Hvilke offentlige arrangementsplanleggere kan lære fra Chicago City
Nabolagsorganisasjoner i byer over hele landet er vertskap for spesielle offentlige og fellesskapshendelser som utendørs festivaler, gatemesser og karnevaler. Mange av disse offentlige arrangementene - spesielt de vellykkede - blir forventede festligheter og noen ganger et stolthet for hosting-fellesskapet. Mens det er aspekter av hendelsesplanlegging og utførelse som deles på tvers av alle typer arrangementer fra bryllup til bedriftskonferanser , har offentlige arrangementer en tendens til å ha sine egne behov og utfordringer. En av disse unike offentlige arrangementsplaneringsfaktorene jobber med og mottar tillatelse fra myndigheter.
Noen ganger er den beste måten å lære bare å hoppe rett inn. Andre ganger er det verdt å lære av leksjoner og erfaringer fra andre. I dette tilfellet skal vi lære fra byen Chicago. Erfarne med å organisere rundt 350 spesielle arrangementer i hele Chicago, har borgmesterens kontor for spesielle arrangementer opprettet sin spesielle arrangementshjelpeguide og spesielle arrangementstillatelsespakke , som inkluderer praktiske ideer som andre byer og byer måtte ønske å innlemme i sine fellesskapshendelser. Her er de beste tipsene for å planlegge vellykkede fellesskapshendelser fra mesterene selv.
01 - Har en formell søknadsprosess
I Chicago krever kommunalkode organisasjoner som ønsker å være vertskap for et fellesskapshendelse for å sende inn en formell søknad som samtykker i visse hendelsesretningslinjer, for eksempel:
- Ingen avgift kan bli belastet for opptak (sett et donasjonsbeløp)
- Matleverandører må være lisensiert og ha sertifisering
- Spritleverandører må være lisensiert (kun øl og vin)
- Merchandise-leverandører må være lisensiert
- Chicago Transit Authority må bli varslet
Å ha en formell søknadsprosess for offentlige og fellesskapsspesielle hendelser kan kutte ned på arbeidsbelastningen og strømlinjeforme godkjenninger, som er en vinn-vinn for alle.
02 - Krev en spesiell begivenhetstillatelse
I tillegg til hendelsesprosessen, krever byen Chicago også at arrangørene sender inn en spesiell begivenhetstillatelse, som har sine egne krav som:
- Søknaden må sendes minst 45 dager før arrangementet
- Søknadene må være notarisert
- Arrangørene må produsere et forsikringsbevis for $ 1 million i kommersiell generell forpliktelse som navngir byen Chicago som en ekstra forsikret
Mens det i første omgang ser ut til at Chicago bare skaper ganske mange byråkratiske hoops å hoppe gjennom når det gjelder fellesskapshendelser, uten å gjøre programmene altfor vanskelige, har byen sikret at alle offentlige arrangementer vil oppfylle deres krav - mange av som relaterer seg til sikkerhet.
03 - Krev en begivenhetskart med tillatelse
Som en del av en spesiell begivenhetstillatelsesapplikasjon, bør arrangørene sende inn et arrangementskart som identifiserer gateavslutningsområder og omflytningsplan. Det bør vurdere offentlige garasjeplasser, oppkjørselen og brannbaneplass. Omkretsskilt og barrikader må overholde bykravene, og arrangørene må få disse forsyningene direkte. Følgende punkter vurderes ved utstedelse av tillatelse:
- Offentlig sikkerhet
- Nærhet til en annen hendelse i området samtidig
- Tidligere utstedelse av tillatelse til en annen begivenhet på samme stedskart
04 - Krever Telt og Canopy Tillatelser
I Chicago, telt eller baldakin som er større enn 240 kvadratmeter på offentlige arrangementer krever tillatelser fra byen. Hvis større enn 600 kvadratmeter, skal tegninger stampes av en lisensiert arkitekt eller strukturell ingeniør, og avgangs- og beredskapsplaner, inkludert skilt og belysning, må sendes. Hvis størrelsen overstiger 4000 kvadratmeter, må tillatelsesforespørselen sendes av firmaet som er ansvarlig for å opprette strukturen. Denne prosessen sikrer at sikkerhetstiltak tas alvorlig.
