Hvordan en forretningsplan kan beskytte din bedrift

Bedriftsforstyrrelser kan skje når som helst, og de skjer ofte uten forhåndsvarsel. Disse uplanlagte hendelsene kan ta mange forskjellige former - naturkatastrofer, tap av nøkkelpersoner, data brudd, økonomiske svinger, cyberangrep, IT-katastrofer - men den vanlige tråden er at forekomsten av disse katastrofer har potensial til å bremse eller til og med stoppe, din virksomhet.

Katastrofer kan påvirke enhver virksomhet.

Hvis du mener at bedriften din er for liten til å være i fare, tenk igjen. Hvis vi bare ser på sikkerhetsforstyrrelser for cyber, er en hel del 43 prosent av cyberattackene rettet mot småbedrifter. Og det har ingen betydning for alle de andre katastrofer som kan stoppe virksomheten din i sporene sine. Å vite at mer enn 40 prosent av virksomheten aldri vil gjenåpne etter at en katastrofe oppstår, er vanskelig å argumentere med den posisjonen du trenger for å planlegge for det utænkelige. Som bedriftseier må du vite nøyaktig hva du skal gjøre for å få virksomheten din til å starte opp raskt hvis det skjer noe forferdelig. Det er her en forretningsplan for kontinuitet kommer inn.

Hva er en Business Continuity Plan?

En forretningskontinuitetsplan beskriver proaktivt de trinnene du vil ta i virksomheten din, for å gjenopprette fra (og i noen tilfeller forhindre) katastrofer som kan oppstå. Målet er å analysere potensielle trusler, identifisere viktige områder av virksomheten som må fokuseres på først og tydelig skissere hva som skal skje for å unngå tapte inntekter eller vedvarende forretningsforstyrrelser.

En effektiv forretnings kontinuitetsplan bør inneholde følgende informasjon:

• Et sammendrag av de mest kritiske forretningsprosessene og -funksjonene.
• En grundig analyse av potensielle trusler som kan forstyrre virksomheten.
• En oversikt over både lokal og ekstern nødkontaktinformasjon.
• Interne og eksterne kommunikasjonsstrategier.

• Identifikasjon av gjenopprettingslag og ansvar for hver person
• Klare instruksjoner for tilgang til og gjenoppretting av data for gjenopprettelse utenfor nettstedet.
• Identifikasjon av midlertidige forretningskontorer eller steder.
• En endringslogg som oppsummerer oppdateringer til planen og når de ble laget (for versjonskontroll).

Hvem trenger en?

Hvert selskap, stort og lite, bør ta seg tid til å lage en forretningsplan. Kompleksiteten til planen din er avhengig av størrelsen, typen og plasseringen av virksomheten din, men hvis du driver en bedrift, må du ha en plan som beskriver hva du vil gjøre hvis noe truer operasjonen din.

En godt utviklet forretningsplan for kontinuitet kan beskytte alle aspekter av forretningsdata, fysisk virksomhetsplassering og utstyr, personell, inventar og intellektuell kapital. Hvis virksomheten din står overfor en forstyrrelse, og du ikke har en forretningsplan for å redusere skadene, kan du miste inntekter, viktig personell, konkurranseevne i bransjen og til og med ditt positive offentlige rykte. Bunnlinjen er at kontinuitetsplanen er like viktig som andre typer forretningsplaner , så du bør ha en til å beskytte din bedrift hvis du trenger det.

7 tips for oppretting og bruk av bedriftens kontinuitetsplan

Nå som vi har dekket viktigheten av en forretnings kontinuitetsplan, er det på tide å komme i gang med å skape en.

Tipsene nedenfor vil strømlinjeforme prosessen og hjelpe deg med å opprette den mest effektive forretnings kontinuitetsplanen:

1. Bruk en mal : Alle forretningskontinuitetsplaner har lignende informasjon, slik at du kan spare deg mye tid ved å laste ned en forretningskontinuitetsmal og deretter tilpasse den til din virksomhet. Gi deg selv et forsprang ved å laste ned og oppdatere denne malen fra FEMA, eller denne på TechTarget.
2. Gjør det enkelt å utføre: Hvis forretningsplanen din er uorganisert og forvirrende, vil bruken og evnen til å utføre rettidig, bli begrenset. Gjør det enkelt å forstå og utføre ved å inkludere klare trinnvise instruksjoner eller sjekklister som beskriver nøyaktig hva som må gjøres. Du kan også gjøre det enkelt å utføre ved hjelp av visuelle hjelpemidler som flytdiagrammer, grafer og diagrammer for å demonstrere de tiltakene som er nødvendige.

1. Putt på estimert gjenopprettingstid: En forretnings kontinuitetsplan innebærer å gjøre antagelser og anslag om hva som kan skje, hva som må gjøres og hvor lang tid det tar å gjenopprette. En måte å sikre at du har nok tid til å få virksomheten tilbake på sporet, er ved å legge til ekstra restitusjonstid for å komme seg opp igjen. Dette kan gi bedriften din et lite pustrom under gjenopprettingsfasen.
2. Test det grundig: Unngå å lage din forretnings kontinuitetsplan og bare håpe på det beste. Du bør teste det ut og planlegge flere gjennomføringer for å sikre at alle de mest kritiske forretningsområdene er innarbeidet og planlagt for tilstrekkelig.
3. Oppdater informasjonen regelmessig : Ikke la planen sitte og samle støv. Hvis du investerer tid til å opprette en forretningsplan, bør du også bruke den nødvendige tiden for å sikre at den er nøyaktig. Planlegg regelmessig innsjekking (minst hvert halvår) for å gjennomgå og oppdatere all informasjon som er inkludert i dokumentet, inkludert personell, kontaktinformasjon, steder og strategier.
4. Del det med nøkkelpersonell: Alle som har ansvar i forretningsplanen, bør være oppmerksomme på dem og ha en klar forståelse av rollene de skal spille når de skal gjennomføre planen. I mange tilfeller vil det også være fornuftig å holde annet personell på et bredere nivå oppdatert slik at de kan hoppe inn og bistå om nødvendig.
5. Gi opplæring for å støtte planen: Riktig gjennomføring av en forretningsplan kan kreve at noen av dine ansatte går utover deres daglige ansvar for å fullføre ytterligere oppgaver. Pass på at du tar deg tid til å trene hver av disse ansatte på hva de trenger å gjøre, så det er ikke et kunnskaps gap hvis planen må tas i bruk.

Når din forretningsplan er opprettet, bør du også utvikle en plan for gjenoppretting av katastrofer som du kan utføre for å få operasjonene på nytt, hvis det oppstår en katastrofe.