Slik oppretter du en retur- og refusjonsblankett for detaljhandel.
Når du kjører en butikk, er det viktig å ha klare retningslinjer på plass slik at alle, inkludert ansatte og kunder, vet hva de kan forvente. Med så mye vekt på kundeopplevelse i en butikk, er et område der du trenger å være krystallklar, retur. Det kan virke enkelt nok: Når noen bringer noe tilbake, refunderer du bare pengene sine, ikke sant? Ikke hvis du vil bli i forretninger.
Detaljhandlerne må iverksette tiltak for å beskytte seg mot returbedrageri, noe som koster bedrifter mellom 9 milliarder dollar og 15,9 milliarder dollar i året, ifølge en studie fra National Retail Federation.
Beskytte mot svindel
Først må du kontrollere at du trenger kvittering for avkastning, periode, ingen unntak. Det er best å tilby refusjoner i samme valuta som kunden har betalt, så hvis de brukte sitt Visa-kort, går refusjonen tilbake på det kortet.
Ved kjøp av personlige sjekker (for de forhandlere som fortsatt tar dem), er den vanlige protokollen å sette en ventetid på avkastning for å sikre at sjekken er betalt av banken.
Hvis du planlegger å tilby butikk kreditt i stedet for kontant refusjon, være veldig klar for kundene på kjøpstidspunktet at dette er retningslinjene dine. For eksempel vil noen maternity klær butikker bare utstede merverdiavgift for retur, siden det er en åpenbar tidsbegrensning på hvor nyttig klærne er til kunden.
Bestem om du planlegger å begrense tidsvinduet for retur. Noen forhandlere tillater bare dem innen 30 dager, for eksempel. Har også en klar plan for hvordan å håndtere avkastning der en kunde kjøpte nettet, men søker tilbakebetaling på murstein og murbruk.
Pass på at du legger inn retningslinjene dine i vanlig visning, ideelt i nærheten av kasseapparatet, trykt på kundens kvittering eller på nettstedets handlekurvsside.
Mange stater krever dette ved lov, og det er bare en god forretningspraksis å gjøre det. I mine skoforretninger hadde vi til og med moro med returpolitikkskiltet. Min returretningslinje sa: "Vi vil gjerne akseptere retur med kvittering innen 60 dager etter kjøpet. Stuff uten kvittering kan returneres for et forretningskreditt ved å fullføre en tribalrådsseremoni hvor du må stirre oss i øyet i 19 sekunder uten blinke." Det var vår måte å si, vi verdsetter kundeopplevelsen over haggling.
Fremfor alt, bestrebe seg på å være konsekvent i hvordan du håndhever butikkens returpolitikk. Men husk, dine beste kunder fortjener noen spesiell behandling til tider. Hatten holder dem lojale og fra å handle online i motsetning til butikken din. I mine butikker var det første som en ansatt gjorde, ser kunden opp i systemet (selv før de ventet på dem) for å lete etter notater og kjøpshistorikk. Våre kunder visste at vi alltid så på profilen deres og de satte pris på det. De visste at hensikten var å ikke få dem til å fortelle historien om hvorfor enkelte ting ikke passer riktig eller hvorfor de hatet bestemte merker. Ansatte kunne bare lese hvilke merker de hatet og deretter unngå dem. Men til enhver tid under en retur, så vi først på kjøpshistorikken.
Hvis de var en lojal kunde som hadde kjøpt mye med oss, ville vi være mer sjenerøse med vår policy.
Skrive din returpolitikk
Etter å ha skrevet en returpolitikk , er neste trinn å opprette et dokument som gjør det mulig for butikkansatte å raskt og effektivt fullføre transaksjonen. Du kan laste ned disse Merchandise Return Form-malene for å bruke i butikken din eller utvikle din egen form.
Informasjonen fra kunden skal inneholde noen grunnleggende kundeinformasjon, for eksempel navn, adresse og kontaktinformasjon. Noen bevis på identifikasjon skal kreves, og det bør være klart om det er grunn til retur, som for eksempel defekte varer. Du ønsker ikke å sette dårlige produkter tilbake på hyllene dine.
Skjemaet skal legge merke til hva slags retur som blir utstedt; kredittkort, kontanter eller butikk kreditt.
Vær oppmerksom på at regler for avkastning og andre forbrukertransaksjoner varierer fra stat til stat. Det er opp til deg som forhandleren å vite hvilke opplysninger virksomheten din kan eller ikke kan samle inn fra shopper og hvordan denne informasjonen skal lagres.
Slik bruker du dataene
Informasjonen samlet under returprosessen kan brukes på ulike måter.
Butikkadministrasjon kan gi kunden et oppfølgingssamtal. Dette kan avsløre eventuelle kundeserviceproblemer eller produktspørsmål som kunden ikke nevnte under returprosessen.
Forhandlere må registrere rekordtransaksjoner for regnskapsmessige formål.
Husk at bunnlinjen aldri lar returpolitikken ha forrang eller prioritet i forhold til kundens opplevelse i butikken din. Det sparer penger i dag, men koster mer penger i morgen.