Selv om mange gründere kan begrense deres Excel regneark bruk til sine bokføring systemer, som de ser programmet som bedre egnet for sporing, postering og opptak transaksjoner, Excel kan være like skummel for regnskapsoperasjoner. Med en forståelse av de riktige formlene og grunnleggende prosesseringsmetoder, vil selv de mest mattefobiske bedriftseierne finne Excel-regneark lett å navigere.
Hva Excel Regneark har å tilby
Excel er et Microsoft Office-program utviklet for å kunne beregne, tabell, diagram og sammenligne data for nåværende og fremtidig referanse. Og som de fleste andre Microsoft-programmer, er funksjonene robuste og kan brukes med så lite eller så mye kompleksitet som du foretrekker.
Utover enkel bokføring kan regnskapsfunksjonene i Excel hjelpe deg med å avgjøre hvor virksomheten din står økonomisk, generere detaljerte rapporter, spore lister over leverandører, ansatte og kunder, og utarbeide regnskapene for skatteperioden hvert år.
Her er noen eksempler på hvordan du bruker Excel-regneark for grunnleggende småbedriftsregnskap.
Slik bruker du Excel til å spore forsyninger, innkjøp og kostnader
Å skrive inn data i Excel for å opprettholde en oversikt over dine kjøp, salg og utgifter er forholdsvis grei. Når du åpner Microsoft Excel, starter du et nytt regneark, og begynner å tildele etiketter til kolonnene som inneholder datoene og tallverdiene for hver rekkefølge av forsyninger, hvert salg og hver utgift.
Når kolonnene dine er merket, skriv inn tilbuds-, salgs- eller kostnadsbeløpene i hver kolonne i riktig rad med riktig dato.
For å se denne enkle prosessen i aksjon, her er en videoopplæring som går deg gjennom trinnene: Slik bruker du Microsoft Excel for Small Business Accounting.
Slik bruker du grunnleggende formler og snarveier i Excel
I den tidligere opplæringen har du kanskje lagt merke til at instruktøren har opprettet sumformler i Excel for å beregne fortjeneste basert på forsyningskjøp, salgs- og kostnadsdata. Formler hjelper regnskapsførere og entreprenører likt å navigere funksjonene i Excel mer effektivt.
Så før du dykker inn i mer detaljerte forklaringer av grunnleggende småbedriftsregnskap med dataene du skrev inn i Excel-regnearket, kan det være nyttig å lære mer om tipsene, triksene og formlene du kan bruke til å gå videre.
Her er en praktisk videoopplæring som dekker noen av de mest aktuelle og nyttige formlene i Excel: Topp 25 Excel 2016 Tips og triks.
Slik bruker du Excel for å opprette en fortjeneste og tap
De fleste gründere foretrekker å ha informasjonen relatert til virksomhetenes fortjeneste eller tap, skilt fra andre data. Dette gjør det mulig for dem å se gjennom og sammenligne inntektene sine under ulike årstider, spesifikke endringer i prosjektene eller arbeidsbelastningen, eller for eventuelle forhold som kan påvirke selskapets økonomiske helse.
Den beste måten å se denne informasjonen separat på, er i resultatregnskapet (P & L) eller resultatregnskapet.
Heldigvis har Excel ferdige maler for å hjelpe deg med å opprette, fylle ut og opprettholde et resultatregnskap når du driver virksomheten din. Men det er best å lære hvordan P & L-setninger fungerer manuelt, uansett om du velger å bruke maler som følger med i programmet.
For å se hvordan du bygger en enkel fortjeneste og fortolkningsoppgave i Excel uten hjelp av en mal, her er en videoopplæring som illustrerer hvordan du kommer i gang: Opprettelse av styringskontoer ved hjelp av Excel: fortjeneste og tap.
Slik bruker du Excel til å generere rapporter og ark
Utgiftsrapporter, salgsrapporter, balanser, hovedbok, du nevner det. Hvis det er en ting bokholdere og regnskapsførere liker å skape det er rapporter.
Heldigvis har Microsoft Office gjort det enklere å generere rapporter med hver ny Excel-programvareoppdatering.
Som bedriftseier er det ikke noe du bare lager for investorer, forretningspartnere eller bankleder. Rapporter lar deg fange en generell oversikt eller en detaljert detalj om bedriftens økonomiske helse uten mye data for å forklare konklusjonen. Som sådan, de er utrolig hjelpsomme til deg som gründer for å måle tilstanden til din bedrift med et blikk, til enhver tid.
For å lære å generere enkle sammendragsrapporter, er det her en videoopplæring som instruerer hvordan man bygger en salgsrapport i Excel: Opprette en salgsrapport i Excel: Grunnleggende nivå.
Utgiftsrapporter krever noen forskjellige trinn. For å komme i gang, her er en videoopplæring som instruerer hvordan man bygger en kostnadsrapport eller et ark: Microsoft Excel: Opprette et enkelt utgiftsark.
Hvis du er interessert i å legge til mer visuell grafikk i rapportene dine som gjør at leserne bedre kan forstå informasjonen, er det en videoopplæring om hvordan du lager pivottabeller, strekgrafer og dashboards: Introduksjon til pivottabeller, diagrammer og oversikter i Excel .
Og hva ville et lite regnskapssystem være uten en hovedbok? Her er en grundig videoopplæring om å lage en generell hovedbok for virksomheten din: Lag en generell hovedbok ved hjelp av Excel.
Utvide Microsoft Excel Know-How
Hvis Microsoft Excel er et program du sjelden har brukt før du eier en bedrift, kan det virke skremmende til tross for det strømlinjeformede oppsettet. Det er imidlertid fagfolk som bruker Excel hver dag, og er fortsatt usikre på alle programmets mest avanserte funksjoner. Det er denne allsidigheten og omfattende tilgjengelighet som gjør den velegnet som et verktøy for småbedriftsregnskap.
En måte å sikre at entreprenørdrømmene dine kan blomstre og utvide til neste nivå, er å spille en aktiv rolle i bedriftens regnskapsrutiner. Med utgangspunkt i de mest enkle funksjonene, kan småbedriftseiere lære hvordan man styrer sine økonomiske poster og vokser sine Excel-ferdigheter sammen med selskapenes finanspolitiske helse.
I tillegg til videoopplæringen inkludert ovenfor, har Microsoft også et eget Excel-treningsbibliotek som kan hjelpe deg med å finjustere Excel-ferdighetene, slik at du kan utnytte verktøyet enda mer i småbedrifter.