Noen begivenhetsplanleggere har en følelse av lettelse på dette stadiet, og blir endelig anerkjent eller forfremmet til flere ledende roller for deres bidrag.
Men i mange tilfeller er det ikke nok å bare planlegge og gjennomføre en god forretningsarrangement. Forretningsarrangementer betraktes oftest som en investering for en bestemt hensikt, og hendelsesplanleggere bør forstå hvordan man måler verdien av sine programmer.
Hendelsesmåling for avkastning på avkastning (ROI) eller avkastning på mål (ROO) kan være nytt territorium for noen planleggere, men det er typen innsats som vil bidra til å utvide sitt engasjement og generelle bidrag til en organisasjon, forklarer Tony Lorenz, tidligere CMM, president i Chicago-baserte ProActive, Inc., et Freeman Company. ProActive er et strategisk og hendelsesbyrå som fokuserer på erfaringsbaserte markedsføringstjenester. Lorenz er nå administrerende direktør i AlliedPRA.
Begivenhetsmåling Grunnleggende
De fleste hendelsesprofessorer innser at måling av deres programmer varierer fra organisasjon til organisasjon. En grunn til dette er at forretningsmodellene er svært forskjellige mellom selskaper, foreninger, ideelle organisasjoner og andre.
Så hva er noen måter som hendelsesplanleggere forventes å måle sine hendelser?
Hvis en hendelse profesjonell arbeider på en finansiell side av en organisasjon, kan han eller hun forventes å måle hendelsen basert på økonomiske besparelser. For eksempel, hva er den totale forhandlede besparelsen for hotellrom, møterom, catering, etc?
Hvis en begivenhetsprofessor jobber på en organisasjonssiden, kan han eller hun forventes å måle arrangementet basert på programmets bidrag til den overordnede forretningsplanen. For eksempel, organisere et seminar som en del av en generell produktlansering som involverer flere forretningsenheter.
Og nesten alle hendelsesplanleggere vil ta et kritisk blikk på hva som gikk bra og hva som kunne forbedres i fremtiden. Har arrangementet kommet innenfor budsjettet ? Var klienten fornøyd med utfallet?
Og mens hver tilnærming er absolutt en gyldig form for måling, har de en tendens til å fokusere bare på målinger på de mest taktiske nivåene. Arrangementspersonell i dag bør være på utkikk etter å etablere måter å gjøre deres arrangementer mye mer strategisk.
Strategisk hendelsesmåling
Lorenz forklarer at møte ROI kan ses i to forskjellige dimensjoner: på organisasjons- og deltakernivå:
- Organisasjonen kan se avkastning ved å samle alle kostnader og sammenligne dette med en verdi som er estimert av organisasjonen. Og deretter bestemmer de økonomiske fordelene av arrangementet. et organisasjonsnivå og på deltakernivå.
- Avkastning på deltakernivå kan måles på individnivå og estimerer verdien på en deltakerbasis.
ProActive anbefaler klienter å følge en strategisk, kreativ prosess for å påvirke hendelser, og Lorenz anbefaler å fokusere på måling av holdninger. Det er spesielt effektivt for store hendelser:
- Oppdagelse. Discovery bør skje tidlig i prosessen slik at planleggerne kan involvere viktige interessenter for å definere møteinnhold, høyttalere etc. Planleggere bør involvere viktige interessenter som kan definere strategiske mål for både organisasjonen som arrangerer arrangementet og møtedeltakerne. Det kan oppnås ved å be dem om å fullføre et kort, seks til åtte åpne spørsmål.
- Pre-Event Survey. Dette er tidspunktet da møte- eller hendelsesplanleggeren kan definere noen kvantifiserbare tiltak for avkastning og ROO. Oppsøke en bred utvalg av inviterte til å identifisere sine problemer, bekymringer og behov på flere nivåer. Dette vil hjelpe planleggeren til å definere måleverdier for å møte deltakerne.
- Pre-Meeting Core-7 Baseline. Dette trinnet måler møtedeltakerens psykologiske og atferdsmessige oppfatninger om elementene identifisert under oppdagelsen.
- Kunnskap / forståelse ("jeg vet")
- Meninger / oppfatninger / overbevisninger ("jeg er enig")
- Følelser / holdninger ("Jeg vil")
- Evner / ferdigheter ("jeg kan")
- Intentjoner / forpliktelser ("Jeg vil")
- Atferd ("Jeg gjør")
- Bedriftsresultater / virkninger - Avkastning ("Jeg leverer verdi")
- Møte design. Med forståelse av interessentmål og deltakerperspektiv kan planleggere nå definere hovedmål for møtet selv og hvordan disse meldingene skal presenteres. Hva slags presentasjoner? Skal programmet inkludere interaktive workshops? Vil et handelshow gulv være nyttig for å utdanne deltakere? Hvilke verktøy vil du bruke til å formidle og styrke meldingen? Hvem skal tjene som høyttalere?
- Hold møtet eller arrangementet.
- Post-Event Survey / Benchmarks. Etter hendelsen er det viktig å måle hvor godt programmet leveres på de referansene som ble definert, basert på resultatene av funn og undersøkelse før hendelsen. Har programmet resultert i endringer i holdninger, oppfatninger, tro, etc.? Vil deltakerne handle på disse endringene?
- Oppfølging av forretningsmessige konsekvenser. Strategisk måling krever fokus på den langsiktige effekten på å møte deltakeradferd. Dette er også en god tid for å bestemme de økonomiske og ikke-økonomiske konsekvensene av programmet.
Forslag til å optimalisere møtemåleprosessen
Lorenz tilbyr seks retningslinjer for å hjelpe møteplanleggere for å forbedre deres avkastning på hendelser:
- Bruk før møtet / møtet før møtet.
- Mål psykologiske, atferdsmessige og økonomiske dimensjoner.
- Bruk avkastningsmåling for store, viktige møter
- Mål og spore år til år resultater.
- Etablere faglige standarder og kompetanse.
- Forbedre over tid
Forslag til måling av mindre store hendelser
For å være sikker, vil et formelt måleprogram for et enkelt program være nyttig for store, dyre arrangementer. Men hva med resten av forretningsarrangementene som er planlagt gjennom året - er det mulig å bruke hendelsesmålinger til hundrevis av mindre arrangementer som er planlagt gjennom året?
Selvfølgelig.
Lorenz foreslår at organisasjoner identifiserer fem eller seks benchmark spørsmål som er kritiske for organisasjonen. Deretter måler de ulike hendelsene for å avgjøre om hendelsesserien har gjort en psykologisk, atferdsmessig eller økonomisk innvirkning.
Samle resultatene. For eksempel, hvis en organisasjon holder 30 liknende hendelser gjennom året i ulike markeder med lignende referanser, kan dette sikkert gi kvalitative og kvantitative tiltak.
"Isolere suksessen og bygge tiltak derfra," forklarer Lorenz.
Sentrale interessenter i organisasjonen vil få det endelige uttrykket i hvor effektivt de som er involvert i en hendelse eller en rekke hendelser, bestemmer hvor mye kreditt skal gis til de som bidro til å planlegge hendelsene.