Uansett, når dette skjer, må du gjøre endringer i den opprinnelige transaksjonen etter at den er registrert, og du kan enkelt gjøre dette i QuickBooks regnskapsprogramvare ved å lage en journaloppføring.
Du kan lage journaloppføringer i QuickBooks for å justere eller rette opp transaksjoner og legge inn poster som ikke kan utføres på andre måter, for eksempel justeringer i fortjeneste eller tap.
Tidsskriftregistreringsprosessen er ganske enkel, men du kan bare lage en journaloppføring for en kunde eller leverandør av gangen. Hvis du vil rette flere kunde- eller leverandørbalanser på denne måten, må du legge inn separate oppføringer. På dette tidspunktet har QuickBooks ikke gitt ut et innspillingsalternativ, selv om QuickBooks 2017 innfører noen tidsbesparende dataopptaksalternativer.
Hva er en journalinngang?
En generell journaloppføring er en regnskapstransaksjon som er innført eller postet direkte til hovedboken . Et selskaps hovedbok gjør at hovedregnskapet brukes til å registrere balanse- og resultatregnskapstransaksjoner.
For eksempel kan du ved et uhell ha skrevet inn den månedlige 100 USD-regningen i selskapets forsikringsutgiftskonto . Du kan legge inn en justeringskalenderpost for å redusere eller kreditere forsikringsutgiftskonto med $ 100 og øke, eller debitere utility expense-kontoen med $ 100 for å rette feilen.
Alle kontoene dine vil da være i riktig rekkefølge, og du vil ikke måtte endre beløpet som skyldes leverandøren din fordi den delen av transaksjonen ble registrert riktig.
Journaloppføringer for årsskiftet
Din sertifiserte offentlige regnskapsfører eller bokholder vil kanskje gjøre journaloppføringer for å fullføre årsskiftet, for eksempel å legge inn skattejusteringer i bøkene dine, registrere avskrivninger eller omklassifisere inntekter og utgifter.
Din regnskapspersonell kan gi deg spesifikk informasjon hvis du vil legge inn journaloppføringene selv ved årsskiftet, sammen med forklaringer på hvorfor oppføringene var nødvendige for din spesielle situasjon.
Slik lager du generelle journaloppføringer i QuickBooks
Du kan lage generelle journalposter i QuickBooks ved å følge disse trinnvise instruksjonene:
- Gå til firma > Lag generelle journaloppføringer fra menyen øverst på skjermen.
- Endre datofeltet, om nødvendig, i vinduet Generell journaloppføring. QuickBooks vil standard til gjeldende dato, så hvis du vil legge inn en oppføring for en forrige måned eller år, må du endre den slik at oppføringen din blir registrert i riktig økonomisk periode.
- Skriv inn et nummer for din journaloppføring i feltet Postnummer. QuickBooks vil automatisk nummerere etterfølgende journaloppføringer i rekkefølge.
- Skriv inn hovedbokkontonummeret i Konto-kolonnen. Du kan også velge den første kontoen fra en rullegardinmeny i kolonnen Konto.
- Angi debet- eller kredittbeløpet for kontoen du har valgt i Debit eller Kredittkolonner. Debetene og kreditten må være like å gjøre oppføringen balansert og tillate QuickBooks å legge inn oppføringen.
- Skriv inn et beskrivende notat i Memo-kolonnen. Det vil bli vist på rapporter som inkluderer denne journaloppføringen. Dette trinnet er valgfritt, men det anbefales at du husker senere hvorfor oppføringen ble gjort.
- Gjenta trinn 4 til 6 til oppføringene fullstendig kompenserer hverandre og transaksjonen når en nullbalanse. Din sum i Debet-kolonnen skal være lik totalen i kolonnen Kreditt, og journalinnlegget blir da riktig balansert.
- Klikk Lagre og Lukk for å lagre journaloppføringen og lukk vinduet, eller klikk Lagre og Ny for å lagre journaloppføringen og åpne et nytt vindu.
Du kan gjøre mest vanlige journaloppføringer i QuickBooks ved hjelp av disse trinnene, men hvis du vil lage journaloppføringer som påvirker en bestemt kundes kundefordring eller en leverandørens leverandørgjeld, må du sette kunden eller leverandøren på første linje av inngang.