Dos og don'ts av å bruke e-post i virksomheten
E-post er blitt så populær at det i noen tilfeller bruker folk oftest enn telefonen. Fordi det skrevne ordet så lett kan misforstås, er det viktig å forstå riktig e-etikett i forretningsmiljøet.
Dessverre forstår mange ikke hvordan man bruker e-post til deres fordel, og fordelene det kan gi til en bedrift, blir ofte savnet. Følgende forretningsmessige e-etikettregler kan hjelpe dine ansatte til å komponere e-postmeldinger som er effektive og effektive.
01 - Send kun klare og kortfattede e-poster
02 - Bruk alltid en meningsfylt emnelinje
Ikke la emnelinjen i en e-post være tom. En tom emnelinje kan få e-posten din flagget som spam, og den vil aldri nå målet. E-post med blanke emnelinjer blir ofte oversett, spesielt hvis mottakeren mottar vanligvis mange e-postmeldinger på en gitt dag. Bruk alltid en emnelinje som gjenspeiler innholdet i e-posten din. Det vil hjelpe mottakerne dine til å sortere gjennom e-postene dine mer effektivt, og vil oppmuntre til et raskere svar på e-posten din.
03 - Unngå ekstremt formaterte e-poster
Send e-post i profesjonelle formater. Unngå flerfargede skrifttyper og bilder for bakgrunner. Disse accouterments kan distrahere leseren eller gjøre meldingen vanskelig å lese. Eventuelle bakgrunnsbilder du legger til, kan oppblåse filstørrelsen på e-posten din. Det kan tvinge mottakere med sakte tilkoblinger til å vente en agonizingly lang tid for meldingen din å laste ned. Nye bakgrunnsbilder du legger til, kan oppblåse filstørrelsen på e-posten din. Det kan tvinge mottakere med langsomme tilkoblinger til å vente en agonizingly lang tid for meldingen din å laste ned.
Hvis bedriften din insisterer på at du bruker bestemt e-postpapir for å projisere et konsekvent utseende, kan du dra nytte av det. Bedriftslogoen og signaturlinjen kan projisere et profesjonelt bilde på e-postene dine.
04 - Send Timely Replies
Ikke la folk vente på rettidige svar på e-posten deres. Reager raskt med en klar, kortfattet melding. Hvis du trenger mer tid til å undersøke et svar eller samle mer informasjon, fortell din e-post avsender når de kan forvente et svar.
05 - Bruk Off-Office Svarverktøy
Hvis du kommer til å være borte fra kontoret og ikke kan lese e-posten din, bruker du e-postsystemets verktøy utenfor kontoret til å svare automatisk til alle som prøver å kontakte deg. Pass på at ditt autosvar lar avsendere vite når de kan forvente å motta et svar.
06 - Ikke gråt Wolf med høy prioritet Flagg
De fleste e-postsystemer lar deg flagge en e-post som "Høy prioritet" eller "Rush". Ikke gjør dette til standard e-postflagget ditt. Bruk det sparsomt, eller mottakerne dine vil ignorere prioritetsflagget. Når du endelig sender en virkelig viktig e-post, vil den ikke få den oppmerksomheten den fortjener.
07 - Vurder om "Besvar alle" er nødvendig
Ikke klikk instinktivt på "Svar alle" -knappen for hver e-post som har flere sendere eller mottakere. Vurder emnet og avgjøre hvem som trenger å lese svaret ditt. Fortsatt å reagere på alle unødvendig vil raskt gi deg et rykte som en "business spammer", og folk kan begynne å ignorere e-postene dine helt og holdent.
08 - Separate forretnings- og personlige e-postkontoer
Med mindre det er en nødsituasjon, bruk aldri e-postadressen din for personlig korrespondanse. Selv om du eier din egen virksomhet, er det en god idé å ha to separate e-postkontoer. Det vil tillate deg å prioritere e-postene dine og holde uavhengige personlige meldinger ut av bedriftsnettverket.
09 - Bruk profesjonelle e-postkontonavn
Bruk ditt eget navn som en del av e-postadressen til en bedrift. For eksempel james.bucki@example.com, eller jbucki@example.com. Unngå kallenavn, håndtak, monikere eller obskure referanser. For eksempel, bruk ikke fotball.mom@eksempel.com eller baseball.nut@eksempel.com.
10 - Er e-post det beste for dette svaret?
Ikke bruk e-post som det eneste kommunikasjonsverktøyet ditt. Ikke alle meldinger er e-posttilpassede, og det vil være tidspunkter når en kort telefonsamtale eller et kort kontorbesøk kan være en mer effektiv måte å formidle en melding på. Møte eller snakke over telefonen kan introdusere et menneskelig element i samspill, og det kan gjøre hele forskjellen når du prøver å forklare noe, eller du vil overtale noen til å ta en handling.
11 - Være følsom og tilgjengelig
Bruk aldri e-post for å si opp et forhold eller en kontrakt. I profesjonell forretningskorrespondanse skal du alltid inkludere en signaturlinje som gir alternative måter å kontakte deg på. For eksempel kan du inkludere kontor-, faks- og mobilnumre og kontorsadressen din.
12 - Unngå å sende massive vedlegg
Du vet aldri hvordan eller hvor mottakeren skal få tilgang til e-posten deres. Mobile enheter kan begynne å laste ned filen før du ber brukeren om å bekrefte nedlastingen. Det kan ta lang tid og forbruke båndbredde som mottakeren må betale for. Hold den kombinerte størrelsen på vedlegg under 50 MB.
Hvis du må sende en stor fil, må du først kontakte mottakerne og spørre hvordan de vil motta filen. Du bruker også en filoverføringstjeneste for å sende filen.
13 - Tenk før du sender den e-posten
Til slutt, ta et øyeblikk og vurder hva du har skrevet før du trykker på "send" -knappen. Er det noe som ikke skal sendes i en e-post? Er det av personlig karakter og ikke hensiktsmessig å bruke selskapets e-postsystem? Har du skrevet e-posten mens du er sint og inkludert passasjer, kan du sikkert angre senere? Hvis ja, trykk på "slett" -knappen.