Sporing av alle kontantstrømmer
Bokholderen eller regnskapsføreren registrerer alle disse transaksjonene i kontantutbetalingsjournalen før du legger dem inn i hovedboken, regnskapsføreren , etc.
Dette gjøres vanligvis månedlig. I enkelte virksomheter er kontantutbetalingsjournalen kombinert med kontantinnkrevingsjournalen og kalles kontantboken.
Kontantutbetalingsjournalen er et viktig verktøy for kontanthåndtering. Bedriftseiere kan bruke dette for å se hvor mye penger som er utbetalt og hvor det gikk, og beregne prosentandelen som gikk til lager i forhold til hva som gikk til å betale andre regninger. Kontantutbetalingsjournalen inneholder sjekkenumre av sjekker som ble skrevet, og derfor er mange regnskapsprogrammer referert til journalen som et kontrollregister. Disse pakkene har enten forhåndsdefinerte skjemaer for kontantutbetalingsjournalen, eller lett tilpassbare skjemaer for å imøtekomme dine behov.
Sette opp kontantutbetalingsjournalen
Kolonner er satt opp for hver transaksjon som følger:
- Dato
- Sjekk nummer
- Forklaring
- Kontantkreditt
- Annen kreditt
- Konto belastet
- Leverandørgjeld
- Andre debet.
Kontantbetalingstypekolonnene kan være mer spesifikke for virksomheten. For eksempel kan enkelte bedrifter bare trenger en kolonne for å registrere kontantbeløpet, mens andre trenger ytterligere kolonner for betalbar betaling, rabatter mottatt kontant kjøp osv. Det bør alltid være en "annen" kolonne for å registrere mengder som ikke passer inn i noen av de viktigste kategoriene.
Oppdaterer andre ledgers
Regelmessig, noen ganger daglig, blir linjepostene i kontantutbetalingsjournalen brukt til å oppdatere datterselskapene - de som er utformet for å registrere spesifikke typer regnskapstransaksjoner. Hvis de fleste kontantbetalinger er til leverandører for kredittkjøp, er datterselskapets hovedbok oppdatert, og den skal betales hovedbok.
Den generelle regnskapsregnskapet oppdateres månedlig ved hjelp av totalene fra kontantutbetalingsjournalen. Hvis virksomheten bruker datterselskapskontoer for å støtte generaldirektoratets kontoer, er innleggene en del av det dobbelte bokføringssystemet .
Posting rabatter
Kontantutbetalingsjournalen vil inkludere en mottatt kolonne hvis det er kontantbetalinger til leverandører som kan nyte en rabatt, kanskje for tidlig betaling. Dermed blir fakturabeløpet registrert, sammen med mottatt rabatt og kontantbetaling. Bare rabattene mottar kolonne totalt er lagt inn i hovedboken.
2 Bekreftelsesbevis
Bokføring og regnskap kan gjøre bruk av to prosedyrer ved utgangen av en regnskapsperiode for å bevise at informasjonen på kontantutbetalingsjournalen er riktig overført til datterselskapene.
- Summen av alle datterselskapsbalansene (hvis de fleste betalinger er til leverandører, refererer vi til leverandørkontosaldoer i leverandørgjelden) skal være lik balansen på datterbokholderkontoen i hovedboken.
- Hovedboksen skal være i balanse, det vil si at de totale belastningene i hovedboken skal være lik totalpoengene.