De fleste e-post takk yous er forferdelig. De er ikke mye mer enn kvittering. Og det er bare ikke nok. De samme reglene som gjelder for postet takk, gjelder for e-postmeldinger.
Her er noen grunnleggende retningslinjer
- Sett organisasjonens navn i "Fra" -linjen i e-posten din . Giveren ønsker å vite hvem du er hvis hun skal vurdere selv å åpne takk.
- Vær klar i "Subject" -linjen . Si nøyaktig hva denne e-posten handler om. Noe som "En varm takk!" virker. Eller, "Takk for din donasjon." Ikke bruk mer enn 45 tegn, så det vil komme bra ut.
- Få personlig. Start meldingen med giverens navn. Fornavnene er kraftige, så bruk dem. «Kjære Joanne» eller Kjære Fred og Louise. »Bruk et komma snarere enn et kolon. Du vil være uformell.
- Begynn med en varm "takk" som angir hvor mye donasjonen og navnet på kampanjen eller fondet som donasjonen ble gjort.
- Fortell en historie om hvordan den donasjonen vil hjelpe noen eller løse et problem. Vær spesifikk og beskrivende.
- Legg til et bilde. TPhotos er enkle å legge til i en e-post. Gjør det hjertelig oppvarming og en påminnelse om hvem donoren din hjelper.
- Tell gjengen når han vil høre fra deg neste. Vil du kunne rapportere resultater fra en bestemt kampanje? Når? Vil du sende et nyhetsbrev eller en rapport?
- Gi giveren spesifikk kontaktinformasjon dersom de har spørsmål eller ønsker mer informasjon. Gi et navn, telefonnummer og e-postadresse til en person.
- Bruk signaturen til noen som er viktig . Det kan være din administrerende direktør, utviklingsdirektør, eller formannen for denne spesielle kampanjen.
- Gjør inkludere en PS Folk er vant til det. Begynnelsen og PS er de første tingene din giver vil trolig se på. PS er et godt sted å invitere mer engasjement. Oppfordrer giveren til å besøke nettstedet ditt, se en video, registrere deg for nyhetsbrevet ditt, eller følg organisasjonen din på Facebook eller Twitter. Dra nytte av det faktum at du kan inkludere levende koblinger i en e-post.
- Ta med en opplysning som "Vennligst betrakt dette brevet en kvittering for ditt bidrag på $ 50 på 4/16/13. Dette bekrefter at ingen varer eller tjenester ble mottatt for dette bidraget, som er helt fradragsberettiget." ( Les mer om avsløring )
01 - E-post takk fra Helen Keller International
Etter at jeg reagerte på en millionmors appell for å hjelpe til med å fremme søtpoteter i Afrika for å øke vitamin A-forbruket, fikk jeg denne e-posten takk fra Helen Keller International (organisasjonen som mottok min donasjon). Min donasjon ble behandlet av GlobalGiving, og jeg mottok en kort epostkvittering fra den organisasjonen. Innen to dager fikk jeg også denne takk fra kommunikasjonskoordinatoren på Helen Keller.
Jeg var imponert over organisasjonens respons, men e-postadressen er for kort og tverrlig til å virkelig bygge et bånd med meg utover denne donasjonen. Historien om et bestemt barn eller familie hvis liv ble gjort bedre gjennom min donasjon ville være mer effektiv. Det er sant at jeg kan lenke til en video og et nyhetsbrev som forteller historien mer fullstendig. Men aldri avhengig av en leser å gjøre det. Fortell historien i brevet også.
Noen ting som dette takk blir riktig er: 1. emnelinjen som forteller meg med en gang om hva denne e-posten handler om, 2. bruken av navnet mitt i hilsen, 3. invitasjonen til å foreta ytterligere tiltak ved å abonnere på nyhetsbrev , 4. lenken til en video, og 5. god kontaktinformasjon.
E-postens emnelinje leser: "Takk for din siste donasjon!"
Kjære Joanne,Tusen takk for din siste donasjon på Global Giving til Helen Keller Internationalts "Spise Oransje til Bedre Helse i Burkina Faso" -prosjektet.
Som du vet, kan denne ydmyke roten ha stor innvirkning på kvinner og barn ved å gi dem sikte- og livreddende vitamin A. Jeg vil nå invitere deg til å abonnere på vårt e-nyhetsbrev, WorldView, sendt en gang en måned, så du kan lære mer om hvordan din støtte hjelper HKI til å forhindre blindhet og redusere underernæring for de mest sårbare over hele verden.
