God Business Record Management betyr mindre skattetid Stress
Men mens de fleste av oss definitivt vurderer at forretningspostadministrasjonen skal skje, og har en tendens til å gi den en lav prioritet, gjør god opptaksadministrasjon ikke bare vårt arbeidsliv lettere, men kan gi oss reell stressavlastning på skattetidspunktet.
Her kan du gjøre opptakshåndtering enkelt:
1. Hold forretningen din og dine personlige kostnader skilt
Høres lett, ikke sant? Men dette er den delen av rekordstyring som går opp til de fleste. Hvis du for eksempel tar en potensiell klient ut for en runde golf, er det for eksempel en personlig utgift eller en forretningsomkostning? (Svaret er personlig fordi greenfee ikke er fradragsberettiget.) Kjøretøy som du bruker av personlige og forretningsmessige årsaker er et annet stødig problem. Du trenger å vite hva som kvalifiserer som legitime forretningsutgifter, og hva som ikke gjør det, og være sikker på at bedriftens poster gjenspeiler dette nøyaktig.
2. Få tilstrekkelig dokumentasjon for alle forretningsomkostninger
Mange forretningsfolk gjør feilen ved å tenke at "lister" er gode nok til rekordhensyn. For eksempel har de en liste over kjøp på deres kredittkort uttalelser og tror at det er bra nok når det gjelder å kreve disse kjøpene som forretningskostnader.
Dessverre er CRA (Canada Revenue Agency) mer krevende. De godtar ikke kredittkortopplysninger eller kansellerte sjekker som tilstrekkelig dokumentasjon for utgifter når en faktura eller kvittering normalt vil bli utstedt. IRS er mer tilgivende, og i mangel av kvittering vil generelt akseptere kredittkortopplysninger og kansellerte sjekker som bevis på kostnadskrav.
Når det gjelder å holde opp, er det to poeng å huske på:
a) Få alltid kvittering . Bli vant med å be om kvittering når du kjøper - uansett hvor liten. Lite utgifter legges også til, og du trenger dokumentasjonen for forretningsrekordene dine.
b) Merk dine kvitteringer, om nødvendig . Det er fortsatt virksomheter rundt de handout kvitteringer som ikke har noe på dem bortsett fra datoen varen ble kjøpt og hvor mye det kostet - noe som ikke er veldig nyttig når du stirrer på kvittering som prøver å finne ut hva varen i spørsmålet var og hvilken virksomhetskostnadskategori den passer inn i.
Når du mottar kvittering , se på det og skriv den manglende / relevante informasjonen på den, for eksempel hva kvitteringen er for og kostnadskategorien.
3. Få en egen bankkonto for bedriften din
Mens gebyrene for bankkontoer for virksomheter er notorisk høye sammenlignet med personlige kontoer, er en bankkonto for virksomheten helt nødvendig for god forretningsrekordbehandling. En bedrifts bankkonto hjelper deg med å holde virksomheten din og dine personlige utgifter skilt. Du vil sette inn alle dine virksomhetsinntekter i bedriftskonto og trekke ut eventuelle forretningsrelaterte utgifter eller betalinger fra bedriftskonto.
Hva slags bedriftsbankkonto bør du få? En kontokonto - helst en som leverer månedlige utsagn og returnerer dine kansellerte sjekker til deg.
Forretningskontroller gjør det enklere for rekordbehandlingen din fordi du kan bruke notatlinjen på forsiden av hver sjekk for å dokumentere forretningsformålet med utgiften.
4. Har og bruk et separat kredittkort for forretningsomkostninger
Ved å bruke dine personlige kredittkort til forretningsformål, vil du raskt slippe deg inn i et rekordstyrings quagmire. Et forretningskredittkort forenkler virksomhetens rekordbehandling ved å bidra til å holde dine personlige og forretningsmessige utgifter skilt. (Det hjelper også med å gjøre bedriften din mer profesjonell.)
5. Hold en kjørelogg av din forretningsreise
Hvis du bruker noen av kjøretøyene dine til forretningsformål , vil en kjørelogg være en stor hjelp i rekordbehandling.
Merk kjørelengde (eller kilometer) avlesning på kilometertelleren i begynnelsen av året, og skriv deretter inn kjørelengde etter dato hver gang du bruker kjøretøyet til forretningsformål. Å holde kilometertallet ditt logg inn i hanskekassen på bilen din, gjør dette enkelt. Hvis du har mer enn ett kjøretøy som du bruker til forretningsformål, behold en kjørelengde logg inn hver.
6. Hold alle dine forretningsrekorder for et bestemt skatteår sammen
Å ha forretningspostene dine spredt over hele stedet, er en sanntidsspiller når det gjelder regnskap eller forbereder skattene dine , og organisering av rekordstyringssystemet ditt etter regnskapsår vil gjøre det mye lettere å finne forretningsregistrene du trenger når du trenger dem.
7. Hold virksomhetsregistrene dine i riktig tid
Av en eller annen grunn ser det ut til å være mye forvirring om hvor lenge du må beholde forretningsrekordene dine . I skattemessige tilfeller, "hvis du registrerer avkastningen din i tide, hold oppføringene dine i minst seks år etter utgangen av skatteåret som de vedrører". Denne seksårsperioden starter fra siste gang du brukte forretningsregistrene, ikke fra det tidspunkt transaksjonen skjedde.
For US-selvangivelser, "hold oppføringer i 3 år fra datoen du arkiverte din opprinnelige avkastning eller 2 år fra datoen du betalte skatten, hvilken som helst senere hvis du sender inn et krav om kreditt eller refusjon etter at du har returnert. i 7 år hvis du gjør krav på tap av verdiløse verdipapirer eller dårlig gjeldsavdrag ".
8. Regnskapsprogramvare gjør det enkelt
Med sin brukervennlighet, tilgjengelighet fra mobilenheter og lave kostnader, kan dagens cloud- baserte programvarepakker for småbedrifter regnskap forenkle registeradministrasjonen . For rundt $ 10 / måned tilbyr programvareleverandører som FreshBooks og Zoho grunnleggende startpakker som passer for frilansere og enkeltpersoner , inkludert fakturering , kostnadssporing og enkel rapportering. Tenk på fordelene ved å sende en faktura direkte fra smarttelefonen din, ta et bilde av en lunsjkvittering med en klient og registrere det som en kostnad eller spore betalbar tid med en innebygd timer.
Disse åtte tingene du kan gjøre for å gjøre opptakshåndteringen enkle, er ikke vanskelige. Som mye av den administrative virksomheten knyttet til å drive en bedrift, krever de bare å etablere gode vaner og utholdenhet. Men hvis du bruker disse reglene nå og følger gjennom, ser du en stor forskjell neste skattetid, og regnskapet ditt blir lettere hele året.