Slik beskytter du dine kritiske forretningsdata
Data tap
For å omskrive Paul Simon er det 50 måter å miste data på:
- En krasj på skrivebordet / bærbar harddisk eller skade på mobilenheten kan gjøre dataene dine uopprettelige
- Datamaskinen eller telefonen kan bli stjålet - Business break-ins er vanlige, og ifølge FBI-statistikken blir 97% av stjålet bærbare datamaskiner / stasjonære datamaskiner aldri gjenopprettet.
- Data kan bli slettet ved et uhell (eller forsettlig slettet av en utilfreds ansatt)
- Datamaskinen kan bli kapret av skadelig programvare
- Dine online lagringskontoer kan bli hacket
- Et ransomware-angrep kan gjøre filene utilgjengelige til en vesentlig avgift er betalt
En Data Backup Regime er et must
For tilstrekkelig databeskyttelse må du etablere et datasikkerhetssystem som følger disse tre trinnene:
- Sikkerhetskopier forretningsdata regelmessig
- Lag sikkerhetskopier på pålitelige medier eller i skyen
- Hvis du bruker media for sikkerhetskopiering, behold enhetene i en sikker, off-site-posisjon
Den grunnleggende regelen for bedriftsdatabeskyttelse er at hvis du mister dataene, forstyrrer du forretninger, sikkerhetskopierer det.
Skriveprogramvareprogrammer kan installeres om nødvendig, men det er umulig å gjenopprette detaljene for transaksjoner eller virksomhetskorrespondanse hvis disse filene er tapt eller skadet utover reparasjon.
Dataarkiv vs Data Backup
Sikkerhetskopier er vanligvis periodiske, kortsiktige bilder av data for katastrofegjenoppretting.
Arkivering refererer generelt til langsiktig lagring av data som ikke lenger er i vanlig bruk, men kan gjenopprettes om det er nødvendig (for eksempel et ferdig prosjekt eller data fra en tidligere klient).
Sikkerhetskopieringskritiske forretningsdata
Det er to trinn for vellykket sikkerhetskopiering av data;
- Identifisere de kritiske dataene som må sikkerhetskopieres
- Implementere sikkerhetskopier av dataene på en vanlig tidsplan
Hva må være i en data backup?
Alle filene du har opprettet og / eller endret, må sikkerhetskopieres regelmessig. For mange bedrifter inkluderer dette alt fra regnskapsfiler via e-post.
Flere og flere forretningsapplikasjoner er tilgjengelige gjennom skyen. Men hvis du bruker desktopprogrammer (ikke-nettleser), kan disse installeres på nytt fra media eller lastes ned, så du trenger ikke sikkerhetskopieres.
Skylagring
Bruk av online backup-tjenester gjør sikkerhetskopiering av dataene dine enkle - det er bare en av grunnene til at cloud computing er ideell for små bedrifter . Men skyttjenester kan fortsatt være sårbare for tap av data ved hacking eller ansattes sabotasje (se på det siste tilfellet av Indianapolis-baserte American College of Education, som etter oppstart av en IT-medarbeider oppdaget at før han forlot, hadde han endret de administrative passordene til nettet kontoer, slik at høgskolen ikke får tilgang til dataene sine).
Det er ikke en dårlig idé å ta sporadiske lokale sikkerhetskopier av sky data.
Lokale data sikkerhetskopier
Hvis du lagrer dataene lokalt (f.eks. Du ikke bruker skylagring) kan du forenkle sikkerhetskopiene ved å holde alle filene som må arkiveres på en enkelt stasjon på datamaskinen. Anta for eksempel at du må sikkerhetskopiere regnskapsfiler, tekstbehandlingsdokumenter, regneark, bilder og e-post. Hvis du bare legger til regnskap, Microsoft Office (inkludert Outlook) og Paintshop Pro alt på en egen stasjon eller under en egen mappe, blir det enklere å arkivere alle filene du har opprettet eller endret ved hjelp av disse programmene. Alt du trenger å gjøre er å sikkerhetskopiere stasjonen eller mappen.
