Styremedlemmer kan ikke la sine personlige interesser forstyrre de beslutninger de gjør som styremedlemmer. Så, nesten alle selskaper har konflikt av interesse politikk og uttalelser som de krever direktører å signere.
Hva er interessekonflikt?
Noen eksempler på situasjoner som kan føre til en interessekonflikt for et styremedlem:
- Dersom styremedlemmet har en utenforliggende forretningsinteresse i et selskap som konkurrerer med selskapet der han eller hun er styremedlem
- Dersom styremedlem har adgang til å ta beslutninger som kan påvirke prisen på selskapets aksje
- Dersom styremedlem har kunnskap om en kommende fusjon eller kjøp eller salg av selskap.
- Dersom et styremedlem er i et personlig forhold med en ansatt i selskapet.
Legg merke til at det kan være eller ikke være en forbrytelse som er involvert. Det er vanligvis bare utseendet på ubehag eller interessekonflikt som forårsaker problemer.
Når skal du forberede en interessekonfliktpolicy
En interessekonflikt bør utarbeides av selskapets advokat og underskrives av alle styremedlemmer på det første (organisatoriske) styremøtet, eller når de blir med i styret.
Ingen styremedlem bør få lov til å betjene uten å signere denne policyen.
Styremedlemmer
En interessekonfliktpolitikk bør beskrive styremedlemmernes oppgaver:
- Fiduciary plikter, for økonomiske og juridiske saker. Fidusiære saker innebærer ansvar for å ta vare på forretningsinteresser. Dette fidusiære ansvaret omfatter alt annet styreansvar.
- Plikten til lojalitet, å sette styrets ansvar over andre utenforliggende interesser
- En taushetsplikt, holde privat omtale og informasjon fra styremøter og bedriftsvirksomhet.
Utenforinteresser
Politikk for interessekonflikter krever at styremedlemmer skal avsløre utenforliggende interesser som er i konflikt med selskapets interesser. Disse potensielle interessekonflikter inkluderer forhold eller ansvar (personlig, økonomisk og andre). Politikken tillater styremedlemmer å holde en direktør fra å delta i en diskusjon, rapportering eller avstemning om et problem. Medlemmet kan også tilbakekalle seg selv (unnskyld) fra det aktuelle problemet.
Fortsatt interessekonflikt
Hvis en interessekonflikt er betydelig, pågående og uforenlig, og hvis det hindrer individets evne til å utføre plikter for stillingen, gir en interessekonflikt organisasjonen rett til å fjerne personen fra stillingen.
Typisk interessepolitikk
En interessekonflikt for et styre kan inneholde:
- Definisjoner, som "interessert person" og "økonomisk interesse"
- Diskusjon av plikten til å avsløre og avgjøre om det foreligger en interessekonflikt
- Prosedyrer for å adressere interessekonflikten, av den enkelte eller styret
- Hva skjer hvis styret fastslår eller har rimelig grunn til å tro at et brudd på interessekonflikt har skjedd
- Diskusjon av regissørens kompensasjon fra organisasjonen og dens effekt på styrets funksjon
- Et krav om årlig gjennomgang av interessekonfliktpolitikken, avsløring av eksterne interesser og omregistrering av politikken.
Den signerte interessekonfliktpolitikk for hvert styremedlem er en del av bedriftsregistrene og må oppbevares i bedriftsboken eller -filen.