Bestem om du virkelig trenger et møte
Først avgjøre om det er nødvendig å planlegge et møte.
Ofte tenker vi på et formelt møte som den beste måten å dele informasjon på eller diskutere et emne. Men hvis nyheten kan leveres via e-post eller konferansesamtale, eller bare ved å samle noen få personer på kontoret i 15 minutter, så hopp over det formelle møtet.
Bare invitere folkene som virkelig trenger å være der
Noen gang blitt invitert til et møte og lurte på - halvveis gjennom - hvorfor er du der? Ikke kast bort folks tid ved å invitere dem til et møte som de ikke trenger å delta på. Det vil ikke være et effektivt møte. Trenger noen fra regnskap til stede på møtet for å svare på budsjettspørsmål? Deretter inviter en person fra regnskap som passer for den oppgaven.
Hvis en kollega eller veileder trenger å bli informert om hva som ble diskutert på et møte, trenger du ikke å invitere dem til det aktuelle møtet. Bare utarbeide et sammendrag og send det til dem etterpå. De vil sette pris på tidsbesparelsen, og du er sikker på at - fordi du legger informasjonen skriftlig - at de er fullt informert om diskusjoner.
Send ut møte påminnelser
Livet er opptatt og kalendere blir raskt booket med planlagte aktiviteter. Send ut en ettermøtepåminnelse to dager før møtet. Dette vil bekrefte de personene som reagerte på at de ville være til stede og også informere deg på forhånd om tidsplanene har endret seg og nøkkeldeltakere ikke kan gjøre planlagt møtetid.
Ha en agenda
For å planlegge effektive møter må du først planlegge det som skal diskuteres. Hva er målet med møtet? Hva søker du å oppnå? Utvikle en møteagenda på forhånd og distribuere den til deltakerne. Angi starttidspunktet og ta med en kort liste over emner som skal behandles. Ikke legg ned ditt eget møte med en lang, altfor detaljert agenda. Angi ved navn alle personer som vil være ansvarlige for rapportering på et bestemt område.
Vær klar over forventningene
Når du først sender ut varsel om møtet, vær klar over formålet og forventningene dine. Vil møtet dreie seg om en presentasjon, og deltakere bør være forberedt på å ta notater? Eller er dette en brainstorming hvor deltakerne forventes å komme opp med ideer og forslag?
I enkelte bedriftskulturer er ansatte samlet for å bare høre og deretter gå tilbake til deres arbeidsområder. I andre selskaper deltar ansatte fritt. I dagens samarbeidsprosjekter er samhandling og deling av ideer ikke bare velkommen på møter; det er ofte formålet med møtet selv.
Start på gang
Hvis du er den personen som vanligvis viser seg til møter i tide, så forstår du hvor frustrerende det er når det faktiske møtet ikke går i 15 minutter mens folk trickle inn i rommet.
Det som uunngåelig skjer, går framover, alle vet at disse møtene aldri starter i tide, så alle begynner å vise seg sent. Ta ansvar for møtet ditt. Start raskt på den angitte starttiden. Lukk døren og begynn. De stragglers vil raskt få meldingen om at de kommer sent, og de burde bare gjøre den feilen en gang.
Hold det kort og enkelt
De fleste møter er slated for en time når - i mange tilfeller - 30 minutter eller 45 minutter vil være tilstrekkelig. Når for mye tid tildeles, er det vanlige utfallet at tiden er bortkastet. Folk drømmer etter at møtet er over eller bruker for lenge på en gitt dagsorden. Hold møter kort og til poenget.
Hold deg på emnet
En agenda alene vil ikke lede møtet ditt effektivt. Hold deg til dagsordenen og hold diskusjoner fra å vandre av på tangenter.
Gi opp eventuelle spørsmål om emnet, og si at det er et emne for et annet møte, det vil bli adressert privat eller lignende. Ingen liker et løpsmøte hvor formålet med møtet tok en baksete til en annen samtale.
Ta mindre møter utenfor konferanserommet
Å sitte i samme kjente konferanserom samlet rundt det samme kjente bordet er bare det - kjent. For å oppfordre ansatte til å samhandle, tenke kreativt og ha livlige diskusjoner, bør du vurdere å ta møtet utenfor det vanlige konferanserommet.
Vurder å møte på et bord ute hvis sted og vær tillater det. Prøv å samle på et felles område som har sofaer og små bord i stedet for et stort konferansebord og svingstoler.
Ikke vær redd for å ta en annen tilnærming
Hvis tilnærmingen til møtet ikke virker, vær ikke redd for å bytte kurs. For eksempel, hvis en brainstorming gir et stille rom med svært liten dialog, endrer retning. Vær fleksibel og vær oppmerksom på hvordan det samlede møtet går fremover.
Bruk teknologi
Planlegg å bruke teknologi for å holde deltakerne engasjert. I dagens digitale verden er de fleste vant til å se grafikk eller videoer for å støtte ordene de hører. Appellere til det tankegangen og innlemme audiovisuals når du planlegger møtet.
Datamaskiner projisert på store skjermer og Smart Board presentasjoner som oppfordrer samhandling er en velkommen endring fra de standard lange PowerPoint-presentasjonene.
Send ut et møteoppsummering
Innen en dag etter møtet, send ut en kort oppsummering av det som ble diskutert. Formidle dette via e-post til alle de som er til stede, de som ikke kunne delta i møtet, og de som trenger å bli informert. Ta også med eventuelle handlinger, og spesifiser hvem som er ansvarlig for hvert element, samt forfallsdato.