Dette representerer en gjennomsnittlig årlig vekst på ca 6% de neste fire årene.
Poenget er at e-post har blitt det foretrukne alternativet for all forretningskommunikasjon, og denne trenden fortsetter å vokse. Ny teknologi som skybaserte e-posttjenester, spesielt Google Apps og Microsoft Office 365, forventes å øke raskt de neste fire årene.
E-post kan sendes fra smarttelefoner , tabletter og andre mobile enheter. Selv om dette er en god bekvemmelighet, kommer det med en tendens til å bli lax med formaliteten av innholdet i kommunikasjonen. Mobile enheter har forandret måten vi kommuniserer i virksomheten fordi de tillater oss å kommunisere øyeblikkelig med våre kunder, partnere og ansatte. Men fordi innholdet i virksomhets-e-posten ikke har noen innflytelse, er det enkelt for mottakeren av e-posten å misfortolke hensikten med ordene. For å unngå dette uheldig utfall, må e-postadresser for virksomheten være så formell og til sak som forretningsbrev er.
Husk at flere tiår siden, den eneste måten å kommunisere skriftlig med en kunde; leverandør eller ansatt var ved å bruke et formelt brev. Det utarbeidede brevet kreves etter alle dekorum og anseelse av en skriftlig kommunikasjon. Hvis ikke sendt i en konvolutt med betalt porto, ble det kanskje sendt via faks.
Hvorvidt brevet ble sendt eller sendt med faks, representerte det en juridisk bindende kommunikasjon som ble skrevet inn.
Dette er også tilfelle med hver sendt epost: det er en juridisk bindende kommunikasjon fordi den er skriftlig. Det kan ikke være noen hearsay når en bedrift kommuniserer skriftlig. Til dette formål bør e-kommunikasjon alltid følge de samme retningslinjene og prinsippene for å skrive et faglig brev. Periode.
Skrive e-post er enormt annerledes enn å skrive en tekst eller en direktemelding (IM). Disse formene for kommunikasjon er utformet for rask og uformell skikkelse blant venner. Derfor er språket til tekster og IM som inneholder egne setninger som LOL, ROFL og mange andre akseptabelt for en prat med en venn, men har ikke plass i en profesjonell forretnings e-post.
På samme måte for emojis. Emojis er også et nytt språk som har utviklet seg og utviklet seg med spredning av mobilkommunikasjon. Den samme regelen om å avstå fra bruk av tekstsprog og forkortelser må gjelde for bruk av emojis - dette nye språket har ingen plass i en forretnings e-post. Selv om det kan være fristende å strø i noen smiley-ansikter for å fremheve poenget i en bedrifts-e-post, igjen, fordi e-post er underlagt tolkningen av mottakeren, motstå fristelsen til å kle opp e-posten med denne uformelle jargong.
Når du sender en forretnings e-post fra dette punktet, kan du tenke deg at du sitter foran en skrivemaskin, med tykk aksjebrev eller et juridisk formatark, og du skal skrive et formelt brev som skal signeres av deg på nederst på den siste siden og sendt eller sendt med faks.