En nybegynners veiledning for å konfigurere e-postmaler i Gmail

Bruk Gmail's Canned Responses for Repetitive Emails

Sjansene er at hvis du ofte bruker e-post i din Internett-bedrift, så sender du den samme eller svært liknende e-postmeldingen ut igjen og igjen. For eksempel, i noen tilfeller sender du en innledende e-post til et prospekt, planlegger en avtale eller møte med et prospekt eller en klient, eller svarer ofte stillede spørsmål igjen og igjen. Ikke bare er dette monotont, det er kontraproduktivt og tar opp mye verdifull tid.

Som forretningspersonell vet du alt for godt at tiden er penger.

Den gode nyheten er at hvis du er Gmail-bruker, kan du spare mye tid ved å bruke e-postmaler, også kjent som "hermetiske svar".

Slik sparer du tid og tilpasser e-postene dine

I stedet for å måtte skrive ut hver ny e-post fra bunnen av når du oppretter nye e-postadresser eller svarer på e-post, kan du med Gmail i hemmelig svarsystem lagre e-postadressene du skriver med jevne mellomrom. I fremtiden, når du trenger å sende en e-post eller svare på et spørsmål, laster du bare inn e-postmalen / hermetisk respons du opprettet og lagret, og gjør eventuelle spesifikke tilpasninger om nødvendig. Disse tweaksene, eller endringene, kan være så enkle som å legge til mottakerens navn eller endre svaret bare så litt. Det er viktig å ha dette alternativet å endre (og du bør "bruke" tiden til å gjøre det) fordi i dagens konkurransedyktige arbeidsverden er tilpasset tilpasset kommunikasjon nøkkelen.

Mange bruker allerede en lignende metode ved å kopiere og lime inn en e-postmal fra et dokument eller en tekstfil i sin e-postmelding. Det de ikke vet er at denne typen funksjonalitet (allerede) er praktisk bygget direkte inn i Gmail.

Her er trinnene du kan ta for å implementere Gmail-hermetiske svar i din e-post-arbeidsflyt.

Trinn 1-10 for bruk av Gmails Canned Response System

1. Logg inn på Gmail-kontoen din.
2. Klikk på innstillingslenken øverst i høyre hjørne. Dette er ikonet som ser ut som et utstyr.
3. Klikk på Innstillinger.
4. Klikk på Labs- fanen fra toppnavigasjonsnavigasjonen.
5. Se etter funksjonen kalt Canned Responses. Hvis du ikke finner det da Du kan søke etter "Canned Responses" i søkefeltet.
6. Velg Aktiver, plassert ved siden av funksjonen Canned Responses.
7. Klikk på Lagre endringer plassert nederst på siden.
8. Du vil nå kunne se en "hermetisk respons" -funksjon når du begynner å komponere en e-post.
9. Hvis du vil opprette en ny hermetisert respons, begynner du å komponere din e-post. Deretter bruker du rullegardinmenyen Pil ned, Velg nytt hermetisk svar og navnet ditt nye hermetikkrespons.
10. Hvis du vil bruke et hermetisk svar, åpner du en ny e-post og velger hermetisert respons du vil bruke fra rullegardinmenyen. Du kan deretter redigere hermetisert respons etter behov

Tid kreves: 5 minutter

Grad av vanskelighetsgrad: Enkel