Skjema I-9 er også grunnlaget for ytterligere verifisering av arbeidsgiveren, ved hjelp av E-Verify-systemet .
Før du begynner å fullføre skjema I-9
Ha kopier av Form I-9 på hånden før du begynner å ansette din første ansatt. Pass på at du har den nyeste versjonen av Form I-9. Nåværende skjema, med utløpsdato 3/31/2016, må brukes av arbeidsgivere for å verifisere sysselsetting etter 7. mai 2013.
Kopier av skjema I-9 (PDF-format) er tilgjengelig fra US Customs-nettstedet (USCIS). Dette skjemaet kan fylles ut på nettet, og skrives ut for signaturer.
Skjema I-9 må fylles ut på tidspunktet for ansettelsen, og du (arbeidsgiver) må beholde alle Form I-9-er for alle ansatte. Hvis skjemaet er fylt ut fullstendig og du har akseptert dokumenter fremlagt av medarbeideren, kan du skanne ansatt hvis du oppdager at arbeidstakeren misrepresentert hans eller hennes arbeidsberettigelsesstatus eller om skjemaene som ble fremlagt av medarbeideren, ikke ble funnet gyldige .
Gjennomføring av seksjon 1 - Medarbeiderinformasjon og attestasjon
Seksjon 1 er fullført av den ansatte. Ansatte må inneholde navn, pikenavn, adresse og fødselsdato. Ansatte bør inkludere personnummer, men dette nummeret er valgfritt med mindre din bedrift bruker E-Verify-systemet.
Arbeidsgiveren bekrefter deretter sin status - en av følgende:
borger i USA
ikke-statsborger i USA
Lovlig fastboende (inkludert Alien #)
Alien autorisert til å arbeide (inkludert Alien # eller Admission #) til (inkluderer utløpsdato, hvis aktuelt)
Noen kan hjelpe medarbeider ved å fullføre del 1 av skjema I-9. Forberedelses- og / eller oversettersertifiseringsavsnittet skal fylles ut av hjelperen. Pass på å skrive ut navn og adresse til hjelperen.
Gjennomføring av seksjon 2: Bedriftsoversikt og verifisering
Seksjon 2 er fullført av arbeidsgiver. Du må gjennomgå dokumentene som er nødvendige for å verifisere både (a) identitet og (b) arbeidets kvalifikasjon for den ansatte. Vær oppmerksom på at dokumenter i liste A, for eksempel et amerikansk pass, bekrefter både identitet og arbeidsberettigelse. Dokumenter i Liste B verifiserer identitet og dokumenter i Liste C, bekreft arbeidskvalifisering. Du må ha ett dokument fra hver av liste B og liste C hvis du ikke har et dokument fra liste A.
Akseptable dokumenter
En liste over akseptable dokumenter er inkludert i I-9-skjemaet. Du finner mer informasjon om akseptable dokumenter, inkludert eksempler på dokumenter, i USCIS-håndboken for arbeidsgivere.
Et notat om personnummerkort: Du kan ikke godta et laminert personnummer eller et trygdekort som sier "ikke gyldig for ansettelsesformål". Utskrifter fra Social Security Administration som viser personopplysninger for en ansatt er ikke akseptable erstatninger for et trygdekort.
Dokumenter som er presentert for deg for bekreftelse, må samsvare med kvalifikasjonsstatusen som er påvist av den ansatte. Hvis dokumentene som presenteres for deg, ikke stemmer overens med statusen som er påvist av den ansatte, kan du ikke godta dem. For eksempel, hvis en ansatt vitner om at han eller hun er en amerikansk statsborger, men viser deg et "grønt kort", kan du ikke godta dokumentet.
Utløpsdatoer for dokumenter
Noen dokumenter, som pass eller arbeidstillatelse, har utløpsdatoer. Dokumenter som er utløpt, er ikke akseptable for verifisering. Hvis et dokument utløper i fremtiden, må du akseptere det, men noter utløpsdatoen i ansattes postbehandlingssystem. Hvis et dokument utløper og arbeidstaker ikke gir et nytt dokument som viser en fremtidig utløpsdato, er den ansatte ikke lenger kvalifisert til å jobbe i USA. Hvis bedriften din er inspisert, kan du bli bøtelagt og straffet for å fortsette å ansette denne personen .
