Planlegging, kontroll og ytelsesvurdering
Planlegger
Et budsjett er et planleggingsverktøy som er nødvendig for å bygge et rammeverk for din virksomhet og økonomi. Ved å kombinere tidligere trender med realistiske prognoser for regnskapsåret, gir et budsjett en detaljert oversikt over eiendeler, realistiske inntekter, og hvordan disse balanserer mot forventede utgifter.
Budsjetter hjelper også med å sette mål og etablere prioriteringer. Et budsjett bør detaljere hvor finansiering kommer fra å utføre nye strategier og hvor mye inntekter som kan genereres ved å gjennomføre strategiene med hell. Linjeposter som styrer mest mulig finansiering eller genererer mest inntekter, er vanligvis prioriterte elementer, og det kan tjene som en god påminnelse om din overordnede strategi når du tar beslutninger.
Et effektivt budsjett bør bryte ned inntekter og forventede utgifter etter måned eller kvartal, og avhengig av størrelsen på virksomheten din, bør den inneholde separate budsjetter for hver avdeling.
Disse avdelingsbudsjettene bør også brytes ned etter måned eller kvartal, og samlet sett kommer de sammen for å danne ditt hovedbudsjett .
Bedrifter som er avhengige av sesongbaserte salgsinntekter, er et godt eksempel på hvorfor et budsjett er så viktig. Hvis månedene juni, juli, august og desember vanligvis genererer 75 prosent av bedriftens inntekter, gir budsjettet deg muligheten til å planlegge fremover slik at du får den beste strategien for å distribuere disse inntektene mest effektivt i løpet av en full regnskapsår.
Planlegging bør også ta hensyn til langsiktige behov. For eksempel, hvis du forventer store utgifter ett eller to år nedover veien for oppgraderinger av datamaskiner, er det en god ide å starte budsjettering for den utgiften på forhånd.
evaluering
I tillegg til å være en viktig del av planleggingsprosessen, er det nødvendig med budsjetter for å vurdere bedriftens ytelse i løpet av regnskapsåret. En del av budsjetteringen er ansvarlig for å spore faktiske inntekter og utgifter og sammenligne dem med det som ble budsjettert. Dette bidrar til å sikre at virksomheten din holder fast i sine planer, men budsjettering gir også et viktig middel til å identifisere problemer og muligheter.
For eksempel hvis salget i første kvartal er lavere enn det du budsjetterte, vil du vite at du sannsynligvis må finne utgifter for å kutte senere i regnskapsåret for å være lønnsomt. Et mer positivt eksempel kan være salg av et nytt produkt som overstiger forventningene. Ved å spore denne trenden og sammenligne den med det som var budsjettert, vil du vite at du har ekstra inntekter til å kanskje revidere budsjettet med planer om å øke produksjonen eller ansette ekstra ansatte til å håndtere den ekstra virksomheten.
Finansiering
En historie med å skrive lyd, detaljerte budsjetter og holde seg til dem, kan hjelpe til med å vise långivere eller potensielle investorer at du vet hvordan du skal utvikle en forretningsplan og få den til å fungere.
Långivere og investorer vil sikkert grille mye mer dypt inn i økonomien og historien, men hvis de ikke ser tegn på sterke budsjetteringspraksis, kan det være nok av et rødt flagg for å skru dem bort.
Hvis du åpner en ny bedrift og har liten eller ingen historie, må du gjøre opp for den mangelen på en track record med detaljert støtte for budsjettet. Dette betyr å gjøre forskning på markedet og vise hvordan tidligere trender eller kanskje et tomrum i bransjen støtter tallene du presenterer. Denne typen oppmerksomhet på detaljer kan hjelpe deg med å få seriøs vurdering fra långivere eller investorer.
Bemanning
Selv små bedrifter med bare få ansatte må sørge for at de er bemannet riktig for å skrive og vedlikeholde et budsjett. Hvis du for eksempel eier og driver en liten kafé, kan du ha en unik meny og et rykte for kvalitet kundeservice, men det betyr ikke at du er en finansiell profesjonell.
Hvis du ansetter en heltidsperson for å håndtere bøkene dine, er det ikke realistisk, bør du vurdere deltidshjelp eller arbeide med et eksternt konsulentfirma, spesielt tidlig og årlig når det kommer tid til å skrive et nytt budsjett for neste regnskapsår. SCORE, tilknyttet US Small Business Administration, består i stor grad av frivillige med bakgrunn i næringsliv og finans som gir veiledning og rådgivning til små bedrifter. Dette kan være en verdifull ressurs når du bare er i gang eller når du møter en betydelig utfordring. I tillegg til å hjelpe med budsjettering eller andre problemer, kan det sette deg i kontakt med andre ressurser i samfunnet ditt.
programvare
Noen av de beste verktøyene for å skrive et detaljert budsjett og holde seg til det, er programvare, og de går utover bare Microsoft Excel eller andre regnearkprogrammer. Bedrifter som Quicken tilbyr rimelige programvare for budsjettering og sporing av inntekter og utgifter. I tillegg kan du allerede bruke PayPal, Square eller andre lignende Internett-tjenester med POS-systemet, og som Quicken, tilbyr de verktøy for å skrive et budsjett og spore inntekter og utgifter.
Du trenger ikke en grad i økonomi for å lære å bruke disse programmene for budsjetteringsprosessen, men det kan være verdt å se på å ta en klasse for å hjelpe mestre alle de aktuelle funksjonene de tilbyr.