05 - Krev samarbeid med offentlig sikkerhetstjenestemenn
Spesielle arrangementer i Chicago må involvere både politiet og brannvesenet. Arrangørene må møtes med politibetjent (og / eller hans eller hennes representant) for å ta opp problemer som trafikkbane for nødfordeler, sikkerhetsplaner og utpekt kommandostyring ved arrangementet. Arrangørene bør utpeke en person som skal fungere som en kontakt til politiet, brannvesenet, gater og sanitære avdelinger, spesielle arrangementer og andre. Det vil bidra til at en kunnskapsrik og erfaren person på teamet ditt fungerer som koordineringspunkt for alle disse avdelingene.
06 - Oppgi en sikkerhetsbekreftelsesliste for brann
Festivaler og utendørs arrangement arrangører i Chicago er gitt en sjekkliste og kreves for å oppfylle visse krav til brannsikkerhetskode, inkludert:
- Teltene skal være laget av brannhemmende materiale (sertifisering er nødvendig)
- Brannslukningsapparater kreves i hver messe
- Midlertidige sitteplasser skal plassere 5 til 14 personer (maksimum)
- Midlertidige seterganger skal være minst 36 tommer
- Brennbare væsker må ikke lagres i telt, baldakin eller båt
- Søppel må ikke akkumuleres
- Elektriske ledninger skal tappes ned, og flere uttak anbefales
- Brannbaner for nødkjøretøy anbefales (10-fots brannbane)
- Grunnleggende HLR og førstehjelpskurs anbefales for ansatte
Erfarne eller nye offentlige arrangementsplanleggere likt alle verdsetter en god sjekkliste.
07 - Sikre sikker mathåndtering
Byen Chicago krever at leverandører deltar i en klasse ved Department of Health før de sender inn noen søknader. Leverandører må også få en Summer Festival Sanitation Training og sertifisering (tilbys av Illinois Restaurant Association). Helsepersonell, som avgjør om en leverandør vil få tillatelse til drift, opprettholder myndigheten til å suspendere enhver tillatelse til enhver tid.
Byen skisserer detaljerte regler for mat, beholdere, etiketter, matbeskyttelse, personlig personellhygiene, matutstyr, avfall, messekonstruksjon og giftig materiale. Det krever også at leverandører skal delta i et obligatorisk sanitetsseminar.
På en beslektet notats særegne hendelse må brennelisens lisenser bli mottatt 20 dager før arrangementet.
08 - Har en plan for kontraherende bytjenester
Offentlige eller private entreprenører må ansettes for en rekke tjenester, herunder postering av ingen parkeringsskilt , som gir barrikader, tauing, søppeltromler, resirkuleringstromler, linjer, feiing, renovasjon, elektriske tjenester og / eller lydutstyr. I Chicago er Department of Streets and Sanitation tilgjengelig for å tilby slike tjenester på timepris som er planlagt basert på ekspertise.
Det kreves også et resirkuleringsprogram som en del av pakken med spesielle arrangementstillatelser i Chicago. Med økende popularitet i grønne arrangementer er dette ikke en dårlig ide!
09 - Krever dyre tillatelser
Hvis dyr er involvert i hendelsen på noen måte, krever byen Chicago at navnet på en lokal veterinær som skal være til stede på arrangementet, skal sendes med hendelsesapplikasjonen. Denne personen vil være ansvarlig for å sørge for eventuelle syke eller skadede dyr. Kommisjonen for dyrepleie og kontroll kan også inspisere dyr før de brukes i offentlige aktiviteter.
10 - Administrer hendelsessignal og kampanjer
Offentlige arrangement arrangører i Chicago har mulighet til å få ekstra hendelse eksponering med light pole bannere. Selvfølgelig styrer byen disse forespørslene som krever at arrangørene fullfører et bannertillatelsesprogram som inneholder en kopi av den foreslåtte bannergrafikken, datoen for arrangementet og eventuelle andre viktige aspekter av forespørselen. Avdelingen for gater og sanitær styrer disse typer forespørsler.