En prøvepolicy som skal brukes som en veiledning
Det er også risiko for tyveri (intellektuell eller fysisk), sabotasje og til og med terrorisme. Mens hver organisasjon krever noe annerledes (et Fortune 50 HQ-kontor opplever mange flere besøkende enn en liten elektronikkproduksjonsbutikk), er eksemplet nedenfor de viktigste punktene.
Tilgangspolitikk for besøkende er utviklet av HR-avdelingen, og de fleste HR-fagfolk har enten en policy eller vet hvordan man skriver en. Hvis ikke, kan de få en fra en profesjonell organisasjon som SHRM (Society of Human Resource Management).
En sakprøve
Zipline International (et fiktivt selskap) er vellykket fordi de ansetter dyktige fagfolk og produserer ledende produkter i sin bransje. Fordi uautoriserte besøkende kan stjele intellektuell eiendom , bli skadet i farlige produksjonsområder eller forårsake skade på ansatte, oppnådde Zipline en streng tilgang til besøkende. Politikken går langt for å beskytte forretningshemmeligheter og beskytte besøkende og ansatte.
Innsjekking og utsjekking
Alle besøkende må være registrert i programvaren for administrasjon av besøkende, som drives av resepsjonens resepsjonist. Systemet registrerer navn og firma tilknytning til hver besøkende, samt formål og varighet av besøket.
Visitor Badge
Ved innsjekking har hver besøkende tatt bildet og får et bilde-ID-merke. Sammen med bildet, viser merket besøksnavnet og varigheten av besøket. Den besøkende merket må alltid brukes.
Besøkende må bli ledsaget av en sponserende medarbeider i alle tider
Alle besøkende må være ledsaget av den eller de ansatte de besøker i løpet av oppholdet.
Dette kravet gjelder ikke for besøkende fra filialer i Zipline. Spesielle ordninger kan treffes for å imøtekomme entreprenører ansatt til langsiktige oppdrag, men disse ordningene må slettes med sikkerhetsdirektøren.
fotografier
Ingen fotografier kan tas uten forhåndsgodkjenning fra juridisk avdeling eller sikkerhetsdirektør. I tillegg kan fotografering som er tillatt ikke publiseres uten forhåndsgodkjenning fra markedsdirektøren.
Non-Disclosure
Alle besøkende må signere en NDA (ikke-avsløringsavtale) ved innsjekking.
Gjeste Nettverkstilgang
Besøkende som krever internettilgang, er utstyrt med et gjestebrukernavn og passord for Ziplines trådløse nettverk. På ingen tid er det mulig å få tilgang til selskapets intranettprogram med bærbar PC eller annen mobil enhet.
Rolle på gulvet Marshall
Enhver ansatt som merker en besøkende uten et merke, bør straks bringe det til den utpekte gulvmarshallens oppmerksomhet for deres område. Gulvet marshall har førstegangsansvar for å håndheve den besøkendehåndteringspolitikken. I nødstilfeller skriver resepsjonens resepsjonist ut en liste over alle besøkende og leverer listen til gulvet marshall i evakueringsområdet.
Gulv marshals er ansvarlig for regnskap for alle besøkende under en evakuering.
Ansvarsfraskrivelse: Dette er en utvalgspolicy, og utgjør ikke juridisk rådgivning. Det er bare ment å være et utgangspunkt for å skape en policy skreddersydd for bedriftens spesifikke behov. Zipline International er et fiktivt selskap (så vidt jeg vet) og navnet ble bare brukt som et eksempel på å skrive denne politikken.