Hvordan fungerer innkjøpsmodulen i SAP?
Bedrifter av hvilken som helst størrelse bruker deres forsyningskjedefunksjon til å kjøpe varer enten for å produsere ferdige varer eller for å levere tjenester. Før en innkjøpsavdeling kan kjøpe materiale i SAP, må avdelingens unike infrastruktur konfigureres.
For å utforme en struktur som best tilfredsstiller bedriftens behov, må du forstå SAPs organisasjonsstruktur og de beslutninger en innkjøpsavdeling må gjøre.
SAP Innkjøp Organisasjonsstruktur
Hver innkjøpsavdeling er unik, men organisasjonsstrukturen definert i SAP vil gi et selskap mulighet til å vedta beste praksis for å maksimere fordelene ved systemet.
- Innkjøpsorganisasjon - Dette er det høyeste nivået på innkjøpsinfrastrukturen. En innkjøpsorganisasjon er definert som en gruppe av innkjøpsaktivitet som er knyttet til hele eller en bestemt del av bedriften.
Hvis et selskap har et stort antall steder som er geografisk uavhengige, kan hvert område ha sin egen innkjøpsorganisasjon. En liten bedrift med en eller to steder kan imidlertid bare bruke en innkjøpsorganisasjon.
- Innkjøpsgruppe - Innkjøpsgruppen kan defineres som en person eller en gruppe personer som arbeider med en bestemt produkt eller gruppe av produkter som kjøpes gjennom innkjøpsorganisasjonen.
I større organisasjoner er det ofte grupper av innkjøpspersoner i innkjøpsavdelingen som jobber med enkelte leverandører eller typer leverandører.
Innkjøp dokumenter
Det finnes en rekke innkjøpsdokumenter som brukes ved å kjøpe avdelinger i SAP.
- Innkjøpsrekvisisjon - Hvis et produkt er påkrevd gjennom produksjonsplanleggingsprosessen, kan en kjøpsrekvisisjon bli generert. Produkter og tjenester som ikke inngår i planleggingsprosessen, kan bli forespurt manuelt ved å bruke en kjøpsrekvisisjon.
En rekvisisjon kan opprettes av autoriserte brukere, og de vil enten be om elementer fra en nettbasert katalog eller ved å skrive inn rekvisisjoner direkte inn i SAP- systemet. Hvis en rekvisisjon er oppdratt for et element som ikke er kjøpt før, kan en forespørsel om tilbud bli opprettet og sendt til eksisterende eller nye leverandører.
- Forespørsel om tilbud - Hvis produktet ikke kan kjøpes fra en kontraktsleverandør, eller prisen og kvaliteten ikke er akseptabel, kan innkjøpsavdelingen sende en ny eller eksisterende leverandør en RFQ-forespørsel.
Leverandøren kan gjennomgå RFQ og sende tilbake sin beste pris og betingelser for varene.
- Sitat - Når leverandøren sender sine sitater tilbake, kan de bli lagt inn i SAP, og innkjøpsavdelingen kan deretter se gjennom og sammenligne.
Det kan være noen forhandlinger med leverandørene for det beste tilbudet, hvor innkjøpsavdelingen vil prøve å få gunstigere leveringstider, rabatter eller fraktkostnader.
- Innkjøpsordre - Dette er et kommersielt dokument utstedt av en innkjøpsavdeling til leverandøren, som identifiserer produkt eller tjeneste som kreves, mengder og forhandlet pris som leverandør og innkjøpsavdeling har avtalt.
Det er mulig å sette opp systemet slik at en leverandør må erkjenne at de har mottatt innkjøpsordren.
Det er også mulig å kreve at leverandørene sender en avansert varsel, slik at det er mulig å vite når varene skal leveres .
- Kontrakter - I stedet for en enkelt innkjøpsordre hos en leverandør, er det mulig å opprette en kontakt hvor leverandøren godtar å sende en viss mengde av varene over en bestemt tidsperiode.
Kontrakten kan også være en verdi kontrakt der i stedet for en mengde; kontakten er for en total mengde varer kjøpt over en viss periode.
- Planleggingsavtale - Denne avtalen med selgeren betyr at det vil være en kontrakt om å levere en vare med tidsintervaller over en tidsperiode.
SAPs innkjøpsfunksjon ble utformet slik at brukerne kan hjelpe sine organisasjoner til å gi kundene sine ordrer de kundene ønsker, når kundene ønsker disse ordrene - og oppnå det ved å bruke så lite på lager som mulig.
Denne SAP Innkjøp artikkelen har blitt oppdatert av Gary Marion, Logistikk og Supply Chain Expert.