Betalinger til ikke-ansatte må rapporteres til skattemyndighetene, men det er normalt ingen inntektsavgift for disse betalingene. Men i noen tilfeller er sikkerhetskopieringsbehov påkrevd. Hvis du må ta backup avhold fra ikke-ansatte, må du rapportere betalingene og tilbakeholdelsen.
IRS-skjema 945 brukes til å rapportere om føderale inntektsskatter tilbakeholdt fra ikke-ansatte, spesielt sikkerhetskopiering avhold. Først skal jeg gi deg bakgrunnen for å forklare når skjema 945 er nødvendig, så viser jeg deg hvordan du fyller ut dette skjemaet, og hvordan, når og hvor og når du skal sende det.
Holdbarhet på inntekter
IRS krever at du opprettholder inntektsskatt fra ansattes inntjening, men det er også noen andre typer betalinger som virksomheten din kan gjøre som krever at du opprettholder inntektsskatt og rapporterer og betaler disse skattene til skattemyndighetene. IRS kaller disse "ikke-lønnsavgift inntektsskatt tilbakeholdelsen."
De typer betalinger som krever tilbakeholding inkluderer:
- pensjoner
- Gambling gevinster og indiske spill fortjeneste, og
- Betalinger med forbehold om sikkerhetskopiering .
Tilbakebetaling av disse utbetalingene er rapportert på IRS-skjema 945 : Årlig avkastning av tilbakeholdt føderal inntektsskatt
Sikkerhetskopiering for ikke-ansatte - En introduksjon
Først en forklaring på føderale inntektsskatter for ikke-ansatte.
Disse personene betales av din bedrift for tjenester de utfører som uavhengige entreprenører. Fordi de ikke er ansatte, er du ikke pålagt å holde tilbake føderale inntektsskatt fra beløp du betaler dem.
Men du må gi disse personene en 1099-MISC skjema i januar, etter det året de jobbet for deg.
(1099-MISC er som en W-2 for ansatte.) For å forberede 1099-MISC må du få personens føderale skatte-ID-nummer. For å få dette nummeret må du få personen til å fylle ut et W-9-skjema som viser skatte-ID-nummeret.
Men hva om noen skattes ID-nummer mangler eller er feil? Deretter sier IRS at du må holde tilbake skattene fra betalinger du gjør til denne personen i løpet av året, ved hjelp av en prosess som kalles backuphold. Forholdet er for tiden 28%.
Du trenger ikke å starte sikkerhetskopiering til du blir varslet av IRS.
Her er et eksempel på hvordan backupholding og Form 945 fungerer:
Du hadde en ny freelance webdesigner som jobber for deg i fjor som en uavhengig entreprenør, og fortsetter inn i dette året. Da hun startet, ba du om en W-9-skjema, men du mottok aldri den.
Innen IRS har sendt deg et varsel om at sikkerhetskopiering av tilbakeholdende innbetalinger må gjøres.
Hva å gjøre:
1: Informer arbeideren om at du vil holde inntektsskatt fra betalinger.
2: Behandle utbetalinger for den arbeideren for å inkludere reserveinnhold til dagens rente, 28 prosent.
3. Inkluder innholdsinformasjonen på personens betalingsstub.
4: Innskudd sikkerhetskopieringsbeløpene (se nedenfor). Du trenger ikke å opprettholde sosial sikkerhet eller Medicare skatt fra disse utbetalingene.
5. Gjør periodiske betalinger av beløpet tilbakeholdt til IRS.
6. Gi personen en 1099-MISC- skjema i januar det følgende året. 1099-MISC vil inkludere den totale sikkerhetskopieringen for året.
7. Rapporter den totale sikkerhetskopien for alle ikke-ansatte på Form 945 innen 31. januar det følgende året.
Fyller ut skjema 945
Form 945 er en årlig avkastning som viser alle de føderale inntektsskattene du holdt tilbake under sikkerhetskrav fra alle ikke-ansatte / frilansere.
Informasjon du må rapportere på Form 945 inkluderer:
- All føderal inntektsskatt holdes tilbake fra alle personer som er underlagt backuphold.
- Total backupholding beregnet til totalbetaling for alle individer ganger 28%. (Dette er sikkerhetskopieringsfrekvensen, beløpet du må betale for IRS).
- Samlede innskudd i løpet av året.
- Balanse forfalt eller overbetaling.
Hvis du betaler mer enn $ 2500 i reservekrav i løpet av året, må du bryte ned den totale for å vise månedlig skatteforpliktelse (det vil si de totale beløpene som er betalt ganger 28%).
Når skal du fylle ut skjema 945 og foreta sikkerhetskopiering av tilbakeholdende betalinger
Skjema 945 er arkivert med IRS samtidig som du fyller i W-2 skjemaer og 1099-MISC skjemaer - innen 31. januar det følgende året. Se denne artikkelen for de spesifikke rapporteringsdatoer for inneværende skatteår.
Sikkerhetskopiering av tilbakeholdende innbetalinger gjøres i samme tidsplan som tilbakeholdenhet for ansatte, ved bruk av reglene for å avgjøre om innskudd skal foretas hver uke eller månedlig.
Hvis du sender Form 945 via post, hvor du sender det, avhenger av om du gjør en betaling eller ikke. Se diagrammet i instruksjonene for skjema 945 for å velge riktig adresse.
Sende Form 945 og Backup Tilbakebetaling Betalinger til IRS
Du kan sende skjema 945 til IRS ved hjelp av e-filsystemet.
Du kan foreta sikkerhetskopiering av tilbakeholdsbetalinger til IRS elektronisk ved hjelp av EFTPS-systemet. IRS har også andre muligheter for å betale disse skattene; se denne artikkelen på Betalinger.
Hvis du bruker skattepreparasjonsprogramvare eller tjenester av en skatteforhandler, kan du sende skjema 945 og foreta innskudd av backupholding sammen.
Mer om Sikkerhetskopiering og Form 945
- Se instruksjonene for skjema 945 for mer informasjon.
- IRS Skatteemne 307: Sikkerhetskopiering
- IRS-publikasjon 1281: Sikkerhetskopiering for manglende og feil navn / TIN