01 - Strek vei til Gmail CRM
Jeg sier "nesten perfekt" fordi ingenting går helt til fullkommenhet. Men som Gmail-lover og en profesjonell eiendomsmegler har jeg ikke funnet noe som kan tilsvare Streak for CRM i Gmail. Alle mine krav til et eiendoms CRM-system er inkludert i den installerte appen og inne i Gmail.
La oss tenke på hva vi vil klare i vår Customer Relationship Management-løsning i sin enkleste form. Enkel er greit, men jeg vil ha en viss minimumsfunksjonalitet:
- Administrer kjøperledninger fra begynnelse til tap eller kjøpsaftale.
- Administrer selgerledninger fra begynnelsen til en noteringsavtale.
- Administrer en notering fra noteringsavtale gjennom til en salgskontrakt.
- Administrer en transaksjon, kjøper eller selger side, fra kontrakt til slutt.
Det er de grunnleggende komponentene som må være i systemet mitt. Hvis du tenker på dem, har de hver en viss flyt til dem, og det er der Streak skinner. Jeg tar deg gjennom hver av disse prosessene med Streak-skjermen inne i Gmail. Først, la oss få to grunnleggende komponenter av Streak forklart.
- Rørledninger: Dette er strømmen av en prosess. Hver av de fire elementene ovenfor har en logisk strøm fra begynnelse til slutt eller neste trinn. I Streak er det en rørledning. Kartlagt, rørledninger er som kolonner i et regneark, hver kolonne neste fase av prosessen.
- Bokser: Denne er ikke så åpenbar, men egentlig er enkel hvis du tenker på det logisk. En boks er raden i et regneark, og kan være omtrent alt du arbeider gjennom prosessen. Behandler kjøperen fører til konklusjon, boksen vil være informasjon om kjøperen (e). Boksen blir en rekord i CRM-databasen, som jeg vil vise deg i et annet trinn.
La oss gå videre til neste trinn der vi skal se på vår første rørledning, Kjøperarbeid, Hovedprosessen.
02 - Kjøperens ledningsrørledning i Streak for Gmail
Dette er ditt første blikk på en rørledningsvisning, fargerik, men også veldig tydelig en sti med piler fra begynnelse til slutt. Vi jobber med en kjøperledelse som nettopp kom inn i vårt system, kanskje fra en henvisning eller et nettsted. Det er maler for å velge en rørledningstype, og en er for en eiendomsavtale. Jeg endrer bare den ene for hvert av disse eksemplene, så dette er min prosess. Jeg prøver å holde det enkelt, men logisk for å spore prosessen.
- Lead - Jeg har nettopp kommet inn i systemet.
- Kontaktet - Jeg har gjort et første forsøk på en samtale, kanskje e-post eller telefonsamtale.
- Tilsvarende - Vi snakker eller sender e-post, men ingen ansikt til ansikt eller showinger ennå.
- Avtale eller Showings - Vi sjekker ut eiendommer.
- Oppfølging - Tilbake på kontoret, følg opp på tankene sine om hjem de så.
- Kontrakt i forhandlinger - Vi har skrevet opp en avtale og forhandlet med selger (e).
- Kontrakt døde eller akseptert - Avtale døde eller ble akseptert. Hvis døde, kan vi flytte dette prospektet tilbake til riktig trinn og fortsette å jobbe med dem.
Nå ser vi vår første boks, som er rett og slett kjøperens kontaktoppføring. Du kan skrive dem rett inn i en rad under blybjelken i kroppen. Jeg skrev inn navnet "Rob K." å komme i gang. Men går over til venstre side av raden, kan du klikke på boksikonet for å gå til detaljrekordet. Her er instruksjonene for å opprette en ny boks i pipelinevisningen. Vi vil se på rekorddetaljene neste.
For øyeblikket legger du merke til at det er en underkolonne for scenen de er i, og alt du trenger å gjøre er å klikke på det for å velge et annet stadium for å flytte boksen din (kjøperen) til neste trinn, i dette tilfellet Kontakt. Når du beveger dem, i bunnen, beveger de seg ned gjennom stadiene, og i øverste del beveger de seg fra venstre til høyre.
03 - Selger Lead Arbeidsledning
Her ser du rørledningen jeg satt opp for en notering / selgerledning. Det begynner når de kommer inn i systemet og slutter når de lister med meg eller noen andre. Prosess trinnene er:
- Lead - Bare inngått system, ingen handling er tatt ennå.
