Kostnader ved å implementere et ERP-system
Det er mange grunner til at selskaper begynner å søke etter ny ERP-programvare ( Enterprise Resource Planning ). Mange bedrifter vokser sine inngangsplaner for programvarepakker, for eksempel QuickBooks eller Peachtree. Andre finner at deres eksisterende programvare ikke integreres med andre tredjeparts programvare systemer og skaper behovet for å gjøre mer arbeid. Uansett årsak, det første spørsmålet du sannsynligvis vil spørre når du kjøper et nytt ERP-system, er "Hvor mye koster det?"
Total Eierskapskostnad: Ikke glem skjulte kostnader
Den totale eierkostnaden inkluderer en rekke kostnader, ikke bare programvarelisensavgiftene. Et ERP Panels Whitepaper indikerer at det er fire kostnader for ERP-implementering:
- Programvare lisens avgifter
- Vedlikeholdsavgift
- maskinvare
- Implementeringstjenester
Andre implementasjonseksperter foreslår imidlertid at disse kostnadene går mye større enn de som er oppgitt i ERP-vitboken. IQMS, som har tilbudt ERP Software-systemer siden 1989, citerte mange andre skjulte kostnader i deres erfaring med å utføre ERP-implementeringer som bedriftseiere burde vurdere. I henhold til IQMS inkluderer de totale kostnadene for ERP- eierskap:
- Skjult pris nr. 1: Implementering
- Skjult pris nr. 2: Opplæring
- Skjult kostnad nr. 3: Utvikling for tilpasning
- Skjult pris nr. 4: Prosessredesign
- Skjult pris nr. 5: Vedlikehold
- Skjult pris nr. 6: Oppgraderinger
- Skjult pris nr. 7: Støtte
IQMS anbefaler at du sørger for at programvareleverandøren inkluderer alle disse kostnadene i deres forslag til deg, og at du vil få et godt estimat av de totale kostnadene hvis de villig "legger dem på bordet" for å se deg.
Anslåtte kostnader: Regler for tommel
De totale kostnadene ved implementering vil aldri bli kjent før du fullfører prosjektet ditt, fordi etterpå er 20/20. En slik retrospektiv analyse vil imidlertid gjøre deg lite god i å vurdere budsjettet ditt som er utarbeidet før du fullfører implementeringen av ditt nye ERP-system.
Mens du aldri kan vite nøyaktig hva dine endelige kostnader vil ende opp med, kan du sikre at budsjettet ditt er minst rimelig. Det er ingen verre følelse i næringslivet enn å være over budsjett, og mange prosjekter er over budsjett bare fordi de er under budsjettert. Så sørg for bare å gjøre noen enkle kontroller for å se at alle kostnadene er inkludert, og da at de budsjetterte kostnadene ser rimelig ut.
Dette ber om spørsmålet om "Hva er rimelige kostnader?" Det beste rådet kommer fra J. Carlton Collins, CPA som skrev at "virkeligheten er at kostnadene ved å implementere et mid-market til high-end regnskapssystem vil typisk variere fra 1: 1 til 2: 1 i forhold til kostnadene ved programvaren. "
Denne enkle tommelfingerregelen kan veilede deg i de totale kostnadene. Min erfaring har vært at de totale kostnadsoverskridelsene vanligvis er mye større enn for tilstrekkelig planlegging, forberedelse og testing. Du bør forvente å bruke 20-25% av kostnadene dine i denne planleggings- og forberedelsesfasen, og Collins indikerer at bare 10% av kostnadene blir brukt på å implementere programvaren, mens løveandelen av ERP-implementeringskostnadene er treningskostnader.
The Take Away
Takeaway her er at du må vurdere at de totale kostnadene for ERP-implementering inkluderer alle kostnadene, og at disse kostnadsestimatene er rimelige hvis du vil få et nøyaktig bilde av hva du skal bruke på ditt nye system.
Du bør også bruke tilstrekkelige ressurser til planlegging, forberedelse, testing og trening fordi hvis du ikke bruker penger på disse områdene, vil du sannsynligvis ende opp med å bruke mer forventet for ERP-systemgjennomføringen.
referanser
Kostnader for ERP-implementering. "Beyond Software: Hvordan å belaste kostnaden for ERP Implementation Services". Sherwood.com. Hentet 26. august 2013.
Skjulte ERP-utgifter. " Hvorfor prisen bør ikke være den endelige faktoren når man investerer i produksjon ERP-programvare: De skjulte utgiftene finnes ofte i lavpris ERP-systemer ". Iqms.com. Hentet 26. august 2013.
Carlton, JC "Implementeringskostnader: En diskusjon om kostnaden forbundet med å implementere et regnskapssystem eller ERP-løsning". ASA Forskning. Hentet 26. august 2013.