10 tips for å skrive bedre donor takk brev

by Joanne Fritz

Du kan aldri si takk for godt eller for ofte

Å si takk til en giver slutter en transaksjon, men bygger en bro til fremtidig støtte og dypere engasjement. Gjør det bra, og du er på vei til fremtidig fundraising suksess.

Her er ti tips for å gjøre det takknemlig akkurat nå.

01 - Hent det i posten fort

Åttiåtte timer er et ideelt vendepunkt for et takknemål. Hvis det er umulig, sikte ikke mer enn en uke. Du vil at giveren skal huske at han gjorde donasjonen slik at takken din styrker sin handling og belønner ham for å gi.

Å få brevet der raskt, vil gjøre din veldedighet navn stokk i giverens sinn, forsikre deg om at du har mottatt donasjonen, og imponere med din effektivitet og gjennomtenkt.

Selv online donorer skal motta et brevbrev, men det er dyrt, og mange ideelle organisasjoner beveger seg til nett så mye som mulig. I så fall må du sørge for at din online donor ikke bare har fått en e-postkvittering. Ta deg tid til å personliggjøre en epost takk og slå den til noe minneverdig

Børst opp på beste praksis for epost takk bokstaver . I full e-postbokser kan takkebrevet ditt gå ubemerket, så vær oppmerksom på emnelinjen og sørg for at "fra" -linjen tydelig identifiserer organisasjonen din.

Det er mange hindringer for å takke en giver via e-post som du kanskje glemmer. Den må holde seg utenfor SPAM-mappen , fange giverens oppmerksomhet og lokke ham eller henne til å åpne meldingen. Ikke la den enkle og relativt lave prisen på e-mail blinde deg for sine mangler.

02 - Gjør det personlig

Tilpass takknemålet med giverens navn (dobbeltsjekk stavemåten og aldri ring en Ms en Mr), og skriv direkte til personen. Fornavnene er kraftige.

Det som fungerer for et innsamlingsbrev fungerer også for et takknemål. Bruk for eksempel personlige pronomen , for eksempel "deg", "vi" og "I."

Inkluder informasjon om giveren, for eksempel hvor lenge de har vært en donor, eller at du likte å se dem ved den siste hendelsen. Kanskje donoren har mottatt en pris eller fått en kampanje. Ta gjerne med noe om det til brevet ditt.

Et godt donorregistreringssystem vil være din beste venn når det gjelder dette nivået av personalisering. De fleste systemer, selv billigere, har muligheten til å fange opp dagens informasjon om giverne dine.

Når ga de sist? Har de meldt seg til frivillig? Når var sist gang donoren hadde kontakt med organisasjonen din og hva var arten av samspillet?

Hvis dette er en første gangs donor, send en velkomstpakke, og inviter giveren til å abonnere på nyhetsbrev og kunngjøringer.

Hvis du takker en lang donor, bør du vurdere et håndskrevet notat i stedet for et formelt brev, eller en annen kreativ måte å si takk .

03 - Koordinere det med kampanjetemaer

Koordinere takk med appellen eller kampanjen som brakte inn i donasjonen.

Utkast til en mal for et takknemål når du skriver inn dine innsamlingsmaterialer. Tenk på det som en del av kampanjepakken din. Hvis donasjonen er som svar på noen andre stimulanser ... kanskje en hendelse du arrangert ... forholder brevet til den hendelsen.

Kommer full sirkel tilbake til klagen forbedrer klipperheten i organisasjonens navn i giverens sinn. Det er også beroligende til giveren.

Hvis donasjonen er som svar på en bestemt e-postappell, må du utvikle en destinasjonsside på nettstedet ditt spesielt for de giverne.

Generisk er ute. Spesifikitet til det som giveren så det som tvang ham eller henne til å gi, er et must. For eksempel, hvis en giver donert for å hjelpe ofrene for et jordskjelv, sørg for at du takker deg for den situasjonen.

04 - Bruk historier for å koble givere til resultater

Hjelp donorer visualisere hvordan pengene ble brukt Den beste måten å gjøre det på er å fortelle en historie om en bestemt person som ble hjulpet av donasjonen. Historien trenger ikke være lang. Bare noen få setninger og bruk av en persons navn kan være nok til å vekke empati i giveren.