- Kontaktet - Enten e-post eller telefon kontakt gjort.
- Oppfølging - Tid mens jeg jobber for å få en noteringsavtale.
- Første avtale - En avtale er satt, og / eller pågår.
- Venter - Avtale over, venter på en avgjørelse fra dem.
- Oppført med andre - Tapt dem til en annen agent eller megler. Vil fjerne dem fra denne rørledningen, men deres informasjon forblir i databasene.
- Til oppføring - De lister opp med meg, og jeg legger dem til Min Liste Management Pipeline.
Du får strømmen nå. Når du har flere bokser (prospekter) i en av disse rørledninger, grupperer de under i riktig stadium, og du ser antall bokser i et stadium øverst. Du har sorteringsalternativer for hvordan deres oppføringer vises nederst på skjermen.
04 - Listing Management Pipeline i Streak for Gmail
Når en selger velger å liste med meg, blir deres boks (databaseoppføring) flyttet til rørledningen for oppføringsledelse. Du begynner å se effektiviteten her, siden du kan gå inn i Gmail hver dag og løpe gjennom fire rørledningsvisninger og se alt du har arbeidet og i hvilket stadium av prosessen.
- Listing Signed - De har signert oppføringen og jeg kommer til å jobbe med det.
- Datainnsamling - Dette er mens jeg samler sine dokumenter, måler hjemmet, registrerer eiendomsinformasjon for MLS, etc.
- Oppføring i MLS - Det er nå live på MLS, Multiple Listing Service
- Markedsføringssett - Jeg har satt opp annonser, en enkelt oppføringswebside, annen markedsføring. De vil ikke bevege seg før jeg har satt opp alle annonser for å starte løp.
- Bli vist - Eiendom blir vist, venter på en kontrakt.
- Kontrakt i Forhandling - Kontrakt mottatt og forhandlet med kjøper (e).
- Kontrakten ble avsluttet - Kontrakten ble ikke akseptert på begge sider, og flyttet oppføringsboksen tilbake til det som er vist. Hvis utløpt og tapt, vil boksen, men ikke databaseopptak, bli fjernet fra rørledningen.
- Til Transaksjon - Flytt dem til Transaksjonsrørledning fordi kontrakt utføres av begge sider.
Jeg holder disse stadiene brede, ikke blir for detaljerte, siden jeg ikke vil ha en lang rekke piler øverst. Målet er å bare holde alt organisert med en rask visning som forteller meg status og fremgang for alle ledere, oppføringer og neste; transaksjoner. Du kan legge til egendefinerte felt i postene dine og få dem til å vises i underraden like under pilene i rørledningen.
Neste ser vi rørledningen som fører til penger!
05 - Transaksjonsledelse Pipeline for Streak i Gmail
Dette er pengepipelineen, og tar en kontrakt fra aksept gjennom lukning. Jeg bruker det samme for både kjøper og selger side, da stadiene er brede og gjelder for hver transaksjon. På denne måten viser bare en enkelt rørledning meg scenen til hver transaksjon jeg jobber med.
- Tilbud / Nego / Kontrakt - Kontrakten blir forhandlet, når den er akseptert av begge sider, vil den bevege seg sammen.
- Tittel / Undersøkelse / Inspeksjon - Generelt er de første tingene vi hopper på, å sette opp escrow, søke om tittelbinder, sette opp inspeksjoner, etc.
- Reparasjon Nego. - Dette er etter at inspeksjonene er levert og mottar transaksjonsboksen hvis det er krav til reparasjoner eller penger av kjøperen / leverandørene.
- Vurdering / Lån - Forutsatt at reparasjonene ble løst, er det generelt nå om å få tak i vurderingen og lånet er godkjent.
- Pre-Closing - Mange detaljer før du kommer til sluttbordet.
- Lukking - Den lukkes i dag eller i morgen, og du lar den stå her før du får din provisjonskontroll.
Denne er ganske selvforklarende nå når du forstår hvordan rørledninger og bokser fungerer. Jeg lager ganske enkelt en ny boks for transaksjonen, oppkalt noe som "Smith Sale to Jones." Jeg kan deretter dumpe all informasjon som kommer gjennom Gmail, i boksen for å holde alt sammen for rask referanse.
06 - Formula Columns
Jeg finner ikke provisjoner før jeg ser sjekken ... vel mesteparten av tiden. Du kan imidlertid gjøre beregninger i kolonner, en kraftig funksjon.