Når du har valgt de kritiske dataene som skal arkiveres, er det enkelt å installere og bruke et sikkerhetskopieringsprogram for å arkivere bedriftsdataene dine på en vanlig tidsplan.
Det anbefales å sikkerhetskopiere dataene dine nattlig. Det finnes mange sikkerhetskopieringsprogrammer som lar deg sette en tidsplan som automatisk sikkerhetskopierer dataene dine. Backup-programvare som også zipper og krypterer filer sparer diskplass og øker datasikkerheten.
Bare hold data backup på stedet hvis de er lagret i en brann-bevis, uforgjengelig trygghet. Investering i en båndstasjon eller ekstern harddisk og omhyggelig overholdelse av en regelmessig datasikkerhetsplan vil ikke hjelpe hvis alle sikkerhetskopiene på data er på ett sted, og at stedet er rammet av katastrofe. For å være virkelig sikker, må sikkerhetskopiene dine lagres på stedet. (Cloud backup eliminerer ikke helt denne bekymringen, men er sikkert bedre enn mange fysiske steder.)
Noen bedrifter beholder deres sikkerhetskopier i sikkerhetskasser ved bankene. (Avgiften for en sikkerhetsboks er fradragsberettiget, hvis du trenger ytterligere insentiv.) Andre småbedriftseiere beholder flere data backupkopier av deres poster i hjemmet til forskjellige venner eller familiemedlemmer. Det spiller ingen rolle hvor du velger å beholde dem, så lenge siden du velger for sikkerhetskopiering på stedet, er sikker og du har jevn tilgang til det.
Sikkerhetskopieringsenheter
Online backup tjenester
For optimal sikkerhet, vær sikker på at du bruker sterke passord, endrer dem regelmessig, og kontroller at de sikkerhetskopierte filene er kryptert (siden skylagring er delt, skifter nettleverandører normalt brukerdata).
USB (tommel) stasjoner
USB-pinner øker kontinuerlig i kapasitet og er ideelle for rask data backup. Selv om de ikke har kapasitet til eksterne harddisker, har de raske dataoverføringshastigheter og er svært bærbare. Du kan enkelt sikkerhetskopiere data til en USB-stasjon og ta den av sted. Siden de ikke har bevegelige deler, er USB-stasjonene svært pålitelige.
Eksterne harddisker
For små bedrifter, er det å kjøpe og bruke en ekstern harddisk for data backup, den anbefalte metoden. Eksterne harddisker er billige sammenlignet med bånddrevsystemer. De er også enkle å bruke; bare koble harddisken til datamaskinens USB-port. De fleste eksterne harddisker leveres med backup programvare.
Lokalt nettverk (LAN) lagring
Hvis du har et lokalnettverk (LAN), kan du også sikkerhetskopiere filer til en annen datamaskin eller server. Men hvis backupmaskinen ligger på samme sted, kan den være sårbar for tyveri eller skadet av brann eller flom. For å forhindre tyveri kan en server installeres i et låst bur, skap eller skap.
Tape lagring
Hvis du har store mengder data til sikkerhetskopiering (eller ønsker å lagre og beholde vanlige komplette datalogiver for langsiktig lagring), er kassettrygging det beste alternativet. De er svært pålitelige og kan lagre store mengder data.
Sikkerhetskopiere eller risikere å miste den
Ikke løp risikoen for å miste bedriftens data. Det beste forsvaret mot en slik katastrofe er riktig databeskyttelse. Ved å opprette et backup-system som inkluderer arkivering og sikkerhetskopiering av bedriftsdataene dine jevnlig og korrekt, sikrer du at virksomheten din vil kunne det uansett storm det står overfor og fortsette. Husk - du kan aldri ha for mange data backup!