Leksjoner Lært i planlegging og gjennomføring av Y-MES morsdagshendelser
Spesielle arrangementsplanleggere - spesielt de i ideelle verdener - vet at organisering av et utendørs fundraising arrangement er en god idé. Disse typer hendelser, som andre samfunnsinnsamlingsforslag, krever at planleggingen for neste års arrangement begynner umiddelbart etter at årets fundraisinghendelse avsluttes. Det er viktig å debriefe hendelsen og diskutere hva som gikk bra og hva som kunne forbedres mens hendelsen fortsatt er frisk i lagets sinn.
Å diskutere suksessene og forbedringene sørger for at disse funksjonene kan inkluderes eller forbedres for neste års arrangement. Slik proaktiv planlegging gir også verdier for sponsorene. Og uunngåelig håper alle vellykkede samfunnsturer å vokse og utvide fra år til år.
Det er viktig å være fokusert på det primære målet å holde slike hendelser: innsamling av penger. For de hendelsesplanleggerne som tidligere har hatt en felles tur, skjer en av de viktigste tider for planlegging faktisk etter at turen er ferdig. For å lære om de mange aspektene ved å planlegge og gjennomføre en fellesskapssamfunnsreise, skal vi få en bak-scenen på Mother's Day Event, hostet av Chicago's Y-ME Breast Cancer Organization.
Y-ME morsdagens brystkreft Fundraiser Walk
Y-ME ble grunnlagt av to brystkreftoverlevende i 1979. Nonprofiten var best kjent for sitt flerspråklige nasjonale brystkreft-hotline-program for brystkreftpatienter.
Programmet fikk berømmelse som landets eneste 24-timers gratis-gratis hotline bemannet helt av brystkreft overlevende som er trente peer counselors. Men organisasjonen arrangerte også en årlig fundraiser tur på Morsdag, som støttet sine programmer og tjenester. Tilbake I 2007 økte Y-ME mer enn 7 millioner dollar med nesten 43.000 vandrere fra 12 byer.
I 2008 deltok 15 byer. Dessverre lukkede Y-ME sine dører i 2012, men arven fra sin årlige fundraiser er fortsatt en stor casestudie for nonprofit eventplanleggere.
Mye av Y-MEs fundraising suksess kan tilskrives en organisert tilnærming til planlegging og holde øye med de viktigste målene først. Liz Klug, organisasjonens tidligere direktør for spesielle arrangementer, hadde dette å si etter sitt rekordår i 2007: "Vi har en plan for ulike tidspunkter under planleggingsprosessen. Så, vi vil ta skritt for å fremme de mest kritiske punktene i tide for å sikre at vi lykkes. For eksempel, i en by hvor vi kan være vert for et arrangement for første gang, må vi fokusere på at vi har et flott sted og sted der folk vil ønske å komme tilbake. Nedover veien kan vi fokusere på hvilke kaffebarer vi skal slippe av brosjyrer. "La oss ta en titt på hvordan Klug og Y-ME arrangement planleggingslaget organisert en så vellykket hendelse.
Planlegg Trinn 1: Analysere tallene
Hosting en fellesskapsstreng eller lignende begivenhet krever å samle flere forskjellige bestanddeler, men i siste instans er foreningen eller veldedigheten som arrangerer arrangementet det for å samle inn penger for deres sak.
Derfor skjer det første trinnet i planleggingen av den neste hendelsen når den nåværende hendelsen slutter, og det meste av det arbeidet omgir "tallene".
"Vi så nøye på tallene etter at arrangementet avsluttet," forklarer Liz Klug, "Vi sammenlignet hvordan vi gjorde dette året i forhold til det forrige [året]. Vi så på deltakerens opplevelse. Vi evaluerte våre kategorier sponsing. Vi reagerte på eventuelle umiddelbare e-poster om hendelsene. "Arrangørplanleggere vil også ta umiddelbare skritt for å sikre at alle involverte i årets arrangement fortsetter neste år.
Klug gravde også ned i detaljene. I hennes evalueringer så hun på alt fra antall frivillige som deltok i volumet av t-skjorter som ble distribuert. Hun ville da spørre om hun trengte mer eller mindre for det neste året.
Planlegger tidslinje
For de som organiserer en fellesskapsinnsamling, er det viktig å vite hvilke skritt som skal håndteres på ulike tidspunkter.
De fleste nonprofits har ikke luksus av mange ansatte og frivillige komitémedlemmer for å drive arrangementets suksess. Men planleggere innser at de må sørge for at de jobber tett med byens borgmesterkontor og offentlige arbeidsavdelinger for å få arrangementet på den offentlige kalenderen.
