Å bli organisert innebærer mye mer enn bare stivne stabler papirer og dusting av roten du har på skrivebordet ditt. Organisasjonen innebærer å skape systemer og prosedyrer for alle forskjellige deler av virksomheten din; dette har potensial til å hjelpe deg med å bli mer produktive og lønnsomme. Ideene nedenfor inkluderer noen av de beste måtene du kan bli mer organisert i din småbedrift. Prøv bare en for langsom og vedvarende forbedring eller planlegg å inkorporere et nytt organisasjonsprosess hver måned i virksomheten din i år.
01 - Ta kontroll over papirer og dokumenter
Nå som du har en bedre ide om hvilken type dokumenter du jobber med, er det på tide å lage - eller forbedre - kontors arkiveringssystemet. Susan Ward sette sammen en nyttig veiledning for å lage et dokumenthåndteringssystem som kan hjelpe deg med å lage eller finjustere papirprosessen din og få den organisert.
Hvis du bestemmer deg for at det er på tide å begynne å bevege seg mot et papirløst kontor ( les disse fordeler og ulemper først ), så kan du begynne å skanne inn og digitalisere kvitteringene dine ved hjelp av online fakturering og betalingstjenester som FreshBooks, som går over til et digitalt signaturprogram som DocuSign , og bruker Cloud for data backup og arkivering. Hvis du samler visittkort på arrangementer i løpet av året, kan det også være lurt å investere i en visittkortskanner, slik at du umiddelbart kan digitalisere kontaktinformasjon og dike papirkortene.
02 - Bruk riktig produktivitetsverktøy
- Kontaktadministrasjon. Fra å holde oversikt over kundene dine for å huske folk du møter mens du er på nett, trenger hver småbedriftseier et system for å administrere kontaktinformasjon. Du kan velge et omfattende CRM-system (Customer Relationship Management System) som Salesforce, eller for mindre skalahåndtering kan du konfigurere din eksisterende Kontakter-app for å jobbe for bedriften din.
- Møter og kommunikasjon. Enten du gjennomfører møter ansikt til ansikt, på telefon eller via videochattjenester, er det en måte å gjøre prosessen mer organisert. Du kan bruke en tjeneste som Do for å få møtene dine mer organisert - før, under og etter.
- Regnskap og bokføring. Organiser og effektiviser måten du fakturerer, ta betalinger på, og administrer kontantstrøm med verktøy som Quickbooks Online, Xero og Wave.
- Reise- og kostnadssporing. Du kan bruke apps som Expedia og TripAdvisor for å gjøre reiseplaner enklere. Så, når du er på vei, kan apps som Expensify hjelpe deg med å spore utgifter og gjøre rapportering når du kommer hjem mye mer organisert.
- Social media management. Vi vet alle hvor mye tid det kan bli bortkastet på sosiale medier hvis du ikke nærmer deg det på en systematisk og organisert måte. Det er derfor verktøy som Hootsuite og Buffer kan være uvurderlige for småbedriftseiere.
- E-postadministrasjon. Hvis du bruker Gmail i småbedrifter, har du tilgang til ganske mange Google-utvidelser som raskt kan få innboksen din organisert. Hvis du bruker en annen e-post-app, kan du prøve SaneBox for automatisk filtrering, påminnelser og mer.
- Prosjektledelse. En god prosjektledelsesapp vil hjelpe deg med å spore oppgaver, dele filer og samarbeide med lagkamerater alt på ett sted, og det kan være et av de beste verktøyene du kan bruke til å få arbeidet ditt organisert. Prøv Basecamp eller Asana for en all-in-one prosjektledelse løsning.
Produktivitet er en veldig personlig prosess, og programmene du trenger, vil være spesifikke for deg arbeidet du gjør og måten du pleier å jobbe på. Ta deg tid til å utforske hva dine behov er, før du tar i bruk et nytt verktøy i prosessen. Du trenger kanskje ikke så mange som du tror. For mer produktivitetsverktøyinspirasjon, les denne artikkelen med 101 småbedrifter produktivitetsapper og utforsk disse 27 tidsbesparende appene .
