Bedriftsrekord er de regnskapene som et amerikansk selskap trenger å holde for å vise at det fungerer på den måten som kreves av Internal Revenue Service og lovene i staten der virksomheten er innlemmet (dannet som en bedrifts forretningsenhet).
Hvorfor er Corporate Records Nødvendig?
Bedriftsrekord er nødvendig for å vise at selskapets virkemåte fungerer hensiktsmessig, slik det er påkrevet av Internal Revenue Service, for å vise at selskapet er et eget foretak og for å opprettholde bedriftens skjold fra ansvar.
Hva er en Corporate Records Book?
Noen selskaper har en bedriftskatalog "bok" som inneholder alle nødvendige dokumenter. I andre tilfeller blir bedriftsregistrene lagret på nettet eller i et arkivskap. Rekordene bør være på ett sted og tilgjengelig hvis Internal Revenue Service reviderer firmaet ditt.
Du kan også holde bedriftens poster "i skyen", men disse postene kan inneholde konfidensiell informasjon og proprietære prosesser, så vær sikker på at serveren din er sikker. Susan Ward, Small Business Canada Expert, har en flott artikkel om dokumentbehandling som kan hjelpe deg med dette prosjektet.
Hvordan opprettes Corporate Records? Hvem beholder bedriftsregistrene?
Bedriftsrekord genereres av styret i ditt selskap. Styret oppretter dokumenter som selskapets vedtekter og årsrapporter. Styret oppretter og redigerer også dokumenter som forslag og minutter under styrets møter.
Bedriftssekretæren er vanligvis utpekt for å beholde alle bedriftsregistrene. Selvfølgelig må alle poster være signert, og eventuelle handlinger må ha dokumentasjon. Hvis aksjeselskapet har aksjer i aksjer, holder bedriftssekretæren (vanligvis denne personens kontor) oversikt over aksjebeholdningsregistre.
Bedriftssekretæren kaller også rulle på hvert styremøte, og noterer hvilke styremedlemmer som er til stede og fraværende.
Holde en rekord av styreoppløsninger
Bedriftsstyrelser godkjenner overordnede retningslinjer og vedtak (beslutninger), og de blir ikke involvert i den daglige beslutningstaking av virksomheten. En av de viktigste aktivitetene i et bedriftsråd er å treffe vedtak. Oppløsninger er i utgangspunktet dokumenter som tar opp beslutninger om bord. Bedriftsoppløsninger kan gjøres på mange områder, blant annet:
- Rekord av store transaksjoner av selskapet
- Godkjennelser av kontrakter
- Rekord av salg eller kjøp av fast eiendom (land og bygninger)
- Ansettelse eller oppsigelse av et stort antall ansatte
- Utvide til et nytt marked eller et nytt sted
Alle disse beslutningene, og mer, må registreres.
Hvilke andre poster skal inkluderes?
- Dine vedtekter og eventuelle artikler som endrer dette dokumentet. Disse artiklene er arkivert med staten, men du trenger fortsatt en kopi av originalen og alle endringene.
- Corporate Bylaws . Vedtektene er de ledende prinsippene som styrer arbeidet i selskapets styre. Vedtektene omfatter bedriftsarbeidsoppgaver , informasjon om årsmøtet og hvordan styret fastsetter retningslinjer og stemmer.
- Protokoll av alle aksjonær- og direktørmøter, inkludert årsmøte
- Årlige rapporter
- Et lagerregister for å holde oversikt over aksjehandel og aksjeeierskap.
- Bedriftsforetak og skatteoppgjør
- Ansette og avtale beslutninger
- Direktør Konfliktløsninger
- Oppløsninger for lån til og ved selskap
- Beslutninger om ytelser og pensjonsordninger
- Aksjeutbytteoppløsninger
Følg statlig lov ved å utarbeide styret ditt og beholde poster
Når du danner ditt firma, må du sjekke med staten din for å sikre at du følger retningslinjene for å organisere og drive firmaet ditt. Alle stater har spesifikke regler for selskaper. Ta kontakt med statens statssekretær eller med advokat for mer informasjon.
Tilbake til Corporation Startup Checklist