Hvordan lage et dokumenthåndteringssystem for små bedrifter
For mange bedrifter er fokus på dokumenthåndtering på organisering og lagring av dokumenter. De ønsker å kunne lagre dokumenter på en organisert og sikker måte som fortsatt gjør at dokumenter kan bli funnet enkelt.
Denne artikkelen vil vise deg hvordan du lager et dokumenthåndteringssystem som gjør akkurat det.
Hvis du skriver inn "dokumenthåndtering" til en søkemotor, får du lange lister over dokumenthåndteringsløsninger, mange med programvare eller apper som annonserer fordelene ved å ha et papirløst kontor .
Dokumenthåndteringsprogramvare eller -apps er imidlertid utformet for å forbedre bedriftens håndtering av elektroniske filer . Problemet er at mange små bedrifter må håndtere blandinger av gammeldags data på papir og elektroniske filer - og i noen tilfeller er andelen papirdata mye større.
En løsning på problemet med å ha et blandet datamiljø ville være å bruke et dokumentbildingssystem for å konvertere alle virksomhetsdokumenter til elektronisk form. Men dette er for dyrt og tidkrevende for mange små bedrifter.
Den gode nyheten er at du kan legge grunnlaget for et dokumentstyringssystem på plass uten å kjøpe noen spesiell programvare eller gå gjennom grossistdokumentbehandling.
Systemet trenger ikke å være komplisert; du må bare investere litt tid i planlegging og implementering av det.
Hvordan lage et dokumenthåndteringssystem
Sette opp et dokumenthåndteringssystem innebærer tre trinn;
- opprette en dokumenthåndteringsplan,
- implementere dokumenthåndteringsplanen,
- og følger gjennom.
Det første trinnet som skaper planen innebærer å svare på disse fire spørsmålene:
Hva er reglene for å lage dokumenter?
Fakturaer , betalingspåminnelsesbrev, salgsbrosjyrer, e-post, balanser , regneark, rapporter - Alle bedrifter lager en rekke dokumenter i løpet av å gjøre og holde rede på virksomheten. Og for å holde orden på organisasjonen, må alle bedrifter etablere regler for å lage dokumenter.
For eksempel finnes det interne maler for noen av dine standard forretningsdokumenter, for eksempel bokstaver og fakturaer, og hvor er de lokalisert?
Er det en intern stil guide som må følges?
Skal nye dokumenter bli datert og / eller tidsstemplet?
Hvilke prosedyrer bør følges for deling eller gjennomgang av dokumenter?
For noen små bedrifter er det eneste poenget med å lage dokument som er viktig, hvor malene for ulike forretningsdokumenter er plassert og hvordan de skal brukes. Men hvis dokumentopprettelse i virksomheten din involverer forskjellige personer som samarbeider, vurderer eller oppdaterer dokumenter, må du bruke litt tid på å bestemme hvordan disse tingene skal gjøres for å sikre effektivitet og konsistens.
Hvordan lagrer vi dokumenter?
Det er faktisk to aspekter på dette spørsmålet.
Den første handler om fysiske aspekter ved lagring. Selv om småbedriften din lagrer dokumenter i arkivskap, er det kostnader forbundet med lagring; ikke bare kostnaden for arkivskapene selv, men kostnaden for tid når du og / eller dine ansatte arkiverer dokumenter eller går for å hente dem. Faktisk er den største kostnaden forbundet med lagring, for de fleste små bedrifter, sannsynligvis kostnaden for tiden bortkastet når folk ser etter dokumenter.
Det andre aspektet ved lagring av dokumenter er organisatorisk; hvordan skal dokumenter bli arkivert? Nøkkelen til arkiveringsdokumenter er å følge gode filhåndteringsrutiner.
Du må også vite hvordan du arkiverer dokumenter. Hvordan håndterer du filer som er utdaterte eller bare klar til å bli flyttet til bakbrenneren i dokumentstyringssystemet?
I begynnelsen av hvert år går jeg for eksempel gjennom de forskjellige arbeidsrelaterte filene på datamaskinen min, lukker ut de som ikke er nåværende, og lager nye mapper merket etter år og / eller emne, og flytter filer etter behov.
Det samme kan gjøres med papirfiler; Det er ikke vanskelig å fjerne gamle (er) dokumenter fra en filmappe og etikett og lage en ny med "Old" i tittelen. Noen programvare tilbyr automatiske arkiveringsalternativer. Microsoft Outlook, for eksempel, lar deg arkivere gammel e-post.
