Vær sjefen
De fleste hendelser er en felles innsats mellom flere avdelinger, men på slutten av dagen må det være en leder for å overvåke hele produksjonen. Hver person på laget skal fokusere på spesialitet, og forstå betydningen av deres grenser. Identifiser deg selv som lederplanleggeren fra begynnelsen av prosjektet. Forklar kollegaene dine betydningen av informasjonsflyt og illustrere hva som skjer når protokoller ignoreres. Siden ingen vil være ansvarlig for å skape et problem, forklarer regler for intern dialog på dag ett.
Organiser komiteer
Målet her er å knytte arbeidstakere hvis ansvar skal skjære på en eller annen måte. Markedsavdelingen bør for eksempel være i samme komité som audiovisuelt team for å sikre at alle grafikk og logoer vises riktig. Å skape lag som naturlig trenger å jobbe sammen, eliminerer mange av de redundante e-postene som har en tendens til å gå seg vill i shuffle.
Velg en kontakt fra hver komité for å rapportere tilbake til deg med den siste utviklingen.
frister
Innleggsfrister på forhånd vil redusere stressnivået for alle involverte. Du kan styrke verdien av dine tidsfrister ved å lage et flytskjema som illustrerer hvordan hver komités arbeid skal brukes til å bringe alt sammen.
Ansatte reagerer generelt bedre når de vet at en annen avdeling venter på deres svar. Deling av denne informasjonen holder prosessen gjennomsiktig og legger vekt på ansvaret uten å bruke negativ handling.
Hold ledelsen informert
En av de største feilene du kan gjøre er å jobbe bak kulissene til du er klar til å presentere ideer til dine ledere. Sjelden, hvis du vil, vil du gå inn på kontoret og gå uten å måtte endre noe av hendelsen. Spar deg selv denne frustrasjonen ved å møtes med dem regelmessig under planleggingsprosessen. Det er mye lettere å gjøre endringer i midten av prosjektet ditt i motsetning til å sirkle tilbake på slutten.
Kontakt leverandørene dine
En annen tilsynelatende uskyldig feil som kan oppstå er sekundær kommunikasjon med leverandører . Det skjer når en medarbeider tar initiativ til å kontakte en leverandør direkte for å dele planleggingsdetaljer som du ikke er klar over. Resultatet av disse sidekonferansene kan ha stor innvirkning på hvordan arrangementet kommer sammen. Den eneste måten å forhindre dette på er å begrense din leverandør fra å ta bestillinger fra andre ansatte. Du tror kanskje det høres hardt først, men du vil sove mye lettere å vite alt informasjonen flyter gjennom deg.
Proaktive oppdateringer
Å være ledende planlegger for en begivenhet krever at du deler så mye informasjon som du mottar. Oppbevar et masterplanleggingsdokument som beskriver detaljene i arrangementet, og send ukentlig oppdatering til alle dine komitémedlemmer. Hold kommunikasjonen kort og til poenget. Du vil at alle skal lese notatene i de ukentlige e-postoppdateringene, men hvis du går uopphørlig, så vil du raskt miste oppmerksomheten deres.
Administrere informasjonsflyten av hendelsene krever samme prosedyrer som interdepartmental kommunikasjon. Hold alle oppmerksom på sitt ansvar, og del viktige oppdateringer med alle involverte parter. Den kritiske forskjellen er at du er administrerende direktør i prosjektet. Din rolle er å håndtere alle detaljene som kommer inn og oversette dem til en felles visjon som oppfyller behovene til hver avdeling.
Grunnlaget for suksess er å sørge for at all informasjon flyter i samme retning.