Gjør donoren helten til disse historiene. Han eller hun gjorde historien mulig. Hold oversikt over historier om de gode tingene som din veldedighet utfører. Sett deretter opp blokker med kopier ved hjelp av disse historiene og slipp dem inn i dine takknemåter etter behov.

Å endre historiene ofte vil holde bokstavene dine friske og gjøre det lettere å sende ut mange bokstaver uten å gjøre hverandre helt nye.

Selv om du serverer mennesker som er i følsomme situasjoner, og du trenger å beskytte deres identiteter, er det måter å fortelle sine historier uten å ødelegge deres privatliv.

05 - Få en ekte person til å skrive inn brevene dine

Unngå digitale signaturer med mindre du sender tusenvis av brev om gangen. Selv da, reserver brev som går til givere gir betydelige donasjoner for din administrerende direktør, styrets president eller en frivillig fundraising ordfører å signere. Bruk ekte første klasse frimerker for disse bokstavene.

06 - Legg til en personlig, håndskrevet notat

Hvis det er aktuelt, be direktør eller styremedlem om å legge til et personlig notat til brevet. Langtidsgivere som kan kjenne dine ED- eller styremedlemmer, finner dette spesielt gledelig.

Å nevne en nylig begivenhet som giveren deltok, vil både minne gjengen om en hyggelig opplevelse og legge til ektheten til notatet. Vurder å ha et notatskrivende parti med frivillige som kan skrive notater på brev eller legge ved post-it notater med håndskrevne meldinger.

07 - Inkluder en svarkuvert

Jeg anbefaler ikke å spørre om en annen donasjon i et takknemål. Ærlig, det gjør folk av mer enn du tror. Imidlertid, bare med en svarkuvert, kan du gjengi donoren om at fremtidige donasjoner er velkomne.

Mange givere holder disse konvoluttene og bruker dem til en gave senere ... eller til og med med en gang. Andrew Olsen av Fundraising Fundamentals er entusiastisk om å inkludere svarkuverter i takknemål. Han har funnet veldedige organisasjoner som bruker denne taktikken for nye givere, har "2. gave konverteringsfrekvenser som er hvor som helst 8% -12% høyere enn de organisasjonene som ikke inkluderer dem."

08 - Bruk brevet som en kvitteringskvittering

Din giver takk kan også være et kvittering. Du må oppgi kvittering årlig for skattemessige formål hvis en giver gir $ 250 eller mer , og du kan inkludere denne opplysningen med dette brevet.

Takk brevene i dag inkluderer vanligvis de riktige opplysningene hver gang en giver gir, enten online, via sjekk eller gjennom månedlig gi .

Det er også god praksis å gi et sammendrag av å gi for året i begynnelsen av neste år, akkurat da donorer vanligvis forbereder sine selvangivelser . Bare husk at en kvittering ikke er en takk . Kvitteringen skal være en mindre del av brevet.

09 - Invitere mer engasjement

Det er alltid hyggelig å ta med en invitasjon til å besøke byrået ditt og se arbeidet ditt førstehånds.

I dagens verden hvor du kanskje søker til donasjoner fra mennesker over hele verden, kan engasjement oppnås gjennom sosiale medier . Oppfordre giveren til å følge organisasjonen din på Facebook og Twitter eller andre sosiale nettverk du deltar i.

Siden det ikke er noen hyperkoblinger i et brev med brev, må du oppgi webadressen din og deretter sørge for at dine sosiale medier knapper er enkle å finne.

Ta med en eksplisitt invitasjon til å besøke nettstedet og klikk på disse knappene og å registrere deg for nyhetsbrevet ditt eller annen kommunikasjon. Sosiale medier-ikoner er noen av de viktigste elementene på din veldedighets nettsted.

10 - Legg til et innlegg og gi kontaktinformasjon

Vi er alle skummere. Det er derfor de fleste av oss leser toppen av et brev og så hopper ned til PS. Så kan vi gå tilbake og lese resten av brevet. Direct Mail markedsførere vet alt om PS og alltid inkludere det. Noen ganger har de mer enn en.

For PS av et takknemlig, vil du kanskje henvise til historien du oppgav ("Michael og Jane er trygge og glade på grunn av deg") eller sette viktig kontaktinformasjon der.

Donorer bør ha navn, telefonnummer og e-postadresse til noen i organisasjonen som de kan kontakte med spørsmål. Kundeservice er like viktig for ideelle organisasjoner som for bedrifter, så gjør det enkelt for en giver å finne en ekte person hvis de har et problem.