Ting å ta med når du skriver en faktura for e-handelssalg
En av de vanligste regnskapsdokumentene er fakturaen. I de fleste tilfeller, spesielt når kjøperen ønsker å kreve noen form for fradrag, vil kunder på e-handelswebstedet kreve en faktura. Det kombinert med at beskatningen alltid er territoriumspesifikk, gjør det viktig at fakturaen for e-handelssalg inneholder et visst minimumsinformasjon.
Når du designer en faktura for din e-handelsvirksomhet , her er noen opplysninger du bør vurdere, inkludert:
01 - Ordet "Faktura"
- Leveringsnotat
- Debet Note
- Kurerdetaljer
02 - Unikt faktura serienummer
Siden dette er et offisielt skattedokument, bør du følge noen logikk for å tildele et serienummer til hver faktura. I enkleste form er serienummeret bare ett tall større enn det forrige serienummeret. I et noe mer komplekst system kan du starte serienummeret hvert regnskapsår. I enda mer komplekse systemer, vil du kanskje ha en alfanumerisk serienummerering. I dette systemet kan brevet angi spesifikk kunde eller produktkategori.
03 - Ditt offisielle firmanavn og eventuelle sekundære navn
Din faktura må inneholde ditt offisielle firmanavn. Hvis det er andre tilknyttede navn, må de også nevnes. Et eksempel kan være "Quality Merchants" som firmanavn, og "en franchise av XYZ Online Markets" som en sekundær indikator.
04 - Kontaktinformasjon
På absolutt minimum bør din by og land nevnes. I fravær av denne informasjonen, ville plasseringen av beskatning ikke være klar. Selvfølgelig, hvis jeg mottok en faktura som bare nevner byen og landet, ville jeg være bekymret for ektheten av e-handelsvirksomheten. Det er en god ide å inkludere din komplette gateadresse, telefonnummer og e-postadresse.
Ytterligere kontaktinformasjon kan også gi mening i kommende tilfeller. Noen slike tilleggsopplysninger kan være:
- Branch Office Adresse
- Separat oppføring av e-postadresser for en annen avdeling som kundeservice, fakturering, salgsstøtte ...
05 - Skatte- og andre virksomhetsregistreringskoder
Hvis du legger til skatt i form av serviceavgift, MVA, GST eller en annen type der kunden kan benytte seg av en oppsigelse, er det nødvendig for deg å inkludere registreringsreglene for den spesifikke typen skatt. Avhengig av hvor du befinner deg, kan det være nødvendig å oppgi virksomhetsregistrerings-ID på fakturaen.
06 - Kundedetaljer
En faktura er ikke et bærerinstrument. Det betyr at en faktura ikke tilhører den personen som besitter den. I stedet må fakturaen adresseres til en bestemt enhet. Så må du oppgi kjøperen. Vanligvis er det offisielle fulle navnet tilstrekkelig. Imidlertid foretrekker de fleste e-handelskunder å inkludere gateadressen og e-postadressen også.
07 - Vare Beskrivelse
Navnet, størrelsen (hvis aktuelt), typen (hvis aktuelt), mengde, enhedspris og totalpris må nevnes for hvert enkelt element som kunden kjøper.
08 - Tilskudd og fradrag til kostnader
Tilgangene kan inkludere, porto, frakthåndtering, beskatning, tidligere utestående avgifter. Fradrag kan inneholde rabatter, kreditter, kuponger og lignende.
09 - Detaljer og betalingsformer
Det bør nevnes de ulike metodene som kunden kan betale. Det kan inneholde detaljer om navnet der sjekken skal tegnes, eller PayPal-IDen som beløpet skal overføres, eller bankdetaljer. I de fleste B2C-e-handel er fakturaen faktisk generert etter at betalingen er mottatt. I så fall skal detaljene for mottatt betaling nevnes.
10 - Vilkår og betingelser
Vilkår og betingelser knyttet til salget bør nevnes. Når virksomheter bruker forhåndsskrevne faktura skjemaer, har disse vilkårene en tendens til å være forhåndstrykt på selve brevpapiret. Felles vilkår inkluderer detaljer om refusjoner, retur , reparasjoner, garantier og garantier. Også siden vi snakker om e-handel, kan det være fornuftig å ta med personvernreglene her.