Når det gjelder tidsstyring , er det ofte en utfordring å finne ut hvordan man bruker tid mer produktivt. Et godt sted å starte er e-postbehandling; dette er et område som topplisten listen over tidmordere for mange småbedriftseiere.
Fordi e-post er en kontinuerlig form for kommunikasjon, og vi ikke har full kontroll over innkommende strøm, må vi arbeide for å forbedre produktiviteten i hvordan vi mottar, organiserer, svarer på og til og med tenker på e-post. Tipsene nedenfor hjelper deg med å opprette et system for å administrere e-posten din på en måte som støtter produktiviteten i stedet for å spise bort på den.
1. Slå av varsler.
E-post har en tendens til å komme inn på alle tider av dagen og natten, så det er viktig at du kontrollerer hvordan strømmen av innkommende meldinger passer inn i dagen. Slå av nye meldingsmeldinger på både datamaskinen og smarttelefonen for å forhindre konstant forstyrrelser og forstyrrelser i timeplanen din, og sjekk etter e-post når det er praktisk for deg.
2. Bestem hvordan du bruker innboksen din.
Det er mange forskjellige filosofier når det gjelder å administrere din e-postboks. Du kan bruke innboksen som fangst, begrense den til bare høyprioriterte meldinger, eller gjør den til en arbeidsoppgaveliste.
Nøkkelen er å velge ett formål for innboksen din og holde fast i den.
3. Lag e-post whitelists og svartelister.
De fleste e-postklienter og e-postleverandører tillater brukere å lage lister over sikre adresser for å sikre at disse meldingene kommer gjennom, mens du svartlister eller blokkerer, hva du anser spamadresser. Ta deg tid til å oppdatere disse listene ofte for å holde den innkommende e-posten ren.
4. Still inn en timer og batch prosess.
Noen småbedriftseiere drar nytte av å ha lommer med tid på dagen bare for e-post. Hvis dette virker for deg, må du legge til en viss tid i løpet av dagen for å svare på meldinger, flytte actionelementer til oppgavelisten, slette søppel og få en oversikt over hva som trenger oppmerksomheten din neste.
5. Bruk regler for å automatisere prosessen.
For å effektivisere e-postbehandlingsprosessen enda mer, bruk regler i e-postklienten din som sorterer, flagg, flytter og organiserer meldingene dine. Selv om det vil ta litt tid å lage regler som støtter måten du bruker e-post på, når du har dem opprettet, kan du kutte ned på en betydelig del av din e-postbehandlingstid.
6. Få en start fra smarttelefonen.
Mange småbedriftseiere har smarttelefoner, slik at de kan holde kontakten og på jobb, selv når de er ute av kontoret. Hvis du ofte sjekker e-post på mobilenheten, kan du spare mye tid ved å lese og begynne å behandle meldinger mens du er mobil. Selv om du bare gjør det til en vane å slette søppelpost og meldinger du ikke trenger å lagre, kan du dra nytte av å ha en strømlinjeformet innboks når du kommer tilbake til kontoret.
7. Hvis du ikke leser det, abonnere!
E-post nyhetsbrev og andre e-postmarkedsmeldinger kan være en fin måte å holde kontakten med kunder, kolleger, partnere og andre virksomheter du er interessert i, men disse meldingene kan raskt hakke opp.
Hvis du ikke har lest en bestemt gjentatt epost i flere problemer, må du avslutte abonnementet. Å begrense nyhetsbrev og andre automatiserte meldinger til bare de du leser regelmessig, kan være en enkel måte å redusere bulk i innboksen din.
For enda flere verktøy for å hjelpe deg med å bli mer produktive i småbedrifter, kan du utforske denne listen over 101 produktivitetsprogrammer .