01 - Executive Buy-In
02 - Rationalisering av eksisterende data
Ethvert selskap som har anskaffet data over en periode, vil ha en database med leverandører som inneholder nåværende, duplikat, utdatert og uriktige data. Hvis bedriften din har flere geografisk separate innkjøpsavdelinger, multipliseres nivået av unøyaktighet. For en verdensklasse innkjøpsstrategi som skal implementeres, må dataene fra hver innkjøpsavdeling oppdateres for å reflektere gjeldende leverandørdata og bli rasjonalisert for å eliminere dupliserte, ukorrekte og unødvendige data. Fordelen med å ha nøyaktige data til din bedrift er at det gjør at beslutninger kan gjøres nøyaktig. Det gjør at innkjøpsavdelingen din kan analysere utgifter hos leverandører som brukes i mer enn ett innkjøpsområde. Etter en større forståelse av hvor pengene blir brukt over hele bedriften, vil selskapet ha større innflytelse med leverandører.
03 - Dra fordel av leverandørinsentivprogrammer
Det har vært normen for bedrifter å betale leverandører så sent som mulig. Hvis leverandøren har en kontrakt i 45 dager, vil de aldri motta betalingen før den 45. dagen. For å oppmuntre bedrifter til å betale sine regninger før forhandlingsdato, har leverandører tilbudt rabatter, rabatter og andre insentiver. Men leverandørene har funnet ut at til tross for insentiver, er selskapene fortsatt ikke i ferd med å betale tidlig. En teori er at selskaper legger inn betalingsbetingelsene i deres ERP-system og glemmer det. Kontrollene er kuttet basert på dataene, og leverandørens insentiver blir aldri realisert. En verdensklasse innkjøpsstrategi bør omfavne disse rabatter, og selskapene bør sørge for at de tar alle muligheter. I disse vanskelige økonomiske tider har firmaer ikke råd til å gi opp betydelige rabatter. I tillegg bør forhandlinger med leverandører også omfatte å få større rabatter på betaling ved mottak av varer eller til og med forhåndsbetaling.
04 - Implementer leverandør Evaluering
En god innkjøpsstrategi bør inkludere en metode der leverandørene måles. Evalueringsprosessen bør inkludere ikke bare leveringsytelsen, men også spore mindre åpenbare beregninger som under- eller overlevering, kvalitet på leverte varer og ytelsen til leverandørens kundeservice. Disse beregningene er ikke alltid en målbar verdi, men noen ganger er metriske subjektive. Hvis retningslinjene for retningslinjene blir implementert for subjektiv vurdering, kan alle leverandører måles like. Ikke glem å la leverandørene vite at de blir vurdert. Hvis de vet at kundene ser på dem, kan de kanskje øke sitt spill.
05 - Leie innkjøp fagfolk
Så mange selskaper mener at grunnleggende ferdigheter er den eneste forutsetningen for en stilling i innkjøpsavdelingen. Denne utsikten er utrolig naiv, med tanke på at disse kontoristene har ansvaret for å bruke enorme mengder av virksomhetsressurser. Innkjøpspersonalet er nøkkelen til å implementere en innkjøpsorganisasjon i verdensklasse. Ferdighetene som kreves for innkjøpsorganisasjoner i verdensklasse, inkluderer kunnskap om virksomheten de kjøper for, analytiske ferdigheter, forhandlingsferdigheter og mellommenneskelige ferdigheter. Ved å frata din innkjøpsavdeling med ansatte i disse ferdighetene, kan firmaet finne seg knyttet til kontrakter, vil feilleverandører, for feil materiale og til feil pris. innkjøpsorganisasjoner inkluderer kunnskap om virksomheten de kjøper for, analytiske ferdigheter, forhandlingsferdigheter og mellommenneskelige ferdigheter. Ved å frata din innkjøpsavdeling med ansatte i disse ferdighetene, kan firmaet finne seg knyttet til kontrakter, vil feilleverandører, for feil materiale og til feil pris.
06 - Redusere antall leverandører
Bedrifter har hundrevis av leverandører, noen har tusenvis, mange har tusenvis, selv titusener. Å ha tusenvis av leverandører i systemet, tar ikke bare mye vedlikehold, det kan også være ekstremt kostbart. Hvis en innkjøpsavdeling bestiller varer fra tjue forskjellige leverandører hver dag, kan det innebære tjue bestillinger som må sendes, tjue fraktkostnader som må betales og tjue varekvitteringer som må behandles når varene kommer. I tillegg til de ekstra kostnadene, er det sannsynligvis besparelser som ikke blir realisert. Hvor mange av de tjueleverandørene selger samme eller lignende produkter. Hvis de tjueleverandørene blir redusert til fem, vil prosesskostnadene bli redusert og sannsynligvis er prisen på materialet blitt forhandlet lavere.
07 - Sentralisert innkjøp
Hvis bedriften din har en rekke geografisk spredte steder, kan du tenke at det er umulig å implementere en innkjøpsstrategi i verdensklasse. Det er forsiktig at bedrifter trenger å tenke på deres samlede utgifter som en sentral funksjon. Å ha en sentralisert innkjøpsorganisasjon kan et selskap gjennomgå totalt kjøp og velge leverandører som kan levere et flertall av varer til de beste kostnadene. Dette scenariet vil ikke dekke alle produkter som brukes på alle stedene, og den sentrale innkjøpsorganisasjonen må jobbe med stedene for å identifisere lokale leverandører som letter behovene til den eksterne beliggenheten.
08 - Få mest mulig ut av leverandørene
Forhandle en avtale med en leverandør kan være en lengre trukket affære med ingen av partene fornøyd med utfallet. Å ha et dårlig forhold til leverandøren din i begynnelsen av kontrakten, er ikke slik i hvilken verdensklasse innkjøpsorganisasjoner opererer. Leverandører er en viktig del av leverandørkjeden. Materialene de oppgir, kreves på bestemte datoer, slik at bestillingen din sendes til kunden på den lovede dagen. Å gjøre leverandøren til en partner i stedet for bare en annen leverandør, vil bidra til å sikre at bestillingene dine er riktige og i tide. Forhandlinger med leverandørene dine bør fokusere på fordelene ved å være leverandør; viser dem at hvis de lykkes, vil de lykkes. Forhandlinger som fokuserer på straffeklausuler og bøter for dårlig kvalitet og tapte leveringsdatoer, vil gi selgeren mindre enn villig til å imøtekomme dine krav.
09 - Maksimering av teknologi
Det er noen selskaper som fortsatt bruker Rolodexes, papirkjøpsrekvisisjoner og ringe inn sine bestillingsordrer til leverandører. De fleste har en slags innkjøpsprogramvare, selv om det er et Excel-regneark, som følger ordrer og overordnet bruk. Med introduksjon av Enterprise Resource Planning (ERP) -programvare, kan bedrifter integrere sine innkjøpsavdelinger i deres forsyningskjede for å dra nytte av sanntidsdata. Men det er der mange bedrifter stopper. Globale innkjøpsstrategier går videre for å høste fordelene som tilbys dem ved deres ERP-systemer. Bedrifter kan vedta arbeidsflytteknikker innenfor sine ERP-systemer for å automatisere godkjenninger og betalinger, og dermed redusere tiden som innkjøpspersonene må gripe inn. Data som produseres av tusenvis av innkjøpstransaksjoner kan brukes i datalager for å hjelpe til med å kjøpe fagfolk med beregninger i leverandørevaluering og kontraktsforhandling.