Filhåndteringstips for digitale filer
I tillegg til å lagre dokumenter lokalt på skrivebord, bærbare datamaskiner eller mobile enheter, bruker flere og flere bedrifter skyen for grunnleggende forretningsapplikasjoner og filoppbevaring. (Se hvorfor Cloud Computing er ideell for små bedrifter og 5 ulemper med Cloud Computing. )
Videre kompliserer lagringsproblemet behovet for mange bedrifter å dele dokumenter mellom ansatte .
Innenfor et kontor er dette vanligvis oppnådd ved å bruke en filserver eller nettverkstilkoblet lagringsenhet (NAS). Hvis delt mobiltilgang er nødvendig, kan dokumenter lagres i skyen og deles ved å tildele tilgangstillatelser. Resultatet av alt dette kan være et filmanagement mareritt med noen av personens dokumenter lagret i skyen og noen lokalt, og til og med individuelle dokumenter lagret bare på ett sted eller det andre.
Organisasjon er nøkkelen til elektronisk filbehandling
Uansett hvor dokumentene er lagret, er det viktig å holde dem organisert og oppdatert. Målet med elektronisk filadministrasjon er å sikre at du kan finne det du leter etter, selv om du leter etter det år etter opprettelsen.
De fleste forretningsfolk har på en eller annen gang vært i pinlig posisjon for å ha et kundeanrop og ikke raskt kan finne den aktuelle fakturaen eller andre viktige kundedokumenter.
Like irriterende er scrambling rundt ved årsskiftet prøver å finne dokumenter relatert til selskapsregnskap for revisor eller enda verre, skattemannen .
Riktig organisering av digitale dokumenter er spesielt viktig i et felles miljø - hvis en av dine ansatte er fraværende (midlertidig eller permanent!), Bør du enkelt kunne finne dokumenter som er opprettet eller forvaltet av den personen.
(Merk at potensielt tap av dataproblemer med misfornøyde, avgangsmedarbeidere er en grunn til å beskytte forretningsdataene dine. Se 6 Regler for databeskyttelse ).
Disse filhåndteringstipsene vil hjelpe deg med å holde filene dine tilgjengelige:
1. Bruk standardinstallasjonsmappene for programfiler.
Bruk standardfilplasseringene når du installerer applikasjonsprogrammer. Under Windows, etter konvensjon, ligger programprogramfiler under (Drive Letter:) -> Programfiler-katalogen. Installere applikasjoner andre steder er forvirrende og unødvendig.
2. Ett sted for alle dokumenter.
Plasser alle dokumenter under en enkelt "rot" -mappe. For en enkelt bruker i et Windows-miljø er standardplasseringen mappen Mine dokumenter.
I et fildelingsmiljø prøver du å gjøre det samme. Opprett en enkelt rotmappe (kalt "Shared Documents" for eksempel) og lagre alle dokumenter i undermapper i rotmappen. Å ha en enkelt plassering for alle elektroniske dokumenter gjør det enklere å finne ting og å kjøre sikkerhetskopier og arkiver.
3. Lag mapper i et logisk hierarki.
Dette er skuffene til datamaskinens arkivskap, så å si. Bruk vanlig språk for å navngi mappene dine; du vil ikke se på denne listen over mapper i fremtiden og lurer på hva "TFK" eller hvilken som helst annen interessant forkortelse du oppfant betyr.
4. Nestmapper i mapper.
Opprett andre mapper i disse hovedmappene etter behov. For eksempel kan en mappe som heter " Fakturaer " inneholde mapper kalt "2018", "2017" og "2016". En mappe oppkalt etter en klient kan inneholde mappene "kundedata" og "korrespondanse". Målet er å ha hver fil i en mappe i stedet for å ha en mengde foreldreløse filer oppført.
Ikke opprett imidlertid komplekse, dyplagede mappestrukturer. Hvor det er mulig, bruk beskrivende filnavn i stedet.
