Seminaret er kanskje den vanligste hendelsen som planleggerne skal organisere. Og de fleste seminarer er planlagt enten som en halv dag eller en hel dag. For de som er interessert i å lage en sjekkliste for å planlegge et seminar , tilbyr følgende et høyt nivå struktur for planlegging og gjennomføring av et seminar.
Og for de som planlegger en fler-dagers eller flere sesjonskonferanse, bør du vurdere å ta en lignende tilnærming. Din sjekkliste for seminarplanlegging vil imidlertid bare være lengre.
01 - Bekreft Formålet med hendelsen
- Hvem er publikum?
- Hva er emnet til seminaret?
- Hvor skal det være?
- Hvorfor skal folk delta?
- Hva er seminarets agenda?
02 - Se gjennom Apex Event Specifications Guide
Konvensjonsindustrirådet har etablert en rekke verktøy som bør betraktes som en utmerket kilde til beste praksis som vil hjelpe arrangementet eller møteplanleggeren å holde oversikt over detaljene for planlegging av hendelser. Med gratis nedlasting verktøy, vil det hjelpe enhver eventplanlegger å lage en liste over relevante detaljer. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til:
- Hendelsesprofil (dato, klokkeslett, sted, kontakter, etc.)
- Arrangør arrangør / verts kontaktinformasjon
- Leverandørens kontaktinformasjon
- Deltakerprofil
- Plass nødvendig
- Mat og Drikke
- A / V krav
- Funksjon / romoppsett
03 - Lag en hendelse profil
Når en planlegger har noen av de grunnleggende spørsmålene rundt arrangementet dekket, er det på tide å undersøke mulige arenaer for møtet. Det er viktig å jobbe tett med arrangøren / verten for å avgjøre hvilken type spillested og hvor seminaret kan være best egnet for både arrangør og gjest (listen over ideer kan være uendelige):
- Lokalt hotell
- Lokale konferansefasiliteter
- Privat restaurant plass
- Privat klubb museum / kunstgalleri
04 - Outline Seminar Needs og reqeuest Stedforslag.
De fleste stedene er glade for å gi et estimat for et mulig seminar. Catering- eller salgskontakten trenger følgende BEO- informasjon:
- Mulig dato (er) for arrangementet
- Antall deltakere
- Stil på rommet oppsett (klasserom, u-form, etc.)
- Tidspunktet for hendelsen (kontoen for oppsett / rive ned)
- Mat og drikke krav
- A / V behov (inkludert skjermer, mikrofoner, etc.)
- Romoppsett
Tips: Lei en A / V-tekniker for å være dedikert til arrangementet ditt fra hotellet.
05 - Bekreft og / eller utvikle dagsordenen
Det er avgjørende for arrangementsplanleggeren å jobbe tett med arrangøren / arrangøren fordi arrangementshendelsen ofte endres fra den innledende samtalen til selve dagen for arrangementet. Arrangørplanleggeren må være klar til å tilpasse planen og jobbe tett sammen med lokalet for å sikre at alt går jevnt.
06 - Bekreft BEO-avtalen
Når planleggeren kjenner målrettet antall deltakere og logistiske krav til seminaret, skal han eller hun sikre arrangementet og relaterte krav. De fleste avtaler bør gi planleggeren mulighet til å redusere / øke mat og drikkebehov opp til et visst antall dager før arrangementet. Men mange avtaler vil dekke hvor mye de vil tillate en gruppe å redusere mengder, så anslår det godt.
07 - Lag Event Communications og Materials
Dette er et element som noen planleggere kan være involvert med, mens andre ikke kan. I hovedsak vil noen møteplanleggere være ansvarlige for hver av følgende:
- Opprette hendelsesinvitasjoner
- Utskrift av agenda og annet materiale
- Sikre deltaker gaver / tomter
- Produserer navnemerker
- Shipping signage og skjermer
08 - Arbeid nært med Event Host for å fullføre logistikken
Før arrangementet er det et par viktige skritt som en møteplanlegger fullfører før arrangementet. Dette inkluderer å bekrefte følgende:
- Event høyttalere
- Event A / V krav
- Event deltaker telle
- Vertsroller og ansvar
- Eventmaterialbehov (sjekk flere ganger)
09 - Hendelsesoppsett
Pass på at du tillater tid i BEO-timeplanen for hendelsesoppsett , og det anbefales å ankomme omtrent to timer før arrangementet.
Tips: Hvis seminaret er planlagt om morgenen, spør kontaktstedet for salgsstedet for å la gruppen din sette opp natten før (men ikke la noe verdifulle på det offentlige nettstedet).
Alle hendelsesmaterialer, utdelinger, skilting, skjermer, gaver, registreringstabeller , navnemerker og mer må være klar for arrangementet.
Advarsel: Høyttalere endrer til og med lysbilder natten før, og gir nye presentasjoner som må legges til strømpunktet 10 minutter før arrangementet.
10 - Eventutførelse
Etter at du har forberedt, er det tid for seminaret. Forvent følgende:
- Noen deltakere kommer alltid tidlig.
- Noen deltakere kommer alltid til sent.
- Det er ofte en slags teknisk feil.