Hva å vite før du velger menyen for arrangementet ditt

Å bygge en hendelsesmeny tar mer hensyn enn å plukke maten selv

Når det gjelder gjestenes glede av ethvert arrangement, er mat og drikke nesten like viktig for en begivenhet som formålet med selve arrangementet. Som hendelsesplanleggeren vil du sannsynligvis være ansvarlig for å jobbe med cateringprofessoren for å planlegge maten helt ned for å velge hvert menyelement for gruppen din.

Planlegger hendelsesmenyen

Enten du jobber med en privat cateringfirma eller cateringforvalteren på arrangementet, er det alltid nyttig å vurdere flere faktorer før du bygger menyen.

Det første du må huske på er at menyalternativene de presenterer, nesten alltid er 100% fleksible. Og selv om de fleste cateringfirmaer vil tillate deg å bekrefte menyen og hodetellingen om tre uker før arrangementet, foreslår jeg alltid å bekrefte menyen mye tidligere i planleggingsprosessen. Her er hva du trenger å vite før du kommer i gang.

Frokost, lunsj og middagsmenyer

Menyen bør inkludere flere ferdigpakket måltidsmat og à la carte-valg som er utviklet av kokk eller cateringfirma. Tilnærmingen til dagens forskjellige måltider - frokost, lunsj og middag - er generelt unik. Vurder følgende:

• Frokost: Når det gjelder frokost, er pakkemenyer vanligvis mer kostnadseffektive og enklere å velge, inkludert kontinentale alternativer, varme buffeer og frokoststasjoner. Hvis du tilbyr frokost før starten av det offisielle programmet, må du passe på å velge det alternativet som passer best for arrangementet ditt.

• Lunsj: De fleste cateringfirmaer tilbyr flere lunsjbuffetalternativer, "lunsj" -valg (som à la carte-smørbrød og passende sider), og til og med lunsjpakker. Igjen, det beste valget av måltidstype vil være helt avhengig av programmets tidsplan, så vurder hvor mye tid gjester må spise.

• Middag: Du har alltid et utvalg av pakkede middagsbuffeer eller forgylte middager, og begge kan tilby et utvalg av tre til fem kurs. Det er her du finner elementer som reflekterer kokkens personlige preferanser, og det er også generelt en tid å la maten skinne.

Bryt mat og mottak-menyer

Når det gjelder å planlegge maten på et arrangement, er planleggingen ikke alltid begrenset til tre kvadratmeter. Faktisk krever mange konferanser i flere dager cateringplanlegging utover frokost, lunsj og middag, kanskje under planlagte pauser eller frokost- og cocktailmottakelser. Daglig leder eller matleverandør kan presentere deg med flere flere ferdigpakket måltidsmat samt à la carte-valg:

• Break Items: Hvis budsjettet ditt har råd til det, er tema pauser alltid mer interessante enn standard drikkevarer og snacks.
• Resepsjoner: De fleste cateringfirmaer tilbyr à la carte-alternativer for bestått kjølte og varme hors d'oeuvres og hostede barmottakspakker (belastet time per person eller på forbruk). De kan også tilby kalde og varme tallerkener og dessertstasjoner.

The Big Dinner Question: Buffet eller Plated?

Uavhengig av måltidet i betraktning, har jeg møtt mange situasjoner når ledelsen som er vert for et arrangement, har bedt om feil format for å servere et måltid.

Følgende tidspunkter bør fungere som en god guide for å bestemme hvordan man best kan servere måltidet:

• Plated : Plated måltider krever minst 1,5 timer, om ikke 2 timer, av dagsordenen for å ordne og rengjøre rommet. Plated måltidstjeneste er mest brukt til middag og avslappet toppmøter.
• Buffet : Forsøk å tillate opptil 1 time dagtid for buffémåltid. Buffeer er et flott format til frokost og lunsj.
• Passed Items: Mens et godt alternativ for hors d'oeuvres, er passering servering vanligvis bare brukt under mottak.

Spesielle behovskonsekvenser

Sist men ikke minst av menyplanleggingshensikten er det tatt hensyn til spesielle diettbehov. Det er viktig å innlemme og informere cateringforvalteren om eventuelle spesielle ønsker og behov som dine gjester måtte ha, inkludert, men ikke begrenset til:

• Matallergier
• Religiøse krav
• Andre diettbegrensninger

Den eneste måten å vite om slike spesielle behov er å spørre, og den eneste måten å planlegge for dem, er å diskutere dem med din catering profesjonelle så snart som mulig.

Gjennomføring av en bankettbegivenhetsordre

Banketten arrangementet er den formelle oppskrivningen som beskriver alle elementene i cateringbehovet ditt når du har gått gjennom alle overveielsene og planleggingstrinnene ovenfor. Det vil kreve signaturen din (som hendelsesplanleggeren), så omhyggelig gjennomgå dette dokumentet for nøyaktighet fordi både deg og matleverandøren vil referere til det senere. Det vil inneholde følgende avgjørelser, forespørsler og krav:

• Mat og Drikke
• Romoppsett
• Audiovisuelt
• Underholdning og innredning
• avgifter

Event Food and Beverage Budsjettelementer å vite

Når du lager din cateringbudsjett , må du passe på følgende kostnader:

• Catering minimum: De fleste måltider krever minimum hodetall og kostnad på per person basis.
• Arbeidsavgift: En minimumsavgift som brukes for å sette opp arrangementet ditt Men ofte omsettelig og frafall dersom arrangementet møter minimumsavgifter.
• Kokkavgift: Belastes hvis arrangementet ditt bruker en carving stasjon.
• Bartenderavgift: Belastes hvis arrangementet krever bartendertjenester.
• Leieavgift: Ofte omsettelig og frafall dersom arrangementet møter minimumsavgift.
• Servicegebyr og moms: Forvent 20% eller prosent identifisert som serviceavgift, og lokale avgifter.