5. Følg filnavnetekonvensjonene.
Noen operativsystemer (for eksempel Unix) tillater ikke mellomrom i fil- eller mappens navn, så unngå dette hvis datamaskinmiljøet ditt er blandet. Bruk i stedet underskrifter som en avgrenser (f.eks. Doe_John_Proposal.doc.) Andre tegn som /? <> \: * | "^ er også forbudt i fil- eller mappens navn under Windows.
Bruk beskrivende filnavn for enkel identifisering og gjenfinning, men gå ikke over bord - fil / sti navn har lengdegrenser som varierer mellom operativsystemene. Under Windows er maksimal full bane lengde for en fil (f.eks. Stasjonsbokstav + mappenavn + filnavn) 260 tegn. Bruk vanlige forkortelser hvor det er mulig, for eksempel Jan for januar eller Corp for Corporation.
6. Vær spesifikk.
Gi elektroniske filer logiske, spesifikke navn og inkludere datoer i filnavn hvis det er mulig. Målet når du navngir filer, er å kunne fortelle hva filen handler om, uten å måtte åpne den og se. Så hvis dokumentet er et brev til en kunde som minner ham om at betalingen er forfalsket, ring det noe som "overdue_20180115"; heller enn noe som "brev". Hvordan vil du vite hvem brevet skal uten å åpne det?
Hvis du deler filer via e-post eller bærbare enheter, vil du kanskje ha filnavnet inkludere mer spesifikk informasjon, siden mappedataene ikke vil bli inkludert i den delte filen. Hvis dokumentet ditt for eksempel er plassert i Mine dokumenter \ Fakturaer \ 2017 \ Kunder \ Doe_John_20180416.doc, og filen er delt eller sendt, vil alle mottakerne se er Doe_John_20170416.doc og kan ikke være i stand til å fortelle at filen er en kunde faktura uten å åpne den.
7. Fil når du går.
Den beste tiden å sende inn et dokument er når du først lager det. Så bli vant til å bruke dialogboksen "Lagre som" for å arkivere dokumentet ditt så vel som navnet, og sett det på riktig sted i utgangspunktet.
8. Bestil filene dine for enkelhets skyld.
Hvis det er mapper eller filer du bruker mye, må du tvinge dem til toppen av fillisten ved å gi dem nytt navn med en! eller en AA i begynnelsen av filnavnet.
9. Kull dine filer regelmessig.
Noen ganger er det gamle som åpenbart som i eksemplet på mappen "Fakturaer" ovenfor. Hvis ikke, må du holde mappene ryddige ved å fjerne de gamle filene.
Ikke slett forretningsrelaterte filer med mindre du er helt sikker på at du aldri trenger filen igjen. I stedet, i hovedsamlingen av mapper under rotmappen din, må du opprette en mappe som heter "Old" eller "Inactive" og flytte gamle filer til den når du kommer over dem.
( Hvor lenge må du oppbevare forretningsrekorder for CRA eller IRS? Forklarer hvor lenge du må beholde forretningsrekorder for å oppfylle skatteforpliktelsene dine.)
10. Sikkerhetskopiere filene dine regelmessig.
Enten du kopierer filene dine til en annen stasjon eller på tape, er det viktig å sette opp og følge en vanlig sikkerhetskopi. Se de tre trinnene til et vellykket sikkerhetskopieringssystem .
God filbehandling gjør det du vil lett finne
Administrere elektroniske dokumenter bør være en del av en samlet dokumentstyringsstrategi for virksomheten din. En skikkelig dokumenthåndteringsplan bør omfatte alle aspekter av håndtering av dokumenter, inkludert lagring, gjenfinning, sikkerhetskopiering og sikkerhet.
Søkefunksjonen er en fantastisk ting, men det vil aldri matche det enkle å kunne gå direkte til en mappe eller fil. Hvis du følger disse filhåndteringstipsene konsekvent, selv om du ikke vet hvor noe er, vet du hvor det skal være - en stor fordel når det gjelder å finne det du leter etter. God filbehandling praksis vil spare din virksomhet tid og penger .