03 - Få din datamaskin organisert
Her er en liste over ting du kan gjøre akkurat nå for å få datamaskinen organisert og tilbake i arbeidende form:
- Ryd opp skrivebordet ditt. Det er et par måter du kan gå her, og alt avhenger av arbeidsstilen din og hvordan du bruker datamaskinen. Du kan kvitte seg med alt fra skrivebordet ditt unntatt papirkurven din (husk at appikonene på skrivebordet ditt er bare snarveier - alle dine faktiske apper lever vanligvis i mappen Programmer). Eller du kan legge til noen få snarveier til de mest brukte appene og filene dine. Jeg har en tendens til å feire mot det første alternativet, så strømlinjeformet som mulig, men bruker ofte skrivebordet mitt for enkel tilgang til filer jeg jobber med. Deretter flytter jeg dem til fast bolig når jeg er ferdig.
- Sett opp et digitalt arkiveringssystem. Når du snakker om å gi dokumentene dine et fast hjem, er dette stedet du lager et arkiveringssystem som gir full mening til deg, slik at du kan finne dokumentene du trenger når du trenger dem. Denne veiledningen til fil- og mapporganisasjon gir en rekke gode tips for å hjelpe deg med å komme i gang.
- Oppdater programvare. Hvis datamaskinen din er satt til å automatisk installere program- og operativsystemoppdateringene, er det bra. Hvis det er en manuell prosess for deg, bør du sjekke for oppdateringer minst to ganger siden mange inkluderer sikkerhetsoppdateringer. Deretter, en gang i året, gjennomgå gjeldende versjoner av programvare du bruker og ta avgjørelsen om det er tid å oppgradere.
- Skann etter virus og ytelsesproblemer. Uansett hvilken type datamaskin du har, kan alle få virus eller skadelig programvare (ja, til og med Macer!). Hvis du har en Windows-basert datamaskin, vil disse PC-vedlikeholdstipsene fra PCWorld hjelpe deg med å holde datamaskinen frisk og går jevnt.
- Bekreft integriteten til data backupen din. Du sikkerhetskopierer dataene dine, ikke sant? Hvis ikke, hopp over alt annet for øyeblikket og gjør dette først. Du kan enten bruke en Cloud-basert data backup-tjeneste som Carbonite, Backblaze eller CrashPlan, eller du kan bruke en ekstern harddisk som du plugger inn i datamaskinen din (jeg gjør begge deler). Med enten alternativet kan du konfigurere tjenesten eller stasjonen for å utføre kontinuerlige automatiske sikkerhetskopier, slik at du ikke trenger å gjøre noe manuelt. Deretter, en eller to ganger i året, går du inn i sikkerhetstjenesten eller kjører og peker rundt for å sikre at alt er der og tilgjengelig hvis du trenger å trekke kopier til din lokale datamaskin.
- Snakk innboksen din. Mange småbedriftseiere har et kjærlighetsforhold med sin e-postboks. De elsker det fordi det er et svært produktivt og effektivt kommunikasjonsverktøy; men de hater det fordi det raskt kan komme seg ut av kontroll som forårsaker unødvendig stress . Det er ting du kan gjøre for å holde innboksen din på linje, for eksempel ved å bruke automatisering, effektivisere det du mottar daglig, og begrense hvor ofte du sjekker epost i løpet av dagen. Les denne artikkelen for tips om e-postadministrasjon som vil gjøre innboksen til et kraftig produktivitetsverktøy, og ikke en stor tid suger.
Tipsene ovenfor vil hjelpe deg med å få din småbedrift mer organisert umiddelbart, men husk hvor fort ting kan komme ut av kontroll. Forbind disse aktivitetene med en oppløsning for å foreta en rask og enkel gjennomgang av papirene, produktivitetsverktøyene og datastatusen noen ganger i måneden, slik at du kan holde orden og forhindre at ting når overveldende nivåer av uorganisering.