Gitt at Smak av Chicago først begynte i 1980, har planleggerne for smaken stor erfaring med å planlegge en fellesskapsfestfestival. Borgmesterens kontor for spesielle arrangementer forvalter programmet og overvåker planlegging og gjennomføring. Driftsledelsen tilbyr følgende tips for de som kan lage en lignende festival for første gang eller utvide programmeringselementer til en eksisterende festival.
01 - Tips for festivalledere
Daglig leder er den som styrer ulike festivalelementer. Mary Slowik, daglig leder for Smak av Chicago, tilbyr følgende forslag:
- Identifiser publikum og avgjøre om de vil ha en festival.
- Hvis et lignende program allerede eksisterer, unngå duplisering.
- Få innkjøp der du vil holde arrangementet.
- Varier programmeringen for en generell publikumshendelse.
- Pass på at rommet har plass til mengden.
- Sørg for at leverandørene kan håndtere deltagervolumer.
- Opprett et budsjett og få bud fra anerkjente selskaper.
- Hvis dette er første gang du planlegger arrangementet, leier du en ekstern festivalleverandør.
02 - Festival Operations Managers Tips
Operasjonssjefen overvåker forberedelser, scene og produksjon, hendelsesstøtte og sikkerhet. John Truck, driftsleder for Smak av Chicago de siste 19 årene, rådgiver følgende:
- Festivaler krever å jobbe med mennesker, så vær forberedt på å være dynamisk og flytende.
- Mer sikker på at du får et godt utstyr til en god pris.
- Pass på at du leier strukturelt solgt staging og stillas.
- Få bud og sjekk historiene til alle leverandører, inkludert referanser.
- Hold standarder høyt og sørg for at alt holder seg under kontroll.
- Møt med leverandører daglig under programmet for å administrere arbeidspersoner.
- Vær tro mot ditt ord og leverandører, kunstnere og matfolk vil folk komme tilbake og jobbe med deg.
03 - Festsponsorstyringshåndteringstips
Sponsoransvarlig er den som jobber for å skaffe markedsføringsdollar til å støtte arrangementet. Christine Jacob, sponsoransvarlig for smaken, tilbyr følgende råd:
- Forskning sammenlignbare hendelser andre steder og gjenta deres suksesser.
- Målsponsorer for å tilby penger, varer og reklameverdi.
- Lag en presentasjons sponsor kategori.
- Opprett store sponsingskategorier (dvs. automatisk, finansiell, drikkevare, media, etc.).
- Opprett sponsorkategorier for hvert programmeringsområde.
- Ikke la sponsorer flytte på stedet under hendelsen.
- Identifiser sponsorkrav tidlig slik som strøm, vann, etc., og varsle driftsteamet for å finne beste steder.
04 - Festival Konsert / Talent Management Tips
Talentsjefen er den personen som forhandler for å bringe artister til en festival. Jenenne Brown Mosely, talentansvarlig for Taste of Chicago, tilbyr følgende tips:
- Kjenn budsjettet ditt: Store navnekunstnere kan mellom $ 500.000 og $ 1 million i 60-90 minutter.
- Ikke overfør på en enkelt artist for en flerdagshendelse.
- Arbeid tett med mediesponsorene dine for å kompensere for utgifter.
- Forhandle med artister som kanskje allerede er i området rundt arrangementet ditt.
- La talentet vite hvis du tilbyr konserten som et gratis show (kan redusere avgiften).
- Partner med sponsorer som flyselskaper og hoteller for å kompensere kunstnerutgifter.
- Sikre et godt navn for åpnings-, mellom- og siste dager.
05 - Marketing Management Festival Tips
Markedsføringslederen er personen som styrer all kommunikasjon knyttet til en festival. Cindy Gatziolis, markedsføringsansvarlig for smaken, foreslår følgende:
- Mediepartnere vil hjelpe deg med å redusere behovet for annonseringskostnader.
- Innlemme festival i eksisterende reklame, PR og markedsføringskampanjer.
- Hendelse brosjyre utskrift produksjon tidsplanen vil bidra til å drive festival planleggingsfrister.
- Lag individuelle pressemeldinger på hvert produksjonselement for festivalen.