God skatteopptak kan være den viktigste posten som holder deg for bedriften din. Internal Revenue Service (IRS) krever at du beholder visse skatteoppføringer for bestemte tidsperioder og andre poster for ulike tidsperioder. Du vil ikke ha skatte tid til å rulle rundt og må panikk fordi firmaet ikke har sine skatteoppføringer i rekkefølge. Skatteposter i disarray kan koste deg fradrag, og hvis du vil bli revidert, kan det føre til et problem og koste penger. Tross alt vil du få alle fradragene du kan og kunne sikkerhetskopiere dem.
Her er åtte tips om hvilke skatteoppføringer som skal holdes, hvordan du beholder dem, og hvor lenge de skal beholde dem:
01 - Sett opp et godt regnskapssystem for programvare
Din endelige avkastning er et produkt av din gode postering gjennom ditt regnskapssystem innenlands.
02 - Bevisbyrd for næringsskatt
Når du gjør en oppføring, for eksempel inntekt, utgifter og fradrag, på din selvangivelse, har du det som kalles bevisbyrden for dem. Du må kunne bevise at du har rett til visse fradrag og utgifter for å være berettiget til å ta dem som fradrag.
Hvordan etablerer du bevis? Gjennom god rekordføring, selvfølgelig. Hvis du har dokumenter som underbygger disse fradrag og utgifter, har du møtt dine ansvarsområder for å ha bevisbyrden for IRS. Ikke ta fradrag eller kreve inntekt uten dokumentasjon som underbygger at du har bevisbyrden.
03 - Kildedokumenter for regnskapsskrifter
Kildedokumenter for kjøp av bedriftene dine, for eksempel kansellerte sjekker, kvitteringer, kassebånd og andre, er det du lager din regnskapslogger og journalposter fra. De er også din dokumentasjon for skattefradrag for din virksomhet som du tar ved utgangen av skatteåret. Kildedokumenter som holdes ordentlig, kan ta deg lang tid med god rekordføring.
De originale papirdokumentene skal holdes sammen med ledgers hvor du registrerer transaksjonen. Som sikkerhetskopi, i tilfelle brann eller en annen katastrofe, skal hvert kilde dokument skannes i riktig datafil og lagres på en flash-stasjon.
04 - EFT og bedriftens betalinger
Teknologi endrer måten vi driver våre virksomheter på. I stedet for å skrive papir sjekker transaksjoner, bruker vi ofte kreditt- eller debetkort eller elektronisk pengeoverføring (EFT) for å betale regningene. Hvordan sørger vi for at vi har de riktige kildedokumenter for IRS under disse omstendighetene?
Hvis du bruker enten EFT- eller kreditt- / debetkort, må du bruke regnskapet som er utstedt av banken din som kildedokumenter. For EFT skal uttalelsen vise følgende: Overført beløp, betalingsmottakerens navn, og datoen for overføringen ble postet til kontoen av finansinstitusjonen. For kreditt- / debetkort må utsagnet vise følgende: beløp belastet, betalingsmottaker navn, transaksjonsdato.
Bevis for betaling på egen hånd betyr ikke nødvendigvis at du har krav på skattefradrag. Hold kredittkortslister og fakturaer for å underbygge kravet ditt på fradrag.
05 - Daglig og månedlig oppsummering av kontantinnskudd og utbetalinger
Din daglige og månedlige kontantinnskudd og kontanter utbetalinger regneark er verdt sin vekt i gull. Alt du savnet i regnskapslister og tidsskrifter, sannsynligvis kan du finne det her. Igjen må du ha kildedokumentasjon. Utbetalinger som utgifter til telefon- og internettjeneste og for lastebil / bilutgifter kan hentes her som mulige skattefradrag.
06 - Betal oppmerksomhet til Kleinkassfonden
Eventuelle transaksjoner utført av småkassefondet må behandles som kontantutbetalinger med et kildedokument. Noen kan være fradragsberettiget .
07 - Arbeidsgiveravgift Skattefradrag
Arbeidsgiveravgift skattefradrag er komplisert. Skatteveiledningen fokuserer vanligvis på personlig skatt, men denne artikkelen oppsummerer skattemessige konsekvenser av ansattes forretningsskatt. Hold uvanlig gode poster for dine ansatte.
08 - Hvor lenge skal du holde skatteregistrene dine?
I henhold til Internal Tax Code, må du holde oppføringene så lenge de kan være nødvendige for administrasjon av deler av skattekoden.
Hvis du har ansatte, må du holde oppføringene i en periode på ikke mindre enn 4 år. For å være trygg, hold ansatt rekord en periode på ikke mindre enn 7 år. Hvis du skylder skatt, hold oppføringene dine i minst 3 år. Hvis du eier eiendom, må du registrere deg for det før fristen for utløp utløper for året hvor du disponerer eiendommen i en skattepliktig disposisjon. Hvis du ikke rapporterer inntekt, bør du rapportere og det er mer enn 25% av bruttoinntektene på selvangivelsen, hold oppføringene i 6 år.