De beste begivenhetsplanleggerne holder seg oppdatert med trendy arrangementer i deres område fra hotell til alpinanlegg til restauranter . Viktigst av alt, etablerer de gode, selv vennlige samarbeider med salgs- og cateringadministrasjonen på disse stedene, da begge vil bidra til å lage eller bryte en hendelse. Disse forholdene vil også vise seg verdifulle for fremtidige hendelser, og vil forhåpentligvis gjøre jobben din til å levere en utmerket begivenhet lettere.
På samme måte bør hver eventplanlegger (enten uavhengig eller ansatt som møteplanlegger hos en organisasjon) ha et personlig bedriftsnettverk av pålitelige arrangementleverandører og leverandører som kan ansettes for ulike arrangementer.
Ikke bare vil nettverket kutte ned på tid dedikert til å lete etter disse entreprenørene, men hendelsesplanleggeren har lært hvordan man skal jobbe med disse selskapene og enkeltpersoner for å få best mulig service for kunden. Til slutt er nettverksbygging utrolig viktig i møtene og hendelsesbransjen.
Når det kommer til henvisninger, kan nettverket ditt (eller mangel på det) bety forskjellen mellom å lande en jobb og se på den gå til konkurransen. Her er arrangementstjenestene leverandører, leverandører og entreprenører hver stor eventplanlegger skal ha på nettverket.
01 - Destinasjonsforvaltningsselskap (DMC)
Når du planlegger hendelser utenfor byen eller utenfor ditt kompetanseområde, kan en god DMC bli din beste venn og nærmeste allierte. Deres relasjoner og omfattende lokal kunnskap dekker ofte alle aspekter av hendelsesplanlegging. DMC er vanligvis ansatt for å hjelpe planlegge og gjennomføre alle offsite og kveld aktiviteter.
02 - Kommunikasjonskonsulent
En kommunikasjonskonsulent vil bidra til å lage malemateriell som følger passende etikett og formater for hver type kommunikasjonsverktøy.
Arbeide med forfattere og grafiske designere (eller utføre disse ansvarene direkte), vil denne personen sørge for at materialene inneholder hendelsestemaet, meldingstjenester og klientmerkestandarder. De kan til og med bistå i selve produksjonen og utskrift av disse materialene.
03 - Skrivesaker Designer
Prøv å jobbe med butikkinnehaveren. Han eller hun burde lagre hundrevis av stiler direkte i butikken (og ha muligheten til å bestille tilpassede materialer når det er nødvendig). En papirvarer designer vil lage forslag og hjelp til Wordsmith og skrive ut dine materialer også.
Stasjonært tips: I tillegg til mer klassiske eller tradisjonelle skrivesaker og invitasjoner, sørg for at varen også inneholder andre, mer unike alternativer.
04 - Reklameartikler Distributør
Kontaktopplysningene dine skal gi deg tilgang til navnemerker, notisblokker, penner, blyanter, klær, priser og andre gjenstander du eller din klient kan være interessert i å gi til dem som deltar på programmet.
Gave Tips: Det er alltid best å velge gaver som reflekterer bilden / merket til vertsorganisasjonen. Når det er hensiktsmessig, kan du til og med ønske å kunne merke bestemte elementer med firma- eller foreningslogoen.
05 - Fotograf
Din fotograf bør også opprettholde et nettverk av ressurser som video produksjon, A / V teknikere og andre fotografer. Fotografen som legemliggjør teknisk kompetanse med kunnskap om markedsføring, er den du vil ha i nettverket ditt. Han eller hun vil forstå kunst- og forretningsgrunnlaget for enhver hendelse.
06 - Privat Caterer
En matleverandør kan ha sin egen restaurant, bankettfasiliteter eller butikk. I tillegg til å tilby en rekke menyelementer som vil appellere til generelle eller etniske matopplevelser, bør han eller hun tilby utrolige alternativer til frokost, lunsj, pauser og / eller middag.
07 - Vinbutikk Eier / Sommelier
En god vinbutikk kan gi inventar (til forbruk eller takknemliggaver) som en direkte ressurs for private fester, men enda viktigere, kan denne sommelier bidra til å utdanne planleggeren om vin.
Vin Tips: For en ekstra bonus, utarbeide et direkte forhold til vinbutikkens eier for å sende inventar direkte til kundene dine og ta med et personlig notat fra deg.
08 - Chocolatier
Hvis du kan, kan du jobbe med en lokal chocolatier som bruker alle ferske ingredienser, men det er mange gourmet sjokolade beslutningstakere som vil sende direkte til arrangementet. MarieBelle New York skaper nydelig sjokolade.
Sjokolade Tips: Hvis du virkelig vil ha lyst, kan en god chocolatier inkludere et tilpasset bilde på toppen av sjokolade eller til og med lage en sjokolade skulptur eller midtpunkt. Det er heller ikke en dårlig ide å spørre din kontakt for å holde dine personlige visittkort i butikken for personlig frakt til kunder.
09 - Blomsterhandler
En god blomsterhandler vil tilby ulike ideer som adresserer temaet, farger og budsjett for arrangementet ditt. Han eller hun vil også gi råd om hvilke blomster som vil holde seg best for varigheten og temperaturen til arrangementet ditt (f.eks. Utendørsarrangementer) og sesongen.
10 - Party Rental Supplier
En god begivenhet kan inkludere et hvilket som helst antall gjenstander for dekorasjoner, sengetøy, gulvbelysning, belysning, audio / visuelt utstyr, servise, glassvarer, rekvisitter, telt osv. Et godt festutleiefirma vil tilby alt dette og mer. Partiet utleier leverandøren kan også være en god ressurs for å hjelpe brainstorm de beste måtene å støtte temaet for arrangementet.
11 - Kongress- og turistbyrå (CVB)
CVB er ansvarlig for å fremme lokal destinasjon og kan generelt gi informasjon om en destinasjons historie og unike egenskaper. Arrangørplanleggere skal nå ut til CVB og dets ansatte som en ressurs for detaljert informasjon om lokal reise og turisme.