Vår nyeste utgave på vår appelsinfløte søtpotetprogram kan ses ved å klikke her. Du kan registrere deg for nyhetsbrevet ved å klikke her.
Jeg håper du bestemmer deg for å holde kontakten med oss.
Med vennlig hilsen,
Maggie
Maggie Jacoby
Kommunikasjonskoordinator
Helen Keller International
352 Park Avenue South, Suite 1200
New York, NY 10010
Telefon #
Faks #
www.hki.orgInntil den store massen av folket skal fylles med ansvarsfølelsen for hverandres velferd, kan sosial rettferdighet aldri oppnås. - Helen Keller
Se videoer fra ABC World News om våre appelsinflasete sweetpotato og vitamin A-programmer.
02 - Leger Uten Grenser sendte denne video meldingen om en gjentatt donasjon
Leger Uten Grenser betaler særlig oppmerksomhet til gjentagende givere . For eksempel, en måned sendte de denne videoen takk. Du kan se hele meldingen her.
Her er hva det sa:
"VIDEO: FOR ALLE DU HAR GJORT, TAKK DU"
"Mens du ser på denne videoen, redder MSF-lagene liv i kriser over hele verden, fra Den sentralafrikanske republikk til Jemen, Lake Chad-regionen til Egeerhavet. Det er på grunn av din generøsitet som vi kan svare når katastrofer , kriger og epidemier streik. På vegne av våre pasienter og ansatte: Takk! "
For mer om bruk av video, se Handling! 10 måter nonprofits kan øke mer penger med video
03 - Camfeds e-post takk brev for en månedlig donasjon
Camfed sender en takk e-post hver måned etter at min månedlige donasjon er gjort. Bunnen av e-posten er en historie over mine transaksjoner som jeg kan bruke til skattemessige formål . Dette brevet er ganske kort, og jeg tror Camfed savner en mulighet til å engasjere seg med meg dypere. Noe om organisasjonens siste arbeid eller en kobling til en nyhetsoppdatering eller nyhetshistorie vil være nyttig. Hvis du er heldig nok til å ha en gjentakende donor, må du sørge for at du gjør alt du kan for å beholde henne.
Kjære Joanne,
Takk for din donasjon til Camfed.
Takk for at du støttet Camfeds arbeid med dine sjenerøse vanlige donasjoner. Din verdifulle gave hjelper oss med å gi langsiktig støtte til jenter og unge kvinner i Afrika.
Har du spørsmål om din bestilling eller om vårt arbeid, vil vi gjerne høre fra deg. Vennligst send e-post info@camfed.org eller ring 415-963-4489.
Vennlig hilsen,
The Camfed Team
Camfed USA
369 Pine Street, Suite 420
San Francisco, CA 94104
Telefon: +01 415-963-4489 | usa@camfed.org
Vennligst skriv ut eller lagre denne meldingen for dine personlige opplysninger. Du kan bruke denne siden som kvittering for skattemessige formål.
04 - Takk for online donasjon i våken av katastrofe
Legg merke til hvordan denne takboken er spesifikk for katastrofen som jeg ønsket å hjelpe. Dessuten er det et vitnesbyrd fra et katastrofeslag. Jeg mottok ikke et brev fra denne organisasjonen, men mottok en telefonsamtale senere for å takke meg igjen. Hyggelig touch!
Kjære Joanne,
Takk for din gave på $ ___. Convoy of Hope har distribuert lastebiler og lag til Joplin, Mo. "Våre bønner går ut til familiene i Joplin som mistet sine kjære, hjem og bedrifter, sier Hal Donaldson. På grunn av venner som deg, var Convoy of Hope i stand til å distribuere øyeblikkelig lag og nødhjelp forsyninger for å hjelpe ofrene for disse massive stormene. Takk!
Din økonomiske gave hjalp folk som Rachael, som mistet sitt hjem og ikke hadde mat til barna sine. Convoy of Hope-arbeidere leverte Rachael og hennes familie med mat, vann og hygieneprodukter på et av våre distribusjonssteder like utenfor Birmingham, Ala.
"Når du har barn, og du ikke vet hvordan du skal mate dem, betyr det så mye å vite at det er folk her for å hjelpe," sier Rachael.
Takk igjen for ditt raske svar som aktiverte Convoy of Hope for å hjelpe tusenvis som Rachael over sørøst i kølvandet på denne katastrofen.
Takk for din gave på $ ____ til Convoy of Hope. Det er donasjoner, som din, som utstyre oss til å hjelpe i Japan, fortsette vårt arbeid i Haiti, og alle våre andre oppsigelser også.