Merk først Streak-ikonet og lenken øverst i Gmail. Hvis du klikker på dette, faller du ned et fullverdig hjelpesystem som forteller deg alt du trenger å vite, og du forlater aldri Gmail-skjermen. Jeg ønsket å se hvordan du oppretter en formel kolonne, så klikket på linken og fant en del i hjelpen for dette. Du kan se på bildet at det er en komplett opplæring for å lage formler.
07 - The NewsFeed og så mye mer
Når du arbeider i rørledninger, kan du klikke på NewsFeed-knappen øverst til høyre i Gmail, og du vil bli presentert med en feed av handlinger du har tatt i forhold til denne rørledningen og bokser. Du kan lett holde tritt med hva du har gjort med denne NewsFeed.
Jeg har gitt deg en veldig bred oversikt over Streak for Gmail CRM, og du må sjekke ut de mange funksjonene. Det er en gjenkjennelig platevisning for hver av dine kontakter, potensielle kunder, potensielle kunder og transaksjoner. Ved å klikke på boksikonet i rørledningen, kan du gå til den aktuelle skjermen, gjøre endringer og tillegg og klikke på relatert informasjon.
La oss se på en annen skjerm, hvordan du samhandler med Streak fra en epost i Gmail.
08 - Legge til en boks fra e-post i Gmail
En av de beste og vanligste måtene som brukes til å lage en boks i en rørledning, er å gjøre det fra en e-post. Dette er spesielt nyttig når du mottar en ny ledelse i en e-post. Se på bildet at det nå er en knapp øverst på individuelle Gmails som lar deg opprette en ny boks, legge til i en eksisterende boks eller redigere en boks.
La oss si at du får en ny kjøperens ledelse via e-post. Du klikker bare for å lage en boks, og du legger den til i køberens arbeidsrørledning med navnet på prospektet som boksenavnet. Nå, hver e-post du mottar fra alle som er relatert til å jobbe denne kjøperen, kan du ganske enkelt bruke denne prosessen for å legge dem til kjøperboksen i rørledningen. Nå er det mer som en ekte filboks, da den har flere relaterte elementer i den.
Dette er også et flott verktøy i Transaksjonsrørledningen. Når du mottar e-post fra den andre agenten, tittelfirmaet og andre, legger du bare til dem i Transaksjonsboksen.
Det er mye mer, men dette vil pakke inn artikkelen. Ha det gøy, og sjekk det ut, da Streak har et for alltid gratis alternativ.
09 - Email Tracking som et CRM og Legal Tool
En bonus fra Streak er e-postsporing. Bildet viser en historie med åpningen av den viste e-posten. Du får også merknader om at e-post åpnes som en pop-out hvis du vil ha dem. Jeg liker å vite at mine e-postmeldinger er mottatt og åpnet, spesielt i transaksjoner.
Tross alt handler CRM om å administrere et forhold, og en del av det er å vite at du kommer til dine e-postkontakter. Det kan også komme til nytte i fremtiden hvis du har oppgave av en domstol å vise at informasjon eller dokumenter ble levert i tide. Det handler ikke bare om at du gjør noe galt. Jeg har hatt tidligere klienter be meg om å gi dem dokumentasjon om e-post for handlinger der de er involvert som ikke hadde noe med meg å gjøre.
Et virkelighetseksempel innebærer en byggherre ut av statsklient som kjøpte en landpakke i fjellet med sikte på å bygge et pensjonisttilværelse. Området hadde tidligere vært involvert i tvister med fylket om hvorvidt det var lovlig oppdelt eller ikke. Hver forandring i fylkeskommunen syntes å generere en ny kontrovers.
I min due diligence for klienten fant jeg ut at det var et toårig brev fra fylkesadvokaten som sier at eiendommen skulle anses som lovlig og gitt byggetillatelse dersom det søkte om det. Jeg ba om et nytt brev, selv om det var samme fylke advokat. Etter å ha smurt litt, ble et nytt brev utstedt. Jeg sendte en kopi til klienten min og sa at dokumentet vi ventet på, var levert, slik at vi kunne gå videre med kjøpet.
To år senere, og med en annen fylkesadvokat, søkte han om byggetillatelse og ble nektet. Han kontaktet min eiendomsadvokat for å få hjelp. Advokaten kontaktet meg for å spørre om det var noen dokumentasjon som viste at vi var avhengige av brevet ved kjøp. Jeg trakk opp e-posten med sporing og fylket utstedte tillatelsen. Sporing av e-post er bare god forretningspraksis.