Hva er et nullbasert budsjett?
Fra en "nullbase" (dvs. uten saldo eller utgifter overført), blir hver periode i selskapets kalender budsjettert helt i forhold til behovene og kostnadene for den perioden. En måned, kvart eller årlig kan en periode være en måling av tid som fungerer best for bedriften din.
Ved begynnelsen av en ny periode er de finansielle kravene og begrunnede utgifter de primære inngangene til selskapets budsjett, uavhengig av om budsjettet var høyere eller lavere forrige periode. Når neste periode begynner, går du tilbake til nullbase og gjentar prosessen.
Hvordan virker det?
Tradisjonell budsjettering, eller kostnadsbasert budsjettering, innebærer å styre selskapets virksomhet basert på budsjettet fra tidligere perioder. For eksempel, hvis et selskap forventer en 5 prosent økning i produksjon takket være landing av en ny kunde, legger de bare 5 prosent til budsjettet fra perioden før.
Kostnadsbasert budsjettering antar at alle tidligere utgifter til produksjon og drift er nødvendige, og går videre med å opprettholde budsjettet for disse funksjonene uten videre analyse.
I nullbasert budsjettering må hver utgift rettferdiggjøres hver periode, så gjentatte utgifter blir vurdert, godkjent, justert eller avviklet basert på nødvendighet.
Og nye utgifter analyseres med samme oppmerksomhet som i tradisjonell budsjettering, men alltid med den oppfatning at kostnadene bør optimaliseres for effektivitet og verdi.
For eksempel, hvis du er en solopreneur som driver et kreativt papirvarefirma utenfor hjemmet ditt, kan du bestemme deg for å implementere et nullbasert budsjett for å forbedre effektiviteten etter at du besluttet å ta bedriften internasjonalt og frakt utenlands. Et område dette kan påvirke, er utskriftskostnadene dine. Etter en omfattende gjennomgang skjønte du at du kunne kompensere de ekstra fraktkostnadene og forkorte turnaround-tid ved å kjøpe to nye skrivere og dra nytte av bulkinnkjøp for blekk i skriveren, takket være et nytt partnerskap med en lokal leverandør. Hver periode vil du vurdere alle eller dine utgifter for å avgjøre om kostnaden er berettiget i budsjettet ditt, med en verdifull avkastning på investeringen din .
Hvordan kommer du i gang?
Fremgangsmåten for å starte en nullbasert budsjetteringsmetode er enkel:
- Identifiser målet ditt. Håper du å øke omsetningen med 10 prosent? Ønsker du å kutte kostnader med 2 prosent? Målet ditt må være målbart og oppnåelig innenfor tidsrammen du har valgt.
- Vurder hvordan du kan oppnå dette målet. Hva har du i arsenalet ditt som kan brukes til å justere kostnader, effektivitet eller ressurser for å nå målet ditt?
- Se gjennom alternativene dine fra trinn 2. Vil du implementere en oppgave, kan du nå målet ditt? Eller trenger du å implementere flere handlingsmåter? Og hvis ja, ruller du dem ut individuelt over tid eller alt på en gang?
- Prioriter din nye oppgave (er) og dokumenter de nødvendige kostnadene for implementering.
- Vurder alle kostnader og utgifter som er nødvendige for den kommende perioden i alle aspekter av virksomheten din (eller avdelingen du planlegger å tilpasse seg for å nå målet ditt). Inkluder de nødvendige kostnadene for den nye oppgaven du dokumenterte i trinn 4.
- Hvis evalueringen oppfyller din godkjenning og alle utgifter er berettiget, engasjere seg i gjennomføring og følge budsjettet.
- På slutten av perioden, undersøk målingene dine og avgjøre om du har møtt målet ditt. Gikk implementeringen jevnt? Hvis feil ble gjort, vil du justere og gå videre med prosessen i neste periode? Eller avslutte oppgaven (e) helt?
- Start over på trinn 1 i begynnelsen av en ny periode.
Hvorfor kan det være riktig for deg?
På grunn av den detaljerte strukturen, gjør det mulig for bedriftseiere å inkorporere nye strategier over en periode uten frykt for å miste bærekraft. Prosessen gir ofte bedriftseiere muligheten til å dykke i implementeringsplanene sine og unngå å øke budsjettøkningene som ikke kan vise en avkastning på lang sikt.
Et annet pluss til denne forretningsmetoden er at det effektivt kan redusere kostnadene for den daglige driften. Ressurser er kun tildelt når de trengs, reduserer avfall og redundans, samtidig som kommunikasjon mellom avdelinger øker, som krever bedre samordning for å holde seg på budsjettet.
Hvorfor kan det ikke være riktig for deg?
Det er sant at metoden kan føre til lavere driftskostnader for store bedrifter, men dette betyr ofte at ikke-inntektsgivende avdelinger kan bli kortvarige eller underfinansierte. Hvor noen områder av budsjettet ditt, for eksempel produksjon eller salg, vil rettferdiggjøre sine utgifter enkelt, kan andre nødvendige funksjoner som kundeservice eller forskning og utvikling ha en vanskeligere tid som rettferdiggjør deres utgifter utover det bare minimum.
En annen ulempe med nullbasert budsjettering er at det kan være tidkrevende sammenlignet med kostnadsbasert budsjettering eller aktivitetsbasert budsjettering. Dette gjelder spesielt for større bedrifter, men det ringer også sant for småbedriftseiere. Å gå gjennom hvert ordrelinje hver periode som begrunner dens nødvendighet, kan være arbeidsintensiv og en ineffektiv bruk av tiden din.
Hvor kan det ta deg?
Uavhengig av bedriftens størrelse krever nullbasert budsjettering at du tar en nærmere titt på hva som driver verdi i prosessen. Selv om det er tidkrevende, er det en metode, når den brukes riktig, som kan føre til større bærekraft og balansert vekst.
Til slutt vil alle entreprenører som velger å bruke nullbasert budsjettering for deres virksomhet, sikkert vite viktigheten av å investere tid og ressurser for å veilede virksomhetenes effektivitet og verdi.