Hvordan kan henting av dokumenter forenkles?
Dette spørsmålet er hjertet av dokumentstyringssystemet ditt. I en undersøkelse utført av Leger Marketing for Xerox Canada, sier de kanadiske SMB- eiere og ledere i gjennomsnitt at det koster $ 2.152 per år for å administrere og lagre dokumenter og om lag en time om dagen for å søke etter disse dokumentene (globeandmail.com).
Nok en gang kan god arkiveringspraksis gå langt for å løse problemet. Bla gjennom Data Management-artiklene på dette nettstedet vil komme i gang. Hvis du gjør ting som følger konsekvent strenge navngivningskonvensjoner, vil dokumenter for eksempel være mye lettere å finne.
Og om du er eneeier som jobber alene eller en bedriftseier med ansatte , anbefaler jeg at du oppretter en fillisterliste , som vil minne brukere hvor bestemte typer filer går - og hvor du finner bestemte dokumenter. Hvis bedriften din er som de fleste, må du huske å inkludere hvorvidt filen vil være på datasystemet, en intern server, i skyen eller hvis den er arkivert på en fysisk plass, for eksempel et arkivskap. For eksempel, anta at du bruker bilder, video eller til og med papirfotografier i min virksomhet. En oppføring i listen over fillister kan være:
Digitale bilder / video: datamaskin (eller server) - stasjon E: / bilder - fil i riktig emnemappe
Papirfotografier: arkivskap 3 - Bilder - alfa etter emne
Delt nettverk eller sky-stasjoner bør merkes i henhold til innholdet som skal legges inn skuffeskuffer.
Hvordan kan vi lage / holde dokumentene våre sikre?
Den første forsvarslinjen for dokumentsikkerhet er fysisk sikring av forretningslokalet selv. Alle bedrifter må ha sikkerhetssystemer, for eksempel alarmsystemer, installert - selv hjemme-baserte bedrifter .
Bedrifter kan også trenge eller ønsker å investere i andre sikkerhetsenheter, som for eksempel vinduer / griller, sikkerhetskameraer og / eller patruljeringstjenester. Du kan bruke hele tiden du vil opprette passord og kryptere filer i et forsøk på å beskytte dine elektroniske filer, men det spiller ingen rolle om noen bare kan vandre inn og stjele datamaskinen og tilhørende harddisk.
Alle arkivskap skal være låsbare og holdes låst etter arbeidstid (og låst ved lunsjtid hvis ingen pålitelig kommer til å være i umiddelbar nærhet).
Generelle sikkerhetsprosedyrer for elektroniske dokumenter involverer sikkerhetskopiering av dokumenter regelmessig og lagring av dokumentbackups på et annet sted enn den samme harddisken der originaldokumenter er plassert. Off-site er best å beskytte mot at bedriftens data slettes av naturkatastrofer - enda en grunn til at skyen er ideell for virksomheten .
Små bedrifter med kolleger eller ansatte som deler samme datanettverk, kan også begrense tilgangen til enkelte brukere, slik at de bare kan bruke eller se noen av nettverksressursene. For eksempel kan du ha et nettverks- eller sky-delekatalog med navnet "Regnskap" som bare har tilgang til administrasjon. Selv om en bruker har lov til å få tilgang til en ressurs, for eksempel et program, kan bestemte dokumenter være passordbeskyttet. Innholdet i dokumenter kan også krypteres, slik at de bare er tilgjengelige for de som har den nødvendige krypteringsnøkkelen.
Ansatte tyveri er en annen trussel mot datasikkerhet. Små bedrifter med ansatte bør gjøre résumé-faktumkontroll og få bakgrunnskontroller på ansatte et spørsmål om politikk.
Implementere dokumentstyringssystemet
Når du har opprettet dokumenthåndteringsplanen din ved å svare på spørsmålene ovenfor, er du klar til å implementere den, og sørger for at alle ansatte kjenner detaljene i bedriftens dokumentstyringssystem og følger passende prosedyrer når du oppretter, lagrer og henter dokumenter.
Du må også være sikker på at alle som åpner og bruker dokumenter i organisasjonen, følger gjennom, gjør ting som å navngi og lagre dokumenter på riktig måte. Spot sjekke med jevne mellomrom for å teste om bestemte filer kan lett bli funnet og for å beskytte mot misfiling.
Du kan sette opp et dokumentstyringssystem på en dag, men implementere det konsekvent over tid vil være nøkkelen til suksess. Belønningene er store - å kunne finne det du vil finne når du vil ha det og ro i sinnet.