W-4, I-9, Jobbsøknad, Statens registrering og mer
Ditt første ansvar for papirarbeid og forskrifter for nye ansatte kommer umiddelbart etter utleie. Før ansatt begynner å jobbe og mottar sin første lønnsslipp , er det noen former du må ha til ansatt fullført. Disse skjemaene må fylles ut av hver ansatt, i henhold til både føderale og statlige lover.
i de fleste tilfeller trenger du ikke å returnere skjemaene til noen, men du må beholde dem. Når disse skjemaene er fullført, bør du beholde dem på et bestemt sted, tilgjengelig for ansatte og andre som trenger å se dem. Det amerikanske arbeidsdepartementet (under Lage og Timedivisjonen) har spesifikke krav til lønns- og personopplysninger som må holdes på alle ansatte.
Føderale, statlige og lokale byråer kan også revidere medarbeidsoppgavene dine av ulike grunner, så det er viktig å holde oppføringer.
01 - Form W-4 for Federal Income Tax Retention
Alle nye ansettelser må fullføre Form W-4 før de mottar sin første lønnssjekk. Dette skjemaet inneholder opplysninger om sivilstatus, antall pårørende, og utpekte tilleggsbeløp. Det brukes til å beregne tilbakeholdenhet for føderale inntektsskatter. Du behøver ikke beholde kopier av alle W-4 skjemaer, bare den nyeste.
Arbeidsgivere bør ikke gi ansatte råd om hvordan du skal fylle ut dette skjemaet, men du kan henvise dem til en IRS-artikkel som hjelper dem med å fullføre dette skjemaet.
Pass på å bruke den nyeste versjonen av W-4-skjemaet. 2017 skattelettelser og arbeidsloven gjorde betydelige endringer i inntektsfortegnelsene, og ansatte kan ønske å forandre sin tilbakeholdenhet for å unngå å ha for mye skatt tatt fra deres lønnsslipp. Du bør bruke 2018 W-4-skjemaet for nye ansettelser og for ansatte som ønsker å gjøre endringer i skjemaet.
Ansatte kan endre deres W-4-skjema så ofte som de vil. For eksempel kan en ansatt motta en bonus og ønsker å endre tilbakeholdenhet. Det er ditt ansvar som arbeidsgiver for å holde oversikt over den siste endringen og for å sikre at lønnssjekker gjenspeiler ønsket om å holde tilbake.
02 - Formular I-9 og E-Verifiser System for Sysselsetting Støtte
Som arbeidsgiver må du dokumentere kvalifisering av nye ansatte til å jobbe i USA. Dokumentet du må bruke, er F orm I-9 , Verifisering av ansettelsesberettigelse, som må fylles ut av hver ny leie. Den nye medarbeider skal gi dokumentasjon om (a) identitet og (b) arbeidsberettigelse.
Det er to trinn til I-9-prosessen. Først fyller medarbeider ut skjemaet og angir hvilke identitets- og arbeidsberettigelsesdokumenter som skal brukes. Deretter må du som arbeidsgiver se på disse dokumentene og sørge for at de er tilstrekkelig og passende.
Du må beholde dette skjemaet i ansattes rekord, men du trenger ikke sende det til noen. Hvis en innvandringsoffiser kommer til firmaet ditt eller ønsker å inspisere dine ansattes dokumenter, er skjemaet ditt bevis på at du har verifisert arbeidstakerens arbeidsberettigelse.
Større arbeidsgivere (med mange ansatte) kan registrere seg for E-Verify-systemet og bruke det til å sjekke om nye ansatte er kvalifisert til å jobbe i USA. Systemet bruker informasjonen på skjema I-9 til å sammenligne med føderale databaser.
03 - Jobbsøknadsskjema
Hver ny ansatt må fylle ut et søknadsskjema, selv om denne personen allerede har sendt CV til jobben. Søknadsskjemaet inneholder opplysninger om den nye medarbeider som kan verifiseres, som tidligere arbeidsgivere og utdanning. Det inneholder også flere uttalelser søkeren må signere.
En uttalelse på søknadsskjemaet attesterer at informasjonen på søknaden er sann og korrekt, mens andre påstander gir arbeidsgiveren mulighet til å utføre referansekontroller og bakgrunnskontroller.
Å ha et søknadsskjema for hver ansatt beskytter deg som en arbeidsgiver fra en søker som gjør falske påstander, og lar deg handle hvis søknadsskjemaet ikke er korrekt.
04 - Statlig tilbakeholding og registrering
Arbeidsgivere må registrere nye ansatte med statens nye leievarslingssystem; Denne registreringen tillater staten å samle inn barnesupport fra disse ansatte. En liste over meldingssystemene er inkludert i denne artikkelen.
Hver stat som samler inntektsskatt, har krav til at arbeidsgivere skal rapportere og betale disse skattene. Kontakt din statlige avdeling for inntekter (eller tilsvarende) for informasjon om hvordan du registrerer deg som arbeidsgiver i staten. Dette statlige byrået vil også gi deg informasjon om tilbakeholdsskjemaer og krav til rapportering og betaling av tilbakeholdte beløp.
For stater som har en inntektsskatt, må du trekke fra skattene fra lønn til arbeidstakere og sende de tilbakeholdte skattene til det aktuelle statlige byrået.
05 - En sjekkliste for ansette nye ansatte
Her er en 12-trinns sjekkliste over nye leieprosesser, slik at du ikke glemmer noe. Det inkluderer å få et arbeidsgiver ID-nummer, (et føderalt arbeidsgiveridentifikasjonsnummer) som registrerer med IRS for skatterapportering og betaling, og registrerer med statens skatteenhet (dersom statlig inntektsskatt kreves). Andre registreringer og krav er også oppført.
06 - One More Thing - Medarbeiderhåndboken
Hvis bedriften din har flere ansatte, bør du ha en håndbok for arbeidstakere eller retningslinjer og prosedyrer. En håndbok kan inkludere arbeidsprosessbeskrivelser og fordeler i tillegg til retningslinjer og prosedyrer.) Alle nye medarbeidere bør motta en kopi av denne håndboken og skulle signere at de har lest og forstått det.
Arbeidshåndboken blir et juridisk bindende dokument for både deg og dine ansatte. Å ha ansatte leser medarbeiderhåndboken, kan bidra til å forhindre misfornøyde ansatte, unmet forventninger og mulige rettssaker.