Klug antyder at det første skrittet etter å ha analysert fjorårets tall er å fokusere på rekruttering fra bedriftene. Hvis arrangementet ikke er et nytt program, er det viktig å få bedriftens støtte til neste års arrangement umiddelbart etter at årets arrangement avsluttes. "Vi fokuserte på å forny sponsorater når vi leverte hendelsespakken," sier Klug. Hun tilbyr også følgende høydepunkter for planleggere som er interessert i å organisere en fellesskapsprestasjon som et fundraising arrangement:
- Identifiser bedriftens sponsorer
- Utvikle walking team programmer
- Bestem hendelsesaktiviteter
- Begynn å gå rekruttering
- Fullfør hendelseslogistikk
- Hold hendelsen
- Hold en "takk" -hendelse
- Vurder og start etterfølgende hendelse
Y-ME vil også ansette et eksternt logistikkfirma for å håndtere mange av sine logistiske krav. Men en av de mest nyttige var å implementere et elektronisk registreringssystem.
Online Registreringssystem Suksess
Y-ME lærte raskt om viktigheten av å bruke nettet for elektronisk registrering og har siden sterkt forespråket for bruk av teknologien for elektronisk registrering og innsamling av penger.
De investerte i et nettbasert relasjonsstyringssystem for å fungere som deres 2003-racerwebside. Denne typen system tjener som en personlig nettside for frivillige å lage personlige appeller til donasjoner og annet engasjement. Den fanger opp informasjon i en enkelt database og fungerer som et verktøy for å gå teamkapteiner for å oppmuntre sine medlemmer.
Nettdeltakere økte fra 4 000 til 11 594. Online donasjoner økte fra 5.000 til 19.650. Y-ME-teamet trodde at det bidro til å nå et mål på 2,35 millioner dollar, og som en bonus reduserte teknologien administrasjonskostnader med rundt $ 20.000.
Et slikt system kan også fungere som et viktig kommunikasjonsverktøy som gjør det mulig for en organisasjon å følge opp og fortsette å involvere bestanddeler utover selve løpedagen.
Race Day Tidslinje
Fellesskapsmøter planlegges hyppigst om morgenen. Avhengig av kompleksiteten av skilting og plassering, kan oppsettet for arrangementet begynne så tidlig som en uke før arrangementet, med flest aktivitet som skjer noen dager før turen.
Når Y-ME skulle planlegge for deres årlige innsamlingshendelse, ville laget vanligvis prøve å begrense området der de holdt turen, slik at det ikke krever betydelig ressurs tid for å utføre visse operasjonsoppgaver som å stenge gatene. Deres tur var generelt ikke-konkurransedyktig, så det hjelper også at de ikke behøvde å vurdere kravene som trengs for et mer konkurransedyktig løpsmiljø.
Tidsplanen for løpedagen selv flyte vanligvis som følger:
- Event Planning Team Ankommer (2,5 timer før tur)
- Frivillig innsjekking (2 timer før tur)
- Sponsorinnsjekking og oppsett (2 timer før tur)
- Registrering begynner (1,5 timer før gang)
- Startlinjeoppsett (30 minutter før gange)
- Åpningsceremonier (10 minutter før gange)
- Race begynner
- Main Stage Entertainment starter (1 time etter at gangen begynner)
- Offisielle hovedtrinnsopplysninger (etter avslutningsavslutning, på 1,5 timers mark)
- Programmet Offisielt Ender (3 timer etter at gangen begynner)
- Begivenhetsbrudd begynner (etter at arrangementet offisielt er avsluttet)
Tips for å planlegge en fellesskapspromenade eller -kjøring
For de organisasjonene som er interessert i å holde samfunnet gå eller løpe for første gang, tilbyr Klug flere forslag som vil bidra til å sikre en vellykket hendelse .
- Start med varme ledere, inkludert velstående frivillige, sponsorer eller store lag. Definer målbare resultater.
- Vurder konkurrent hendelser i din by / sted for å identifisere deres beste praksis og forbedringsområder.
- Arbeid med byens borgmesterkontor og parkområder for å diskutere nødvendige tillatelser og hendelseslogistikk: tid, sted, antall deltagere. Pass på at du er forberedt på disse møtene.
- Forstå budsjettet ditt og sørg for at du holder driftskostnadene til 25-30% for en ny begivenhet. Noen veldedighetsorganisasjoner vil streve for 15-20% av de totale utgiftene.
- Sikre sponsorer for å absorbere 100% av driftskostnadene til arrangementet ditt.