Skjema W-2 Reporting, Form 1095-C og More
Bestemmelsene i Affordable Care Act (ACA) er komplekse og detaljerte, og det er skattemessige konsekvenser for disse rapportene. Arbeidsgivere bør vurdere sin forståelse av krav med skatt eller juridiske rådgivere før de tar noen beslutninger eller sender ut noen rapporter.
Rapporteringskrav for alle arbeidsgivere
Rapportering av ytelseskostnader til ansatte på skjema W-2
ACA "krever at arbeidsgivere rapporterer kostnaden for dekning under en arbeidsgiver-sponset gruppehelseplan." Fra og med i skatteåret 2011 ble arbeidsgivere opprinnelig opplyst om å rapportere "samlet kostnad" av "gjeldende arbeidsgiver-sponset dekning" på en ansattes W-2.
Den siste informasjonen fra IRS på dette rapporteringsbehovet (fra november 2014) er: "For kalenderåret 2012 og i de kommende årene, må arbeidsgivere generelt rapportere kostnaden for helsemessige fordeler gitt på skjema W-2." Dette kravet gjelder "alle arbeidsgivere som gir" gjeldende arbeidsgiver-sponset dekning ".
IRS sier det også
... arbeidsgivere som arkiverer færre enn 250 skjemaer W-2 for det foregående kalenderåret (for eksempel har arbeidsgivere arkivert færre enn 250 2012 skjemaer W-2 (som betyr skjemaer W-2 for kalenderåret 2012, som generelt er arkivert med SSA i begynnelsen av 2013) vil ikke bli pålagt å rapportere kostnadene ved dekning på 2013 Forms W-2 (som generelt er arkivert hos SSA tidlig i 2014).
Hva må rapporteres på en ansattes W-2?
W-2-rapporten må inkluderes på hver ansattes W-2-skjema, ved hjelp av Code DD - Kostnad for arbeidsgiver-sponset helsedekning. Når du rapporterer, inkluderer verdien av medisinsk, tann- og visjonst dekning du kan betale for.
Beregningene og hva som er inkludert i denne W-2-rapporten er komplekse og detaljene er fortsatt utarbeidet av IRS.
Les mer om dette rapporteringsbehovet fra IRS på disse spørsmålene og svarsiden.
Rapporteringskrav for store arbeidsgivere
Hvis virksomheten din har 50 eller flere heltidsansatte , anses du som en "Applicant Large Employer" (ALE) med det formål å rapportere og i forbindelse med Employer Shared Responsibility.
Heltidsansatte er de som jobber i gjennomsnitt minst 30 timer i uken.
I tillegg til rapporteringskravene beskrevet ovenfor for alle arbeidsgivere, er rapporteringskravene til ALEs:
1. En uttalelse til ansatte om helseforsikringsdekning tilbys. Denne uttalelsen må fylles ut for hver ansatt på skjema 1095-C og rapporteres til IRS. Se mer om dette kravet på denne IRS-siden.
2. Hvis bedriften din selvforsikrer sin helseplan, må du gi en uttalelse til skattemyndighetene om denne dekning. Les mer om denne utsagnet på denne IRS-siden.
Når går disse rapporteringskravene inn i effekt?
Informasjonen som kreves av ALEs må leveres fra og med 2015, og rapporter må sendes inn i 2016. Arbeidsgivere kan frivillig rapportere 2014-informasjon i 2015, men denne rapporteringen er ikke nødvendig.
Når må rapporter bli levert?
Informasjonsavkastningen for 2015 skal gis til ansatte innen utgangen av januar 2016 og til IRS, sammen med en overføringsskjema, innen utgangen av februar 2016. Merk at disse er de samme tidsfrister som for W-2-skjemaer ( bortsett fra at W-2 skjemaer må sendes til Sosialtilsynet, mens 1095-skjemaene må sendes til IRS).
Rapporter for fremtidige år har samme tidsfrister.
Ansvarsfraskrivelse: Informasjonen om arbeidsgiverkravene til Affordable Care Act er komplisert og effektive datoer og overgangslindring er forvirrende og stadig forandre, og hver forretningssituasjon er unik. Sørg for å sjekke med din skatt, forsikring og juridiske rådgivere før du implementerer noen av disse rapporteringskravene.