Det er ikke noe viktigere for virksomheten din enn systemet ditt for å administrere kundefordringer, fakturering og samlinger. Noen ganger kalles dette systemet et "Collection Management System;" uansett hva det kalles, må du sette opp det og arbeide det flittig.
Her er hvorfor: Hvis du har mange kunder, men ingen inntekt fra disse kundene, vil du gå ut av virksomheten. Her er en liste over trinn du må ta for å implementere et samlingsstyringssystem for bedriften din:
Etablere betalingsmåter
Hvordan skal folk betale deg? Dette avhenger hovedsakelig av typen virksomhet og om kundene dine er enkeltpersoner eller selskaper eller begge deler. Det er noen etablerte måter å ta inn penger fra kunder av alle typer: Jo mer forskjellige typer betalinger du godtar, jo mer nyttig vil det være for kunder. Men du må betale en premie for å håndtere enkelte typer betalinger, for eksempel kreditt- og debetkort.
- Kontantbetalinger, primært fra personer i en detaljhandel
- Kontroller, fra enkeltpersoner i detaljhandel og forretningskunder
- Kreditt- og debetkortbetalinger fra enkeltpersoner og bedrifter
- Online betalingsmåter som PayPal, fra enkeltpersoner og selskaper.
- Kreditt- eller betalingsplaner, fra både enkeltpersoner og forretningskunder.
- Andre eksterne betalingskilder, for eksempel forsikringsselskaper, i enkelte typer selskaper.
Sett opp betalingsbehandling "Regler for tommel"
Etter at du har bestemt hvilke typer betalinger du skal ta, må du angi noen regler for dine ansatte angående aksept og håndtering av disse betalingsformene.
For eksempel, hva er dine regler for å godta sjekker? Gjør du kredittsjekk på nye kunder? Når tillater du kunder å betale over tid? Når tar du en kunde til små krav domstol?
Send ut regninger
Send ut regninger til kunder som skylder deg penger. Send en faktura minst en gang i måneden, eller oftere hvis du er veldig seriøs om å samle inn penger.
Kjør en konto for mottakelig aldring
Avhengig av hvilken type virksomhet du har, kan du ha kunder som ikke betaler når de kjøper, eller som betaler over tid. Å kjøre en krevende aldringsrapport vil vise deg når du skal sende ut regninger og når du skal starte sterkere innsamlingsmetoder.
Starte samlingsprosedyrer for ikke-betalere
For kunder som ikke betaler innen rimelig tid (som bestemt av dine "tommelfingerregler"), innledes samlingsprosedyrer. Du vil kanskje sende en konto til en samling byrå eller til små krav domstol. Bestem hvilken som er best for hver type konto.
Å sette opp og jobbe med et samlingsadministrasjonssystem kan hjelpe deg med å samle inn pengene du skylder og holde kontantstrømmen i bedriften.