En titt på fordeler og ulemper ved et papirløst kontor
Her er en titt på fordeler og ulemper ved et papirløst kontor for å hjelpe deg med å avgjøre om papirløs er en smart beslutning for din småbedrift.
Pros av et papirfritt kontor
1. Miljøvennlig - Ifølge The Daily Green står papir for 25% av deponeringsavfall, og hvis USA reduserer kontorpapirbruk med bare 10%, vil det forhindre utslipp av 1,6 millioner tonn drivhusgasser. Og det er bare for papir, uten å ta hensyn til produksjon og avhending av blekkpatroner og energien som brukes av skrivere. Å gå papirløs er en miljøbevisst beslutning.
2. Kostnadseffektiv - Som det er fordeler med et papirløst kontor for miljøet, er det også fordeler for småbedriftsbudsjettet. Tenk på hvor mye du bruker hver måned på papir, blekk, porto og andre forsyninger som støtter et papir-tungt kontor. Deretter bør du vurdere hvor mye det tar å lagre alle dine fysiske forsyninger og faktiske dokumenter. Det kan være ganske dyrt. Over tid, å gå papirløs kan resultere i store besparelser for småbedrifter.
3. Enkel tilgang - Å være papirløs betyr at alle dine viktige dokumenter er digitalisert. Du kan sikkerhetskopiere dem til Cloud eller få tilgang til dem via et eksternt skrivebordsprogram, noe som gir deg muligheten til å jobbe fra et mobilkontor , eller hvor som helst, og vær produktiv.
4. Fil Organisasjon - Hvis du noensinne har kastet bort tid på å shuffle gjennom et uorganisert arkivskap eller stabler papir for å finne det du leter etter, vet du hvor tungvint papirdokumenter kan være å administrere.
Når du lager et papirløst kontor, oppretter du et digitalt filsystem som er enklere å organisere, søke og justere over tid. Dette gjør det som en gang var en smertefull prosess for å finne et dokument så enkelt som å utføre et søk.
Ulemperne ved et papirløst kontor
1. Systemfeil - Digital kan være rask tilgang, men det betyr også raskt tap. Tenk på hva som ville skje med alle dine forretningsdokumenter som er lagret lokalt på datamaskinen hvis systemet ditt krasjer. Du kan miste alt. Det er viktig for alle små bedrifter, og spesielt de som er papirløse, å ha et system for sikkerhetskopiering og beskyttelse av data utenfor nettstedet.
2. Sikkerhet - Digitale filer kan ikke beskyttes av en lås på et arkivskap eller kontordøren, så sikkerheten til dokumenter og sensitiv informasjon er et alvorlig problem for papirløse kontorer. Løsninger inkluderer kryptering, lokale servere og begrenset tilgang, alle som har sine egne kostnader og fordeler. I tillegg er det viktig å vurdere enkelte virksomhets natur og følsomheten til materialer som håndteres hver dag (tenk på regnskapsføreren din), ikke bare la seg til å gå papirløs.
3. Revamp Processer - En del av overgangen til et papirløst kontor innebærer å gjennomgå alle dine nåværende operasjonsprosesser og finne tilstrekkelige alternativer.
For eksempel kan det hende du må begynne å bruke en elektronisk signaturtjeneste, online fakturering og betalingstjenester , og andre programmer som erstatter behovet for fysiske dokumenter. Alle dine ansatte må også trent i det nye systemet når det er på plass.
4. Tidsintensiv - Å gå papirløs er ikke en over natten prosess; det er mange faktorer å vurdere. Det tar tid å vurdere alle implikasjonene ved å forlate papirverdenen bak, og like lenge for å implementere alle endringene i operasjonene dine som støtter å være papirløse.
Beslutningen om å gå papirløs er en som varierer fra bedrift til bedrift, og det er absolutt ikke en universell beslutning som passer for alle selskaper. Den viktigste delen av å ta beslutningen om å gå papirløs, gjør forskningen din, slik at du kan bestemme om fordelene oppveier utfordringene.
Deretter oppretter du en systematisk prosess som ikke bare gir deg fordelene ved å være papirløs, men også bidra til å forbedre produktiviteten din samtidig.