Tips for å velge Small Business Accounting Software

by Shelley Elmblad

Bruke regnskapsmessig programvare sparer timer sammenlignet med håndtering av bøkene manuelt og er vanligvis mer effektivt enn å bruke et regneark. Det er fordi regnskapsprogramvaren reduserer eller eliminerer overflødig dataregistrering, som å skrive inn kundens adresse på tilbudet, deretter arbeidsordren, og deretter fakturaen.

Hvis du er eneeier uten ansatte, lav eller ingen beholdning og en håndfull kunder, trenger du ikke engang å bruke regnskapsprogramvare, eller det finnes gratis eller lavprisselskap for regnskapsmessig programvare. Småbedriftseiere som har inventar, har flere kunder eller ansatte, vil spare tid og få mer nøyaktige poster hvis regnskapsmessig programvare brukes.

Mest regnskapsmessig programvare er mye enklere å bruke enn det en gang var, og noen småbedrifter regnskap programvare ble designet for enkel bruk av en person uten regnskapsbakgrunn i det hele tatt.

01 - Hvilke regnskapsprogramvarefunksjoner trenger du?

Avgrens økonomien ved å lage en liste over småbedriftsregnskapsfunksjoner du trenger for å drive virksomheten din. De fleste av de små virksomhetsregnskapene inkluderer:

Lagerstyring
Salgssporing
Administrer kundekontakter eller arbeid med din nåværende kontaktadministrasjonsprogramvare
Støtte for selgerkonto for å godta kredittkortbetalinger
budsjettering
estimater
lønn
Bedriftsskattrapportering

Bransjespesifikke regnskapsprogramvare

Noen regnskapsmessige programvare er spesielt utviklet for næringer som konstruksjon, produksjon og grossistdistributører. Hvis din småbedrift er i en bransje med spesifikke regnskapskrav, kan det være regnskapsmessig programvare med funksjoner som tilfredsstiller disse kravene.

Snakk med andre om regnskapsprogramvare

Før du kjøper regnskapsprogramvare, snakk med minst tre andre personer som bruker regnskapsmessig programvare i virksomheter som ligner på deg. Diskuter hva de liker om deres regnskapsprogramvare og hva som må forbedres. Det kan hende du finner ut at det ikke finnes noen perfekt regnskapsmessig programvare der ute, men ikke motløs. Målet er å finne regnskapsmessig programvare som passer best til dine småbedriftsbehov.

02 - Mer Regnskap Programvare Betraktninger

Nå som du har innskrenket, har du valgt å velge denne listen med spørsmål mens du handler for småbedriftsregnskapsprogramvare.

Vil regnskapsprogramvaren vokse med bedriften din?

Finn ut om programvaren har moduler du kan legge til senere om nødvendig. En modul som legges til etter at en bedrift vokser, er for lønnsregnskap.

Hvis moduler ikke kan legges til, oppgraderer programvaren enkelt til en bedre versjon av samme regnskapsprogramvare? Eller eksporterer programvaren til et dataformat som CSV, slik at det kan leses av hvis du bytter til en annen regnskapsprogramvare tittel senere?

Hvilken regnskapsprogramvare støtter bankstøtten din?

Å kunne laste ned transaksjoner fra banken sparer mye tid, så finn ut hvilken regnskapssoftware banken din jobber med.

Online eller Desktop Accounting Software?

Online regnskapsprogramvare er nettbasert programvare som kjører sikkert gjennom en nettleser. Online regnskapsprogramvare er spesielt praktisk for å få tilgang til regnskapsdata og poster fra flere datamaskiner.

Kan tilgang begrenses for noen brukere?

Hvis mer enn en person bruker regnskapsprogramvaren, kan det være at en person trenger full tilgang til alle funksjoner, men andre kan bare ha tilgang til dataoppføringsområder og ikke rapporter.

Kommer regnskapsprogramvaren med en gratis prøveperiode?

Det er alltid best hvis du kan prøve programvaren før du kjøper den. For å se hvor nyttig programvare dokumentasjonen er, klikk på Hjelp i gratis prøveversjon, og se etter en brukerhåndbok eller opplæringsprogrammer.

03 - Støttealternativer for regnskapsprogramvare

Husk å oppgi støttekostnadene i budsjettprogrammet ditt. Noen regnskapsprogrammer gir gebyrbasert støtte via e-post eller telefon fra det øyeblikket du begynner å bruke programvaren. Det er imidlertid vanlig at kostnaden for småbedriftsregnskapsprogramvare gir støtte uten kostnad i en bestemt tidsperiode, slik at du kan stille spørsmål når du først begynner å bruke programvaren uten å pådra ytterligere utgifter. Etter denne tidsperioden betaler du for støtte årlig, kvartalsvis eller per bruksbasis.

Regnskapsprogramvaren kan ha et gratis online brukerforum der du også kan stille spørsmål. Det er ofte et godt alternativ til gebyrbasert støtte når spørsmålet ditt handler om hvordan du bruker en funksjon.

04 - Betal ikke for funksjoner du ikke vil bruke

En mindre, mindre kompleks virksomhet trenger færre funksjoner enn en større bedrift gjør. Husk spørsmålet i trinn 3 om å oppgradere eller legge til moduler til regnskapsprogramvaren senere? Uansett hvor uimotståelig ekstra "fløyter og klokker" virker, motstå fristelsen til å kjøpe mer regnskapsmessig programvare enn du trenger.

Vanligvis betaler du mer for flere funksjoner i regnskapsmessig programvare, og hvis bedriften din vokser nok til å trenge mer robuste økonomiske funksjoner, er kostnaden berettiget. For mindre bedrifter er det nå nok muligheter for regnskapsmessig programvare tilgjengelig at overkjøp er unødvendig.

05 - Bruk en regnskapsfører eller regnskapsprogramvare?

Regnskapsprogramvare erstatter ikke en regnskapsfører for å sikre at virksomheten overholder lovlige og aksepterte regnskaps- og skattepraksis. Men når du bruker regnskapsprogramvare, tar du hver dag regnskapsoppgaver ut av en regnskapsfører, noe som sparer penger for en liten bedrift.

Godt hvilken som helst regnskapsmessig programvare vil ha rapporter som du må gi til din regnskapsfører månedlig, kvartalsvis og årlig. Enten kan rapportene skrives ut, eller de kan leveres elektronisk til en regnskapsfører.

Spør regnskapsføreren hvilke rapporter som trengs, og vær sikker på at du kan generere dem med regnskapsprogramvaren du vurderer.