Som en eventplanlegger kan du påvirke tonen i arrangementet, og det inkluderer invitasjonens format og ordlyd. En invitasjon bør samsvare med kundens behov og personlighet.
Hvis du planlegger et bryllup for et morsomt par, kan du bruke dristige farger og lyse ord på invitasjonen. I kontrast, hvis du jobber med en bedriftsklient for et stort fundraiser, kan invitasjonen være mer formell og beroligende.
Ordlyd Formelle invitasjoner
Å skrive formelle invitasjoner til spesielle arrangementer og møter er enklere enn de fleste ville tro. Altfor ofte søker folk etter et utvalgsinvitasjonsbrev når de virkelig mener å finne formatet som gir invitasjonsordningsideer. Den morsomme delen er å finne ut hvor kreativ du kan være i å velge brevpapir for invitasjonen din.
Men den formelle invitasjonen er et viktig element i den totale pakken med invitasjonsbrev og materialer som brukes til arrangementer. Invitasjoner presenteres i mange forskjellige formater, inkludert telefonsamtaler, e-post, brev, håndskrevet brevpapir og formelle invitasjoner.
Fremfor alt bør du være bekymret for feil i stavemåte, grammatikk og tegnsetting.
Å jobbe med en grafisk designer for å lage en tilpasset layout, kan gjøre arrangementet mer tydelig og passe klientens personlighet.
Eksempel på formell invitasjon
Uavhengig av funksjonen, er den beste tilnærmingen for hendelsesplanleggere å etablere et standardformat for seg selv og oppdatere spesifikasjoner avhengig av selve arrangementet.
En formell invitasjon bør være enkel og formatert på et kort eller papirvarer som er størrelsen på et kort eller mindre. De fleste invitasjoner bruker en skrift som samsvarer med organisasjonens standardfonter eller et skript som designeren liker. Nøkkelen er å sørge for at du følger vertsens merkevarestandarder mens du oppretter en følelse av formalitet.
Hvis du derimot jobber med en privat begivenhet, for eksempel et bryllup, vil du kanskje leie en kalligrafer for å skrive invitasjonene manuelt. Dette er et populært alternativ for mange par, da det ser mer elegant og personlig ut enn typede invitasjoner.
Invitasjonen skal inneholde følgende informasjon:
[Sett inn logo]
[Sett inn vertsnavn, tittel]
ber om gleden av din bedrift
på
[Sett inn formelt navn på arrangementet]
[Sett inn plassering]
[Sett inn event tagline hvis det er hensiktsmessig]
[Sett inn dato, dato (år), år]
RSVP
[Sett inn navn]
[Sett inn telefonnummer]
[Sett inn epost hvis det er hensiktsmessig]
Detaljer å følge
Det er viktig for designeren å formatere de enkelte linjene slik at de passer til ledig plass i den endelige invitasjonen. Du bør planlegge å jobbe tett med designeren for å sikre at all nødvendig informasjon passer på invitasjonen på en visuelt tiltalende måte.
Som en eventplanlegger kan du bidra til å påvirke hendelsens sjansene for suksess lenge før hendelsen oppstår. Å hjelpe kunden din til å velge riktig invitasjon og ordlyd det nøye, kan sikre at arrangementet er pakket og alle vet hva de kan forvente.