Mange hoteller har stolt på nettsider for RFP (Request for Proposals), for eksempel Conventionplanit.com og sabrehotelrfp.com, for å fremme møte- og konferanseservice. De har også utviklet sine egne online RFP-skjemaer.
Imidlertid er mange planleggere motvillige til å sende sine hotell-RFPer gjennom tredjeparts søkemotorer. Mange planleggere foretrekker å sende inn sine forespørsler om hotellbud direkte til hotell- og konferansesentrene.
Hvilken informasjon er inkludert i et Hotel RFP?
Et godt verktøy for å hjelpe planleggere begynner å utvikle sine egne former for hotellbud og andre hendelsesbehov, er arrangementet akseptert praksis utveksler verktøy fra konvensjonsbransjen.
Grunnleggende elementer for et hotell RFP bør omfatte følgende:
- Forhandlers grunnleggende kontaktinformasjon (navn, tittel, organisasjon, adresse, telefon, e-post, etc.)
- Hendelsesdatoer (oppgi minst to forskjellige alternativer)
- Romblokker nødvendig (datoer og antall rom)
- Møterom forespørsler (datoer, romstørrelser, mengder)
- Mat og drikke krav
- Tilgangskrav
- Leverings- og mottakskrav
- Annen relevant informasjon
Å dra nytte av RFP-verktøy
I tillegg gir Global Business Travel Association (GBTA) sine medlemmer et omfattende hotell RFP-verktøy som hendelsesplanleggere kan ønske å vurdere.
Elementer av GBTA Hotel RFP inkluderer følgende:
- Oversikt over hotellfasiliteter
- RFP-forespørselsoversiktinformasjon
- Kontraktdetaljer for gjesterom
- Størrelsen på hotellets totale møterom
- Totalt antall møterom
- Størrelsen på hotellets største ballsal eller møterom
- Takhøyde for største ballsal eller møterom
- Har hotellet et fast styrerom satt opp?
- Hvor mange personer vil styrerommet imøtekomme?
- Har hotellet dedikert utstillingsplass?
- Hva er størrelsen på utstillingsområdet?
- Hva er avstanden til områdets kongressenter?
- Hva er konferansesenterets navn?
- Hva er skatteprosent på mat og drikke?
- Hva er bankettprisen prosent?
- Er bankettene belastet?
- Tilbyr hotellet in-house audiovisuelt (A / V) -tjenester?
- Vil hotellet tilby rabatt på interne A / V-tjenester?
- Vil hotellet tillate kunder å ta inn utenlandske A / V-leverandører?
- Hvor mange møterom inneholder trådløst høyhastighets Internett?
- Hvordan kan møterom inneholde videokonferanser?
- Er det gebyr for bruk av egne A / V-leverandører?
- Accepterer hotellet bedriftskort "møtekort" for betaling?
- Tilbyr hotellet møtepakkepriser?
I tillegg vil det være nyttig å dele med hotellsalg hvilken type arrangement du er vert for. Dette vil gi dem innblikk i målene møtet ditt kan ha.
Den gode nyheten om å jobbe med hoteller er at de fleste bør være ganske erfarne på å sette sammen lignende arrangementer sammen, og en stor salgs- eller cateringforvalter vil kunne dele flere detaljer med deg om måter å hjelpe hendelsesplanleggere til å oppfylle sine mål.