Hvordan APEX-initiativet endret Corporate Event Planning

Den opprinnelige pushen til å standardisere kommunikasjon i hendelsesindustrien

En av de vanligste forespørsler blant selskapsarrangementer og møteplanleggere er for standardisert hendelsesplanleggingsprogramvare for å hjelpe kommunikasjonen mellom fagfolk og allmenn effektivitet. Selv om et helt standardisert og foreskrevet system eller programvare ennå ikke er blitt vedtatt i hele bransjen, lanserte konvensjonsnæringsrådet (CIC) et initiativ som ga noen enestående retning for hendelsesplanleggere, fagfolk i bransjen og til slutt begivenhetsplanlegging programvareutviklere over hele landet med det som kalles APEX.

CICs aksepterte praksisutveksling

APEX står for "Accepted Practices Exchange", et initiativ fra konvensjonen Industry Council (CIC) lansert for å forene hele møter, konvensjoner og utstillinger bransjen for å utvikle og implementere frivillige standarder for event planlegging programvare og andre verktøy. Til tross for sin frivillige natur var det en spillveksler i bransjen.

Mer enn 2500 bransjemedlemmer i 60 byer i USA og Canada deltok i pågående diskusjoner, og over 350 bransjepersonell var involvert som hands-on frivillige siden 2001. Gjennom samarbeid håpet de involverte i APEX å definere bransjens allment aksepterte praksis, som ville definere standarder for hendelsesplanleggingsprogramvare og andre verktøy. Dette initiativet utviklet seg til utviklingen av APEX-eventplanleggingsverktøyene, som inkluderer en rekke ressurser for hendelsesplanleggere og den fortsatte utviklingen av ny hendelsesplanlegging.

APEX verktøy og ressurser

Tilbake i 2001 var APEX-initiativet det eneste industrielle og sammenhengende presset for å utvikle standarder for hendelsesplanleggingsverktøy. Til slutt førte det til utviklingen av verktøy, maler og retningslinjer for god praksis som mange hendelsesplanleggere fortsatt bruker i noen form i dag. Alle ressursene er fremdeles tilgjengelig for online bruk eller tilgjengelig for nedlasting i Microsoft Word of PDF-formater.

Verktøyene er alle tilgjengelige gratis.

1. The Online APEX Industry Ordliste
   Dette interaktive, elektroniske verktøyet er den omfattende referansen for terminologi, jargong og akronymer som brukes i hele møte- og hendelsesbransjen. Det gir en god ressurs for å sikre konsistens av vilkår og fremdeles viser seg å være et nyttig treningsverktøy for nye ansatte.
2. ESG (Event Specifications Guide) Mal
   Hendelsesplanleggere pleide å bruke begrepet "CV" til referansemøtespesifikasjoner. Akronym ESG (som står for begivenhetsspesifikasjonsguide) erstattet denne termen etter lanseringen av APEX med et standardisert verktøy som skal brukes til å forberede og dele komplette instruksjoner og detaljer for hendelser av alle størrelser.
3. APEX Bolig og Registrering
   Disse aksepterte praksisene ble utviklet for innsamling, rapportering og henting av komplette bolig- og registreringsdata for møter, konvensjoner og andre arrangementer. Det viste seg også å være en ressurs for å håndtere boligproblemer som boligleverandører, internettproblemer, internasjonal bolig og avsløring.
4. PER-rapporten (Post-Event Report)
   Etter å ha erstattet de gamle rapportene "Historie", Post-Hendelsesrapporten eller PER, er det fortsatt arrangementet og møterbransjens aksepterte format for innsamling, lagring og deling av nøyaktige og grundige rapporter etter hendelser av alle typer hendelser (selv om det finnes nye versjoner i ulike programmer).

1. Forespørsel om forslag (RFP) maler
   Sammen med en vitbok utgitt av CIC i forbindelse med APEX-delegatene og The Global Business Travel Association (GBTA), gir CIC fortsatt standard RFP-formater som adresserer kjerneinformasjonen og unike behov for en rekke forskjellige RFP-behov, inkludert: audiovisuell, destinasjon forvaltningsselskap, serviceentreprenør, enkelt anlegg, transport, funksjonsskjema og funksjonsoppsett. Disse malene gjør det lettere å søke riktig informasjon, sammenligne svar og ta informerte beslutninger.

Eventplanlegging Ressurser og programvare

Formålet med konvensjonsbransjens APEX-initiativ var å fundamentalt endre måten fagfolk kommuniserte på møter og arrangementer, bransje fra arrangementsplanleggere til leverandører, leverandører, entreprenører og andre fagfolk på hendelse.

Før APEX, dets standardiserte retningslinjer, beste praksis, og til slutt sine elektroniske verktøy og ressurser, var kommunikasjon den primære utfordringen for fagfolk i bransjen.

Mye har endret seg siden begynnelsen av 2000-tallet. Mens ideen om APEX og disse målene begynte så tidlig som 1997, og CIC fokuserte hovedsakelig på konseptet fra 2000-2004 og ventet på å lansere til 2004 og 2005. Siden lanseringen av APEX-standardene og verktøyene har mange andre ressurser og hendelser Planlegging programvare er utviklet, men ingen myndighet har overruled CIC i å foreskrive industristandarder for praksis.