På grunn av venner som deg, har våre katastrofesponsere distribuert til regionen der de skal kjøpe og distribuere livreddende mat, vann og forsyninger i samarbeid med våre partnere i landet.
Med din hjelp kommer vi til å nå enda flere familier og barn i nød her hjemme og rundt om i verden i år.
Nedenfor er et sammendrag av din gave. Du kan også få tilgang til kvittering online ved å klikke på denne lenken: xxxxxx
Beløp: $ xxxx
Betalingsmåte: Mastercard Kredittkort, ************
Dato: 5/24/2011
Betegnelse: US Disaster Response
Takk for din medfølelse.
Vennlig hilsen,
Hal Donaldson, president
05 - E-post takk brev fra International Aid Agency
Her er et takknemål som jeg mottok fra en av mine favoritt internasjonale hjelpeorganisasjoner, Partners in Health (PIH). Jeg reagerte på en e-pengeinnsamling for mer hjelp til å hjelpe haitiere i å forvitre en orkan og håndtere et Cholera-utbrudd.
Brevet er kort og litt generelt, og adresserer det samlede arbeidet i organisasjonen, i stedet for det spesifikke behovet jeg reagerte på. Et problem med dette brevet er det formelle og stive språket som brukes til å beskrive PIHs arbeid. Et eksempel er dette uttrykket "... vi arbeider for å formidle vår modell til andre ..." Helseorganisasjoner snakker ofte i jargongen som brukes i profesjonelle folkehelsekretser. Det er ikke det som appellerer til de fleste givere.
Hva er bra med denne e-posten er at "fra" -linjen spesifiserer nøyaktig hvem som sendte e-posten, og "emnet" -linjen angir hva e-posten handler om. Hvordan disse feltene håndteres er svært viktig for å sikre at giveren faktisk åpner e-posten. Det er best å bare være spesifikk heller enn coy eller kryptisk.
Til: Mitt navn
Fra: Partnere i helse
Emne: Takk for din donasjon til partnere i helseKjære Mitt Navn,
På vegne av Partners In Health, vil jeg gjerne takke for din donasjon av $ xx.xx. Hver dollar du bidrar med, blir dypt verdsatt av de samfunnene vi jobber med. Gaven din vil bli utpekt for å støtte vårt arbeid i Haiti, eller hvis du valgte, for å støtte vårt arbeid over hele verden.
For over tjue år siden, da Partners In Health ble grunnlagt første gang i Haiti, lovet vi å yte den aller beste medisinske omsorg på steder som ikke hadde noen, å følge våre pasienter gjennom deres omsorg og behandling, og å takle årsakene til deres sykdom. I dag jobber vi i tolv land med en helhetlig tilnærming til å bryte sykdommen av fattigdom og sykdom - gjennom direkte helsetjenester, samt samfunnsbaserte tiltak innen landbruk og ernæring, boliger, rent vann og inntektsgenerering.
Vårt arbeid begynner med pasienten før oss, men strekker seg langt utover forvandlingen av samfunn, helsevesen og global helsepolitikk. Vi har dokumentert og formidlet suksessene til vår integrerte tilnærming midt i tragedier som det ødeleggende jordskjelvet i Haiti, i land som fortsatt er arran fra krig, som Rwanda, Guatemala og Burundi, og til og med i innerstaden, Boston. Gjennom samarbeid med ledende medisinske og akademiske institusjoner som Harvard Medical School og Brigham & Women's Hospital, jobber vi for å formidle vår modell til andre; Gjennom advokatinnsats rettet mot globale helsefondsmedarbeidere og politimenn, søker vi å øke standarden for hva som er mulig i leveransen av helsevesen i de fattigste hjørner av verden.
Det er din generøsitet og tro på vårt oppdrag som gjør oss i stand til å utføre dette arbeidet, og vi er dypt takknemlige for samarbeidet ditt.
Takk skal du ha,
Ophelia Dahl
Daglig leder
Partnere i helseDu kan logge inn for å se, laste ned og skrive ut din online donasjonshistorikk her: XXXXXXXXX
Partnere i helse, en 501 (c) (3) ikke-profittorganisasjon, har ikke gitt noen varer eller tjenester, helt eller delvis, til deg i betraktning for dette frivillige kontantbidrag. Hvis du ønsker å kreve skattefradrag for denne gaven i USA, behold dette bekreftelsesbrevet for filene dine. Partnere i helseens EIN- nummer er xxxxx.