Kun originale dokumenter
Alle dokumenter som presenteres må være originaler. Fotokopier er ikke akseptable. Hvis du har et spørsmål om et dokument er en kopi, se etter et frimerke eller et forsegling fra et amerikansk regjeringsorgan eller fra en stat, fylke eller kommunal myndighet.
Hvis et dokument har et annet navn enn navnet oppgitt av medarbeider på I-9, still spørsmål. Svake stavevariasjoner av navn er akseptabelt så lenge dokumentet ser ut til å være ekte og det gjelder personen.
Etter at du har gjennomgått dokumentene og gjort en rimelig bestemmelse om at de begge er (a) ekte (ikke kopier eller på annen måte tvilsom) og (b) relaterer til den ansattes navngitte, må du attestere under straffe av perjury som etter beste skjønn , er arbeidstaker autorisert til å jobbe i USA. Inkluder datoen da arbeidstaker begynte å jobbe for din bedrift. Skriv, dato, skriv ut navn og tittel og ta med adressen til firmaet.
Seksjon 3 Oppdatering og reverifisering
Seksjon 3 brukes til å oppdatere informasjon om dokumenter som er utløpt og tillater at et nytt dokument utløpsdato legges til skjemaet.
Holde kopier av dokumenter
Hvis firmaet ditt bruker E-Verify-systemet, behold fotokopier av alle dokumenter. Hvis du ikke bruker E-Verify, behøver du ikke beholde kopier av dokumenter. Hvis du holder kopier, gjør du dette for ALLE ansatte.
Etter at skjema I-9 er fullført - Hva skal jeg gjøre?
Du som arbeidsgiver må beholde en kopi av en utfylt Form I-9 for alle ansatte. Du trenger ikke å sende dette dokumentet til noen amerikanske regjeringsbyråer.
Detaljer i denne artikkelen ga deg som arbeidsgiver for å forstå kravene til å fylle ut I-9-skjemaet. De er ikke ment å være inkluderende. Sørg for å lese gjennom hele I-9-dokumentet for å sikre at du fullfører dette dokumentet helt og riktig.
Korrigere feil
Korrekte feil på skjema I-9 i samme var som du ville andre viktige dokumenter. Ikke bruk whiteout eller forsøk å slette feilen. Standardprosedyren for å korrigere feil i viktige dokumenter er:
- Linj gjennom feil informasjon (pass på at informasjonen fortsatt kan leses)
- Gjør endringen
- Dato og begynn endringen.
Tips for å fylle ut skjema I-9
- Du som arbeidsgiver kan utpeke en ansatt eller noen andre til å fullføre arbeidsgiverens deler av I-9-skjemaet. Men INS sier, "hvis noen andre fyller ut skjema I-9 på dine vegne, må han eller hun ha full I-9 ansvar."
En ansatt kan få hjelp med å fullføre seksjon 1. Sørg for at hjelperen fullfører blokkene "Forbereder og / eller oversettersertifisering" og har ansattstegnet. Mer informasjon - svar på spørsmål om I-9-skjema
Se denne artikkelen med svar på vanlige spørsmål om skjema I-9 og bekreftelse av sysselsetting- Du er pålagt å beskytte privat informasjon levert av ansatte på I-9-skjemaet og på dokumentasjonene. Bruk denne informasjonen kun for I-9-formål, og lagre dokumentene på et trygt, sikkert sted, som et låst filskap som bare noen få klarerte personer har nøkkelen til.
- Noen amerikanske statlige arbeidsformidlingsfirmaer kan bekrefte arbeidsberettigelse og sertifisere ansatte de sender til deg. Pass på at du får og beholder en kopi av sertifiseringen fra staten din i dette tilfellet.