du alltid kontrollerer trucken mens de laster ut og ikke venter til alt kommer i butikken. Bokser kan se bra ut eller intakt, men varene i innsiden kan ha blitt skadet på grunn av feil håndtering. I våre butikker sprakk vi ofte boks og gjorde en inspeksjon før du signerte. Vi sjekket ikke på varene, men vi sørget for at boksene var fulle, hadde de riktige varene, og det var ingen åpenbar skade. Jeg hørte om en forhandler en gang med en boks full av pakkepapir. De fleste boksene er også generiske på utsiden. Spesielt når vi mottar private label merchandise ,
For ikke å bli forvekslet med fakturaen eller "valgbilletten" fra produsenten, er dette dokumentet ment å detaljere bevegelsen.
Det vil ikke inneholde informasjon som betalingsbetingelser eller dating . Disse detaljene finnes på fakturaen. Dette dokumentet er ment for sporing av bevegelsen, ikke tilbakebetaling av gjelden.
Det er forhandlerens ansvar å lese og være enig med konnossementet før du signerer det. En god praksis er å feste dette dokumentet på pakken, faktura kopi og / eller innkjøpsordre som bevis på mottak av varer. Dette skaper en papirspor for postene dine. Altfor ofte slutter BOL som et søppel for forhandleren. Transportøren tar godt vare på det fordi det er hans bevis på å gjøre jobben riktig slik at han kan få betalt. Men forhandleren må også ta det alvorlig.